De start om de administratieve organisatie en de bedrijfsvoering te beschrijven en vast te leggen komt meestal vanuit de directie / bedrijfsleiding van een organisatie. Echter dit hele proces van inventarisatie, beschrijving, vastlegging en (eventuele) verbetering van de administratieve organisatie en bedrijfsvoering kan niet plaatsvinden zonder de medewerking van de medewerkers in de organisatie.
Medewerkers hebben de kennis van hun processen in hun hoofd en weten hoe de processen verlopen in de organisatie. Die kennis van de medewerkers zal dus gedeeld moeten worden.
De grote vraag hierbij is hoe krijg ik als bedrijfsleiding de medewerkers zover dat deze kennis wordt gedeeld en vastgelegd en daar waar nodig verbeterd.
Draagvlak creëren bij de medewerkers en communicatie hierover is daarbij heel belangrijk.
Draagvlak creëren doe je door:
  • medewerkers vroegtijdig te betrekken bij het proces, de plannen en de visie van het vastleggen van administratieve organisatie en bedrijfsvoering
  • medewerkers mee te laten denken over het proces en de planning
  • nadruk te leggen op kwaliteitsverbetering en niet op fouten, die eventueel door medewerkers worden gemaakt
  • medewerkers actief mee te laten analyseren en beslissen hoe de administratieve organisatie en de processen beter zouden kunnen verlopen
  • medewerkers mede verantwoordelijk te maken voor de uitvoering van de processen, zodat ze een belang hebben bij een goed verloop van het proces
  • medewerkers een rol geven bij de procesbeschrijvingen.
Draagvlak creëren vergt dus communicatie, die vanuit beide kanten – bedrijfsleiding en medewerkers – open en transparant is. Daarbij gaat het niet alleen om de kennis ten behoeve van het “handboek”, maar ook om fouten in processen, verbetervoorstellen, meten van prestaties en onderhoud.
Op die manier krijg je een handboek administratieve organisatie en bedrijfsvoering, dat werkt voor de organisatie en telkens actueel bijgehouden zal worden.
Wilt u meer weten hoe u uw administratieve organisatie en bedrijfsvoering het beste kunt beschrijven, vastleggen en verbeteren in uw organisatie? Neem dan contact op met Helmi van Bergen van Juridiqua, bureau voor juridisch organisatie advies via info@juridiqua.nl of via 046-4581387.