Te laat het contract opgezegd. Wat nu?

Afgelopen week kreeg ik een telefoontje van een ondernemer, die met pensioen gaat. Alle lopende zaken worden afgehandeld en contracten worden opgezegd. Zo ook het contract met de afvalverwerker. Helaas hadden ze dit drie weken te laat opgezegd en de afvalverwerker reageerde niet meer toen de ondernemer aangaf toch echt vanwege pensionering te stoppen. Want, zo zeggen de Algemene Voorwaarden van dit contract, dat had per aangetekende brief een half jaar van te voren moeten gebeuren en niet een half jaar minus 3 weken. Nu moet de stoppende ondernemer juridische stappen gaan zetten om hiervan af te komen.

Helaas komen dergelijke gevallen vaker voor.
In elk contract staat wat afgesproken is en bij elk contract horen de Algemene Voorwaarden.
In die Algemene Voorwaarden staan diverse bepalingen over opzegtermijn, garantie, klachten en dergelijke. Allemaal bepalingen, die voor elke klant gelden en waarover niet bij elk contract over onderhandeld wordt. Ze gelden voor elke klant. De Algemene Voorwaarden worden bij elk contract meegestuurd en meestal moet de afnemer ook tekenen voor ontvangst.
Maar ondanks dat er niet apart over onderhandeld wordt, zijn die Algemene Voorwaarden toch heel belangrijk. Ze zijn immers onderdeel van het contract.

Hoe kunt u voorkomen dat de Algemene Voorwaarden tegen u kunnen werken?
Door van elk contract, dat u overeenkomt als ondernemer het volgende vast te leggen:

  • het onderwerp van het contract: het ophalen van het afval

  • de leverancier: de afvalverwerker

  • de aanvangsdatum van het contract

  • de einddatum van het contract

  • de opzegtermijn.

De opzegtermijn staat in de Algemene Voorwaarden naast een heleboel andere bepalingen.

Het kost per contract inderdaad tijd om dit de opzegtermijn uit te zoeken en te registreren. En het is niet altijd gemakkelijk om de Algemene Voorwaarden te lezen. Maar als u dit wel doet en bijvoorbeeld een maand voordat u het contract kunt opzeggen een reminder in uw agenda zet om na te denken of u dit contract wil opzeggen ja of nee. Op die manier heeft u tijd om te bedenken of u met dit betreffende contract wilt doorgaan.

Deze reminder in uw agenda kunt u op meer manieren vormgeven. Wilt u weten hoe u dit contractenbeheer het beste kunt vormgeven, neem dan contact op met Helmi van Bergen van Juridiqua, bureau voor juridisch organisatie advies via info@juridiqua.nl of via 046-4581387.

Verwacht in 2017 het Boek: “Orde in de chaos van regelgeving en bedrijfvoering” Het waarom

