Het verschil tussen arbeidscontracten en overige contracten

Wanneer je de titel leest, kun je de conclusie trekken dat er een verschil is tussen arbeidscontracten en overige contracten.
In een contract, dus ook in een arbeidscontract, wordt vastgelegd datgene wat twee partijen hebben afgesproken.

In een arbeidscontract wordt geregeld dat een werknemer bepaalde vooraf vastgelegde werkzaamheden gaat verrichten voor een werkgever.
Ook in het contract staat het aantal uren dat gewerkt wordt, maar ook of het contract een vast of een tijdelijk arbeidscontract is. En meestal staat in dat laatste ook nog wanneer dat tijdelijke contract eindigt. Ook is in het contract de opzegtermijn opgenomen.

In alle andere contracten is het niet anders. De afspraken tussen twee partijen worden hierin vastgelegd. Voorbeelden: een provider zorgt ervoor dat de website in de lucht blijft, een koffieautomatenleverancier zorgt ervoor dat medewerkers en bezoekers koffie kunnen blijven drinken door onderhoud te plegen aan deze machines. Een afvalverwerkingsbedrijf haalt het afval op.
En in al die contracten staat geregeld wat er afgesproken is, al dan niet in de Algemene Voorwaarden, die bij het overeengekomen contract horen.

Maar wat is dan het verschil?

Het grote verschil is dat, zeker met de huidige wetgeving, de WWZ, de werkgever/ondernemer heel goed weet en bijhoudt wanneer elk tijdelijk contract eindigt en ook weet wanneer het derde tijdelijke contract eindigt.
Weet de ondernemer echter van de overige contracten:

  • wanneer dat contract afloopt?

  • of dat contract dan stilzwijgend wordt verlengd?

  • welke opzegtermijn bij dat contract hoort?

  • Of het contract nog actueel is?

Uit signalen, die ik her en der krijg, merk ik dat bij arbeidscontracten de ondernemer deze vragen heel goed kan beantwoorden, maar niet (altijd) de antwoorden weet met betrekking tot de overige contracten.
Daardoor wordt de ondernemer meestal onaangenaam verrast.

Wat kun je hier aan doen?
Dit kunt u voorkomen door een goed contractbeheer.
Contractbeheer is het fysiek en digitaal beheer van contracten, zodat de juiste informatie op het juiste moment op de juiste plaats beschikbaar is.
Zorg dat je goed weet:

  • wat elk contract regelt: het hoofdonderwerp

  • de aflooptermijn van het contract

  • de opzegtermijn.

En leg dit vast in een agenda of een register, waaruit je geregeld de informatie haalt, die nodig is om op te letten op bijvoorbeeld het einde van contracten.

Wilt u ook weten hoe u contractbeheer in uw bedrijfsvoering kunt toepassen en integreren.
Neem dan contact op met Helmi van Bergen van Juridiqua, bureau voor juridisch organisatie advies via info@juridiqua.nl of via 046-4581387.

Reglementen en uw organisatie

Waar een aantal mensen in een organisatie samenwerken, worden er afspraken gemaakt. Afspraken over hoe gewerkt moet worden, hoe om te gaan met klanten, hoe u omgaat met privacy, wat u doet met klachten en nog veel meer mogelijke onderwerpen.
Als voorbeelden noem ik:
  • huishoudelijk reglement of huisregels
  • verzuimregels
  • privacyreglement
  • cursistenreglement
  • leerlingenstatuut
  • klachtenregeling
  • regeling voor het gebruik van het bedrijfswagenpark
  • vakantie- en verlofreglement
  • Vrijwilligersreglement.
Hierboven staat geen uitputtende beschrijving. Maar al die reglementen regelen en beschrijven voor een bepaalde groep of onderwerp in de organisatie waaraan die groep of de organisatie zich aan te houden heeft.
Een privacyreglement bijvoorbeeld regelt en beschrijft hoe uw organisatie met privacy omgaat.
Een cursistenreglement beschrijft de rechten én plichten van uw cursisten.
Het hoe en wat met betrekking tot het gebruik van de bedrijfswagens binnen uw organisatie zet u in een reglement.
Deze voorbeelden illustreren hoe de organisatie met betrekking tot dergelijke onderwerpen om wil gaan.
Bij dergelijke reglementen zijn de volgende zaken belangrijk:
  • wat mag er wel en niet in staan: met andere woorden het moet juridisch wel juist zijn;
  • hoe worden dergelijke reglementen geïimplemteerd in de organisatie: niet alleen door ze ergens op te hangen of op een website te plaatsen, maar juist door ze heel actief onder de aandacht te brengen bij de mensen in de organisatie die ermee moeten werken.
Wilt u ook weten welke reglementen er in uw organisatie nodig zijn en hoe u deze niet alleen juridisch goed beschreven krijgt, maar ook actief in uw organisatie implementeert. Neem dan contact op met Helmi van Bergen van Juridiqua, bureau voor juridisch organisatie advies via info@juridiqua.nl of via 046-4581387.
 