Op mijn LinkedIn-profiel staat in de headline onder andere dat ik schrijver ben van het boek “Orde in de chaos van regelgeving en bedrijfsvoering”.
De tekst is klaar en herschreven. Nu nog aanvulling en redactie nodig. En ook nog een uitgever of uitgeefplatform.
Maar waarom heb ik dit boek geschreven?
Ik heb dit boek niet geschreven, omdat ik alles weet over Administratieve Organisatie, Bedrijfsvoering en regelgeving. Ik weet er veel van, maar niet alles. Daar zijn andere boeken over geschreven.
Ik schrijf dit boek om de directie en bedrijfsleiding van organisaties, zoals kleine tot middelgrote MKB-bedrijven, stichtingen en coöperaties, bewust te laten worden van de waarde van een administratieve organisatie en bedrijfsvoering, die is vastgelegd en beschreven.
Want eenmaal vastgelegd geeft deze beschrijving inzicht in de huidige situatie, maar ook inzicht in wat er goed is, wat er dubbel gebeurt, wat werkt en niet werkt, wat beter kan enzovoorts.
Vaak start een organisatie een traject van het vastleggen en beschrijven van de Administratieve Organisatie en bedrijfsvoering vanwege bepaalde redenen. Het eindproduct is de beschrijving van de Administratieve Organisatie en bedrijfsvoering. Dit belandt dan ergens in de kast of op het intranet en daar blijft het staan.
Maar die vastlegging is niet het eindproduct, maar het begin of een start om:
  • processen aan te passen
  • processen te verbeteren
  • nieuwe werkwijzen te ontwikkelen, waarbij gebruik wordt gemaakt van het bestaande
  • een nieuw automatiseringssysteem te implementeren
  • de administratieve organisatie aan te passen aan nieuwe wet- en regelgeving. Zoals bijvoorbeeld de privacywetgeving met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Wanneer je op een dergelijke manier kijkt naar de vastgelegde en beschreven administratieve organisatie en bedrijfsvoering heb je een goudmijn in handen, die je kunt gebruiken om je organisatie beter te laten functioneren, zodat je meer aandacht en tijd kunt besteden aan je corebusiness.
Kunt u nog niet zo lang wachten en wilt u ook weten hoe u de processen van uw Administratieve Organisatie en bedrijfsvoering kunt beschrijven, vastleggen en daar waar nodig verbeteren?.
Neem dan contact op met Helmi van Bergen van Juridiqua, bureau voor juridisch organisatie advies via info@juridiqua.nl of via 046-4581387.

Hoe krijg ik de medewerkers zover?

De start om de administratieve organisatie en de bedrijfsvoering te beschrijven en vast te leggen komt meestal vanuit de directie / bedrijfsleiding van een organisatie. Echter dit hele proces van inventarisatie, beschrijving, vastlegging en (eventuele) verbetering van de administratieve organisatie en bedrijfsvoering kan niet plaatsvinden zonder de medewerking van de medewerkers in de organisatie.
Medewerkers hebben de kennis van hun processen in hun hoofd en weten hoe de processen verlopen in de organisatie. Die kennis van de medewerkers zal dus gedeeld moeten worden.
De grote vraag hierbij is hoe krijg ik als bedrijfsleiding de medewerkers zover dat deze kennis wordt gedeeld en vastgelegd en daar waar nodig verbeterd.
Draagvlak creëren bij de medewerkers en communicatie hierover is daarbij heel belangrijk.
Draagvlak creëren doe je door:
  • medewerkers vroegtijdig te betrekken bij het proces, de plannen en de visie van het vastleggen van administratieve organisatie en bedrijfsvoering
  • medewerkers mee te laten denken over het proces en de planning
  • nadruk te leggen op kwaliteitsverbetering en niet op fouten, die eventueel door medewerkers worden gemaakt
  • medewerkers actief mee te laten analyseren en beslissen hoe de administratieve organisatie en de processen beter zouden kunnen verlopen
  • medewerkers mede verantwoordelijk te maken voor de uitvoering van de processen, zodat ze een belang hebben bij een goed verloop van het proces
  • medewerkers een rol geven bij de procesbeschrijvingen.
Draagvlak creëren vergt dus communicatie, die vanuit beide kanten – bedrijfsleiding en medewerkers – open en transparant is. Daarbij gaat het niet alleen om de kennis ten behoeve van het “handboek”, maar ook om fouten in processen, verbetervoorstellen, meten van prestaties en onderhoud.
Op die manier krijg je een handboek administratieve organisatie en bedrijfsvoering, dat werkt voor de organisatie en telkens actueel bijgehouden zal worden.
Wilt u meer weten hoe u uw administratieve organisatie en bedrijfsvoering het beste kunt beschrijven, vastleggen en verbeteren in uw organisatie? Neem dan contact op met Helmi van Bergen van Juridiqua, bureau voor juridisch organisatie advies via info@juridiqua.nl of via 046-4581387.

Heeft u de privacy van uw organisatie in orde?

Deze vraag en de daarop volgende vraag “En zo ja, hoe heeft u dat dan geregeld?” zijn vragen, die vanaf mei 2018 aan uw organisatie gesteld gaan worden.
Op 25 mei 2018 vervangt de AVG – de Algemene Verordening Gegevensbescherming – de Wbp – de Wet Bescherming persoonsgegevens. Wat betekent dit dan voor uw organisatie en de bescherming van de privacy van de in uw organisatie opgeslagen persoonsgegevens. Daarbij moet u denken aan:
  • Persoonsgegevens van uw medewerkers
  • Persoonsgegevens van uw leveranciers
  • Persoonsgegevens van uw klanten.
Kunt u voor deze registraties en de gegevens, die daarin zijn opgeslagen de volgende vragen met JA beantwoorden?
  • Heeft u de gegevens eerlijk verkregen en behoorlijk verwerkt?
  • Bewaart u deze gegevens voor een of meer gespecificeerde en rechtmatige doeleinden?
  • Gebruikt u deze gegevens in overeenstemming met de gespecificeerde en rechtmatige doeleinden?
  • Bewaart u deze persoonsgegevens van deze personen veilig?
  • Zijn de gegevens van deze personen accuraat, compleet en up-to-date?
  • Zijn deze gegevens over deze personen passend bij, relevant voor en niet buitensporig voor het doel van de registratie? Met andere woorden verzamelt u geen gegevens, die niets van doen hebben met het doel van de registratie.
  • Bewaart u deze gegevens niet langer dan noodzakelijk?
Als u al deze vragen met JA kunt beantwoorden, dan bent u ook in staat om per registratie aan te geven welke relevante data u verzamelt en registreert, met welk doel u dit doet en hoe lang u deze gegevens bewaart. Daarbij zult u ook moeten kunnen aantonen wie bevoegd is om met welke persoonsregistratie te werken of gegevens in te zien. Ik kan me voorstellen dat niet elke medewerker de persoonsgegevens en overige zaken over zijn collega’s mag zien.
Maar ook moet u kunnen aantonen wat u doet bij calamiteiten zoals bijvoorbeeld bij een datalek.
Let op: alles wat ik hierboven heb beschreven geldt voor alle organisaties, zoals grote en kleine MKB-bedrijven, stichtingen, coöperaties.
Wilt u meer weten hoe u uw privacy in orde kunt krijgen in uw organisatie? Neem dan contact op met Helmi van Bergen van Juridiqua, bureau voor juridisch organisatie advies via info@juridiqua.nl of via 046-4581387.

 