Contracten en uw organisatie

Elke organisatie, hoe klein ook, sluit contracten met andere organisaties.
Soms een of twee, zoals mijn bedrijf waaronder mijn webhostingcontract, maar hoe groter de organisatie hoe meer contracten.
Uiteraard bij meerdere werknemers in een organisatie de arbeidscontracten, maar daarnaast bestaan er diverse andere contracten, zoals:
  • inkoopcontracten
  • verkoopcontracten
  • onderhoudscontracten
  • dienstverleningscontracten
  • softwarecontracten
Daarnaast kun je contracten ook op een andere manier indelen:
  • eenmalige contracten
  • aflopende contracten waarbij een tijdsperiode is bepaald
  • aflopende contracten met stilzwijgende verlenging
  • doorlopende contracten
  • enzovoorts.
Heeft u van al uw contracten goed in beeld wat er afgesproken is?
Het hoofddoel van het contract is meestal wel helder, maar juist de overige informatie met betrekking tot de contracten is niet altijd voor iedereen duidelijk.
Met overige informatie bedoel ik bijvoorbeeld:
  • betalingstermijnen
  • garantiebepalingen
  • opzegtermijnen.
Legt u die overige informatie vast of stopt u het contract in de map “Contracten” en de facturen in de map “Facturen” en laat u het daarbij? En haalt u pas het contract weer uit de map als er problemen zijn?
Dan blijkt vaak dat er bepalingen in de Algemene Voorwaarden staan, die de problemen niet altijd oplossen, maar juist erger maken.
Bijvoorbeeld een te late opzegging van een contract, dat stilzwijgend wordt verlengd, omdat u niet goed heeft gekeken welke opzegtermijn er in de Algemene Voorwaarden staan.
Dit kunt u voorkomen door een goed contractbeheer.
Contractbeheer is het fysiek en digitaal beheer van contracten, zodat de juiste informatie op het juiste moment op de juiste plaats beschikbaar is.
Dat wil zeggen dat u op één plek alle relevante gegevens over elk contract systematisch in een databank registreert.
Het blijft niet bij registreren alleen, maar ook actief de informatie uit de contracten halen en die informatie ook gebruiken.
Zoals bijvoorbeeld:
  • wat zijn de afspraken uit dit contract, worden die nagekomen en hoe meet je dat,
  • wie in de organisatie is verantwoordelijk voor de nakoming van dit contract,
  • wanneer loopt dit contract af, moet dit contract verlengd worden en en zo ja, hoe dan, of is dit contract een doorlopend contract en hoe gaat een organisatie daar mee om?
Wilt u ook weten hoe u contractbeheer in uw bedrijfsvoering kunt toepassen en integreren.
Neem dan contact op met Helmi van Bergen van Juridiqua, bureau voor juridisch organisatie advies via info@juridiqua.nl of via 046-4581387.

 

Archivering en uw organisatie

Heeft u een archief? En zo ja, wat zit er in? En is dat archief van papier of is dit digitaal? En wat doet u met uw archief wanneer het jaar voorbij is?
Het archief bestaande uit onder andere verkoopfacturen, offertes, inkoopfacturen, uw bankzaken en alle overige correspondentie en stukken breidt zich gestaag uit. Tijd om hier eens over na te denken wat u hiermee wilt, maar ook mee moet doen.
Als ondernemer heeft u ook met betrekking tot uw archief te maken met wettelijke bepalingen.
De belangrijkste bepaling is dat iedere ondernemer wettelijk verplicht is zijn administratie 7 jaar te bewaren. Dit wordt ook wel de fiscale bewaarplicht genoemd. Dat betekent dat u als ondernemer verplicht bent een administratie bij te houden uw werkzaamheden en uw financiële gegevens.
Uiteraard bewaart u daarvoor alle in- en verkoopfacturen; maar daarnaast moet u ook verplicht de volgende documenten bewaren:
  • rechten en verplichtingen van uw onderneming (waaronder oprichtingsakte, statuten, jaarverslagen, vergaderstukken)
  • gegevens van belang voor de belastingheffing
  • gegevens van belang voor de invoerrechten.
 
Digitaal of papieren archief
Het maakt hierbij niet uit of u alles digitaal opslaat of in een papieren archief. Bij beide manieren van archivering is het van belang om zaken goed te ordenen, bewaartermijnen in acht te nemen en ook organisatorische maatregelen te nemen om alles wat nodig is te archiveren en het archief in stand en toegankelijk te houden.
Bewaartermijnen
Naast de fiscale bewaarplicht van 7 jaar zijn er nog bewaartermijnen voor specifieke categorieën documenten en gegevens. Bijvoorbeeld zaken rondom vastgoed moeten 10 jaar bewaard worden. En met betrekking tot persoonsgegevens zijn er ook aparte regels omtrent bewaartermijnen.
Processen rondom het archief
Zowel het papieren archief alsook het digitale archief zal beveiligd moeten worden tegen onder andere beschadiging en ongeoorloofd gebruik door onbevoegden.
Maar naast beveiliging is ook belangrijk om vast te leggen:
  • wie het archief bewerkt of ermee kan en mag werken
  • hoe na de bewaarperiode het oude archief vernietigd wordt
  • welke archiefstukken ten allen tijde bewaard moeten worden. Hierbij denk ik dan bijvoorbeeld aan oprichtingsstukken.
 
Als u meer wilt weten op welke wijze uw archief voor u kan werken, neem dan contact op met Helmi van Bergen van Juridiqua, bureau voor juridisch organisatie advies via info@juridiqua.nl of via 046-4581387.

Privacy en uw organisatie

Privacy is de laatste tijd vaak in het nieuws. Maar heeft privacy en de daarbij horende wetgeving invloed op uw organisatie?
In dit artikel schets ik in het kort voor een organisatie de belangrijkste zaken met betrekking tot privacy.
Hiervoor zijn de Wet bescherming persoonsgegevens en de Wet meldplicht datalekken van belang.
 
De belangrijkste bepalingen van de Wet bescherming persoonsgegevens zijn:
  • de organisatie mag de persoonsgegevens alleen voor een vooraf uitdrukkelijk omschreven doel verzamelen en bewerken;
  • dat duidelijk omschreven doel moet dan wel in overeenstemming zijn met de wet;
  • de mensen, van wie de persoonsgegevens verzameld en bewerkt worden, moeten weten wie of wat de organisatie is, die zijn of haar persoonsgegevens verzamelt en bewerkt en met welk doel dit gebeurt;
  • uiteraard moet de gegevensverwerking op een passende manier worden beveiligd;
  • in een aantal gevallen, die in de wet beschreven zijn, moet de verwerking van persoonsgegevens gemeld worden aan de Autoriteit Persoonsgegevens.
 
Verder geldt, zoals gezegd, per 1 januari 2016 de Wet meldplicht Datalekken.
Deze wet houdt in dat organisaties bij een ernstig datalek hiervan melding moeten doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. In een aantal gevallen moet dit ook gemeld worden aan de betrokkenen, de mensen van wie de persoonsgegevens zijn gelekt.
 
Een datalek is het verlies of de onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens. Het meest sprekende voorbeeld is de kwijtgeraakte USB-stick met persoonsgegevens.
Hierover vooraf nadenken is zeker geen overbodige luxe maar noodzaak.
Wilt u ook weten hoe u vooraf de privacy in uw organisatie juridisch en organisatorisch op orde krijgt. En op deze wijze uw bedrijfsvoering in lijn brengt met wet- en regelgeving.
Neem dan contact op met Helmi van Bergen van Juridiqua, bureau voor juridisch organisatie advies via info@juridiqua.nl of via 046-4581387.
 

Invloed van wetten en regels op uw organisatie

Weet u als bedrijfsleiding welke wetten en regels van toepassing zijn of invloed hebben op uw organisatie?
Een kijkje op de site van ondernemignsplein.nl/wetten-en-regels geeft al aan dat een organisatie op diverse onderdelen en gebieden te maken heeft met regels en wetten.
Zoals bijvoorbeeld: het voeren van een administratie, Btw-nummer, inrichting van factuur en bedrijfscorrespondentie.