Tijd en geld besparen door het beschrijven van processen in uw organisatie

Het beschrijven en vastleggen van de Administratieve Organisatie en de processen en procedures wordt vaak gezien als tijdrovend en geldverslindend.
Veel medewerkers in een organisatie hebben vaak weinig tijd om naast hun dagelijkse werkzaamheden die werkzaamheden ook nog eens vast te leggen in procesbeschrijvingen en werkinstructies. En wanneer een adviseur van buiten de organisatie wordt ingehuurd wordt dit vaak gezien als duur en geldverslindend.
Maar is dit werkelijk het geval?
Wat levert het op als een organisatie de Administratieve Organisatie, de bedrijfsvoering en de processen heeft vastgelegd:
  • Inzicht in het totale proces, waardoor inefficiënties, dubbele handelingen, maar ook ontbrekende handelingen zichtbaar worden.
  • Uiteraard beschrijvingen van de werkzaamheden, waardoor bij afwezigheid van een medewerker de werkzaamheden door een collega kunnen worden overgenomen.
  • Inzicht in de huidige procesbeschrijvingen, waardoor de kwaliteit van bijvoorbeeld het verkoopproces kan worden verbeterd.
Al die inzichten in de processen en in het totaaloverzicht leveren op de lange duur besparingen op in tijd, geld en rust voor de organisatie.
In tijd:
door het schrappen van overbodige of dubbele handelingen en die tijd te gebruiken voor andere werkzaamheden, die vaak niet kunnen worden opgepakt door tijdgebrek. Hierdoor kan de kwaliteit van werken verhoogd worden, informatievoorziening naar medewerkers en klanten verhoogd worden en daardoor dus tijd en geld worden bespaard en zelfs worden verdiend.
In geld:
Door kwaliteitsverbeteringen van bijvoorbeeld het verkoopproces te baseren op het bestaande proces en alleen die stappen in het verkoopproces te veranderen of aan te passen. Hierdoor blijven werkzaamheden, die goed lopen, gewoon doorlopen en worden juist alleen die zaken aangepast, die ervoor zorgen dat de kwaliteit van het betreffende proces verbeterd wordt.
Rust:
Beschrijvingen van processen leveren voor de organisatie rust op, omdat bij het (plotseling) uitvallen van een medewerker de collega’s de werkzaamheden gewoon kunnen uitvoeren aan de hand van de procesbeschrijvingen.
Wilt u meer weten hoe u tijd en geld kunt besparen met het beschrijven van de processen in uw organisatie? Neem dan contact op met Helmi van Bergen van Juridiqua, bureau voor juridisch organisatie advies via info@juridiqua.nl of via 046-4581387.

 

 

Automatisering zet je organisatie op zijn kop

Een nieuw automatiseringssysteem op welk gebied dan ook, zet de organisatie én de processen van die organisatie op zijn kop. Wanneer je dat vertelt, zal iedereen dit bevestigen, maar de meeste mensen zullen er zich geen voorstelling van kunnen maken hoe dat dan in zijn werk gaat.
Het idee dat een organisatie beter en efficiënter gaat werken met een nieuw systeem is altijd heel groot, maar werkt dat in de praktijk na invoering van dat nieuwe systeem dan ook zo.
Een voorbeeld.
Efficiënt is het volgende zeker niet.
In het systeem is aangepast of opgenomen dat Inkoop zijn inkooporders vastlegt in het systeem en dat bij levering het Magazijn in het systeem kan zien wat en hoeveel er geleverd moet worden. Daarna geeft de magazijnmedewerker aan in het systeem dat de betreffende inkooporder is geleverd en in goede staat is ontvangen.
Wat gebeurt er echter daarnaast? Inkoop print zijn inkooporder, legt die inkooporder in het bakje “Nog te leveren goederen”. Op het moment dat de magazijnmedewerker de goederen heeft ontvangen en de ontvangst van de goederen in het systeem heeft verwerkt, loopt deze zelfde magazijnmedewerker met de bijbehorende leveringspapieren naar Inkoop. Hij legt de leveringspapieren in het bakje “Ontvangen en geleverde goederen”. Een maal per week of per dag – dit is uiteraard afhankelijk van de hoeveelheid inkooporders en leveringen – vergelijkt Inkoop handmatig het bakje “Nog te leveren goederen” met het bakje “Ontvangen en geleverde goederen”.
Dit terwijl het systeem uitstekend in staat is om dit automatisch te doen. Inkoop kan daarom beter en dit is ook de bedoeling per periode een lijst maken via het systeem van alle inkooporders, die geleverd en ontvangen zijn. En de leveringen, waarmee iets aan de hand is, kun je in deze lijst laten markeren, zodat je die nog extra kunt controleren.
Hoe kun je dit oplossen?
Dit is op te lossen door eerst, voordat het systeem verbeterd gaat worden of een nieuw systeem ingevoerd gaat worden, de processen, zoals die dan zijn en lopen, te beschrijven.
Daarna te bepalen wat het nieuwe systeem kan en welke informatie het systeem kan leveren en op die manier te bepalen op welke manier dit in het bestaande proces kan worden aangepast. In ons voorbeeld is de aanpassing elke periode een lijst laten maken, die aangeeft welke inkooporders er geleverd zijn, die goed geleverd zijn en welke inkooporders niet goed geleverd zijn.
Zodat je alleen aandacht hoeft te besteden aan de inkooporders, die niet goed geleverd zijn.
Wilt u meer weten over procesbeschrijving en samenhang met automarisering? Neem dan contact op met Helmi van Bergen van Juridiqua, bureau voor juridisch organisatie advies via info@juridiqua.nl of via 046-4581387.

Autorisaties en bevoegdheden vastleggen. Ook noodzakelijk voor het MKB

Het vastleggen van autorisaties en bevoegdheden lijkt voor kleine en middelgrote organisaties niet echt nodig te zijn. De directeur en/ of een daarvoor aangewezen medewerker doen de betalingen. De administratie legt alles vast. Inkoop bestelt nieuwe voorraden en Logistiek / het Magazijn let op de voorraden.
 
Duidelijk! Toch?
Nou nee!
Want wat mag de administratie vastleggen? En mag Inkoop alles bestellen en inkopen? En hoe let Logistiek / het Magazijn op de voorraden? Dit zijn allemaal vragen, die met bevoegdheden en autorisaties te maken hebben. Zeker als daar een geautomatiseerd systeem bij betrokken is, waar de voorraad wordt bijgehouden door Logistiek / het Magazijn, Inkoop de inkopen vastlegt en de afdeling Verkoop nagaat of er genoeg voorraad is om te verkopen.
Een dergelijk systeem roept ook weer vragen op zoals: wie mag welke zaken zoals aantallen voorraden, hoogte bestellingen, het aantal verkochte stuks bijhouden. Maar ook vragen als: wie mag nieuwe artikelen opvoeren in het systeem, wie mag prijzen aanpassen en niet onbelangrijk wie mag wijzigingen in het geautomatiseerd systeem uitvoeren.
Het vastleggen van al deze bevoegdheden en autorisaties lijkt bureaucratisch, maar geeft aan de organisatie – groot én klein – duidelijkheid, structuur en rust.
 
Redenen om autorisaties en bevoegdheden vast te leggen
Hieronder staan enkele belangrijke redenen waarom u de autorisatie van medewerkers vastlegt:
  • duidelijkheid naar medewerkers wat ze wel en wat ze niet mogen
  • door het vastleggen van autorisaties wordt de functiescheiding tussen medewerkers duidelijk
  • wijzigingen in het systeem zijn traceerbaar
  • bescherming van gevoelige gegevens
  • voorkomen van fraude
  • het niet zomaar overschrijden van limieten.
 
Hoe legt u autorisaties en bevoegdheden vast?
Van elk systeem inventariseert u welke medewerkers toegang hebben of moeten hebben en wat hun taken en verantwoordelijkheden zijn met betrekking tot dat systeem. U registreert dus de rollen van de medewerkers in het systeem. Rollen als raadplegen, invoeren, wijzigingen. Rollen kunt u ook zien als de handelingen, die een medewerker in het systeem mag uitvoeren.
Bijvoorbeeld: het hoofd van een afdeling mag de gegevens van zijn medewerkers alleen inzien, terwijl de medewerker van de personeelsadministratie deze gegevens ook mag invoeren en wijzigen.
Deze rollen legt u dan vast in een autorisatietabel.
Deze rollen zult u dan ook in het systeem moeten (laten) programmeren, zodat het systeem ook “meewerkt”. Vervolgens zult u dan ook bij wijzigingen de autorisatietabel moeten onderhouden.
En dat geldt zowel voor de wijzigingen bij de medewerkers, alsook wijzigingen in de rollen en de wijzigingen in de gegevens in het systeem, die bij de rollen horen.
Wanneer een dergelijke registratie van autorisaties door middel van tabellen is vastgelegd en wordt onderhouden, houdt u grip op uw organisatie. Kortom u weet welke medewerkers, welke acties mogen uitvoeren in uw bedrijfssysteem.
Wilt u meer weten over autorisatie, autorisatietabellen en procedures rondom autorisatie? Neem dan contact op met Helmi van Bergen van Juridiqua, bureau voor juridisch organisatie advies via info@juridiqua.nl of via 046-4581387.

Privacy steeds belangrijker voor uw organisatie

Privacy is de laatste tijd vaak in het nieuws. Maar heeft privacy en de daarbij horende wetgeving invloed op uw organisatie?
Jazeker, niet alleen volgens de nu geldende wetgeving, maar op 25 mei 2018 vervangt de Algemene Verordening gegevensbescherming de Wet bescherming persoonsgegevens.
Dat betekent nieuwe, maar ook strengere wetgeving, die voor organisaties zal gaan gelden.

In dit artikel schets ik in het kort voor een organisatie de belangrijkste zaken met betrekking tot privacy op dit moment
Hiervoor zijn de Wet bescherming persoonsgegevens en de Wet meldplicht datalekken van belang.

De belangrijkste bepalingen van de Wet bescherming persoonsgegevens zijn:

  • de organisatie mag de persoonsgegevens alleen voor een vooraf uitdrukkelijk omschreven doel verzamelen en bewerken;

  • dat duidelijk omschreven doel moet dan wel in overeenstemming zijn met de wet;

  • de mensen, van wie de persoonsgegevens verzameld en bewerkt worden, moeten weten wie of wat de organisatie is, die zijn of haar persoonsgegevens verzamelt en bewerkt en met welk doel dit gebeurt;

  • uiteraard moet de gegevensverwerking op een passende manier worden beveiligd;

  • in een aantal gevallen, die in de wet beschreven zijn, moet de verwerking van persoonsgegevens gemeld worden aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

Verder geldt, zoals gezegd, per 1 januari 2016 de Wet meldplicht Datalekken.
Deze wet houdt in dat organisaties bij een ernstig datalek hiervan melding moeten doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. In een aantal gevallen moet dit ook gemeld worden aan de betrokkenen, de mensen van wie de persoonsgegevens zijn gelekt.

Een datalek is het verlies of de onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens. Het meest sprekende voorbeeld is de kwijtgeraakte USB-stick met persoonsgegevens.

Hierover vooraf nadenken is zeker geen overbodige luxe maar noodzaak. Wilt u ook weten hoe u vooraf de privacy in uw organisatie juridisch en organisatorisch op orde krijgt. En op deze wijze uw bedrijfsvoering in lijn brengt met wet- en regelgeving.
Neem dan contact op met Helmi van Bergen van Juridiqua, bureau voor juridisch organisatie advies via info@juridiqua.nl of via 046-4581387.

Verwacht in 2017 het Boek: “Orde in de chaos van regelgeving en bedrijfvoering”

Op mijn LinkedIn-profiel staat in de headline onder andere dat ik schrijver ben van het boek “Orde in de chaos van regelgeving en bedrijfsvoering”.
Het eerste concept van dit boek is klaar én zal, voorzien van deskundig advies, nog aangepast worden.
In deze blog schrijf ik over de doelgroep van dit boek:
  • directie en bedrijfsleiding van kleine tot middelgrote MKB-bedrijven (vanaf 25 medewerkers tot ongeveer 300 medewerkers)
  • bestuurders en directie van stichtingen met veel medewerkers en/of vrijwilligers.
In deze organisaties is vaak weinig tijd en kennis aanwezig om de Administratieve Organisatie en de bedrijfsvoering van die organisatie in kaart te brengen, te analyseren, te beschrijven en, indien nodig, te verbeteren.
De bedrijfsleiding en directie zien echter wel om diverse redenen de noodzaak hiervan in. Ik noem er een paar:
  • inzicht in de processen
  • het is nodig vanwege certificering
  • kennisdelen
  • het voorkomen dat kennis weglekt door ontslag van medewerkers.
Uiteraard zijn er meer redenen om de Administratieve Organisatie en de Bedrijfsvoering in kaart te brengen. Daarvoor verwijs ik naar eerdere blogs.
Zowel bij directie en bedrijfsleiding alsook bij medewerkers ontbreekt de kennis:
  • hoe pak ik het aan
  • hoe beschrijf ik het goed
maar ook de tijd:
  • de dagelijkse stroom van activiteiten geeft vaak geen gelegenheid om hier tijd aan te besteden
  • ook vakantieperiodes, waarvan men vaak zegt dat men daarvoor dan de tijd heeft, wordt daarvoor niet benut, want vaak moet men naast het eigen werk ook nog collega’s vervangen.
Soms wordt er wel aandacht besteedt aan procedures of werkinstructies. Er worden zaken op papier gezet, die ofwel actueel zijn, bijvoorbeeld een social media reglement, ofwel intern een probleem veroorzaken, bijvoorbeeld het gebruik van de bedrijfswagens.
Dit wordt dan alvast in het procedureboek geplaatst en er wordt ook op gezette tijden geaudit.
Dus we doen al wat. Is dit echter genoeg?
Ik denk het niet. Want waar is het overzicht, de grote lijn en het inzicht in de Administratieve Organisatie en bedrijfsvoering.
Op deze vragen geeft het boek antwoord.
Kunt u nog niet zo lang wachten en wilt u ook weten hoe u de processen van uw Administratieve Organisatie en bedrijfsvoering kunt beschrijven, vastleggen en daar waar nodig verbeteren?
Neem dan contact op met Helmi van Bergen van Juridiqua, bureau voor juridisch organisatie advies via info@juridiqua.nl of via 046-4581387.
 

Processen moeten werken voor mensen

Processen moeten werken voor mensen. De mens is niet ondergeschikt aan de processen.
Het is echter wel handig om te weten hoe de Administratieve Organisatie en de bedrijfsvoering geregeld zijn.
Door het beschrijven van de Administratieve Organisatie creëer ik orde en rust, laat ik zien hoe bijvoorbeeld het inkoopproces invloed heeft op het verkoopproces.

Het creëren van inzicht en overzicht is het eerste doel van de beschrijving van de bedrijfsvoering en de Administratieve Organisatie.
De organisatie, bedrijfsleiding én medewerkers zien daardoor scherp hoe de processen, waar ze in werken, nu werkelijk lopen én ook op welke punten verbetering mogelijk en nodig is.

Dat vraagt niet alleen inzicht in processen, maar ook om vertrouwen van de mensen in de organisatie om hun inzichten en ervaringen te delen.
Het is belangrijk om helder te krijgen om of processen goed lopen en op welke punten in het proces verbeteringen nodig zijn.

Waarom is dit dan zo belangrijk?

  • Een goede beschrijving van de Administratieve Organisatie geeft inzicht in de processen. De processen vormen immers de kern van de organisatie en bepalen mede de kwaliteit van de geleverde producten en diensten.

  • De organisatie krijgt door het beschrijven van de bedrijfsvoering een bestand – het liefst geautomatiseerd en geïntegreerd in het systeem – waardoor alle medewerkers, ook nieuwe inzicht krijgen in de processen.

    De beschrijving van de bedrijfsvoering kan dan gebruikt worden bij het inwerken van nieuwe medewerkers.

Er zijn uiteraard nog meer redenen waarom je processen vastlegt. Zie hiervoor ook mijn artikelen hierover van april, mei en juni 2016.

Wilt u ook weten hoe u de processen van uw Administratieve Organisatie en bedrijfsvoering kunt beschrijven, vastleggen en daar waar nodig verbeteren?.
Neem dan contact op met Helmi van Bergen van Juridiqua, bureau voor juridisch organisatie advies via info@juridiqua.nl of via 046-4581387.