Maar ook op het gebied van privacy, subsidies, financiering, archivering, reclame en ga zo maar door, bestaan diverse wetten en regels waar een organisatie zich aan heeft te houden.
Soms is dat bekend bij de bedrijfsleiding, maar niet altijd en niet altijd duidelijk. En ook wanneer dat wel bekend is, dan ben je er als bedrijfsleiding nog niet.
Want hoe integreer je deze wetten en regels in de bedrijfsprocessen.
Bovendien veranderen wetten en regels en dat moet dan ook weer worden aangepast in de bedrijfsvoering.
En dat is nou net waar de schoen wringt. Is de bedrijfsvoering nog wel in lijn met de huidige wet- en regelgeving?

Met dit soort vragen lopen veel ondernemers rond, terwijl ze eigenlijk willen ondernemen, bezig zijn met hun kernactiviteiten zoals fietsen maken, woningen verhuren, lesgeven.
En toch is regelmatig kijken naar wijzigingen in wet- en regelgeving wel belangrijk.

Wilt u ook weten hoe u wetten en regels in uw bedrijfsvoering kunt toepassen en integreren. En op deze wijze uw bedrijfsvoering in lijn brengt met wet- en regelgeving.
Neem dan contact op met Helmi van Bergen van Juridiqua, bureau voor juridisch organisatie advies via info@juridiqua.nl of via 046-4581387.

Procesbeschrijvingen en draagvlak bij medewerkers

In mijn laatste blog “Waarom processen beschrijven? Ik heb het toch allemaal in mijn hoofd.” schreef ik over de noodzaak van het beschrijven van processen wanneer de organisatie uit haar jasje groeit.
De organisatie groeit in omzet én in medewerkers.
En juist bij die medewerkers komen vaak de bezwaren tegen de beschrijving van de processen:
  • waarom is dat nodig? Ik weet het toch allemaal! Het zit in mijn hoofd.
  • Dat is toch veel te bureaucratisch en te star.
  • En word ik afgerekend wanneer ik afwijk of als de procesbeschrijving niet logisch is?
Bij dergelijke opmerkingen zal de leiding van de organisatie eerst het nut en de noodzaak van de vastlegging van de administratieve organisatie moeten uitleggen.
In diverse blogs heb ik hier al over geschreven.
Maar bij dat vastleggen van die procedures zijn medewerkers heel belangrijk.
Zij zijn het, die met de processen werken en de kennis hebben van de processen. Die kennis, die bij de medewerkers zit, moet gedeeld worden. Daar is het Handboek Administratieve Organisatie voor, in welke vorm dan ook.
En medewerkers willen best hun kennis delen en accepteren dat deze kennis van de processen wordt opgeschreven. Dit gebeurt echter alleen wanneer het voor de medewerkers duidelijk is wat het nut en de noodzaak is van dit Handboek.
Het beschrijven van de processen is niet het doel, maar het doel is wel:
  • kennis delen;
  • inzicht in de totale Administratieve Organisatie;
  • procesverbetering waarbij niet gekeken wordt naar wie de fouten maakt, maar wel naar mogelijke verbeteringen in het proces.
Als het doel duidelijk is én je betrekt de medewerkers bij het beschrijven, vastleggen en analyseren van de processen, dan creëer je draagvlak bij de medewerkers.
Wilt u ook weten hoe u processen, procesmanagement en bedrijfsvoering kunt beschrijven, vastleggen en analyseren? En ook uw medewerkers meekrijgt.
Neem dan contact op met Helmi van Bergen van Juridiqua, bureau voor juridisch organisatie advies via info@juridiqua.nl of via 046-4581387.

 

 

 

Waarom processen beschrijven? Ik heb het toch allemaal in mijn hoofd.

Het zit in mijn hoofd. Wat?
Hoe het hier in deze organisatie allemaal reilt en zeilt. En dat wat ik niet helemaal in mij hoofd heb, dat weet medewerker X wel. Want die voert deze activiteit altijd uit.
Wanneer een organisatie of onderneming pas begint, dan werkt het bovenstaande nog wel. Op die manier is elke organisatie begonnen: als een idee van een persoon of enkele personen. Zij starten met hun idee een onderneming en in de loop van de tijd groeit die onderneming. Niet alleen in werk en omzet, maar ook in mensen.
Er komt iemand bij om de groeiende administratie te doen, want dat lukt niet meer in het weekend.
Het gaat zo goed dat de starter de producten of diensten niet zelf meer alleen kan maken of uitvoeren. Daarvoor komen er mensen bij.
Het wordt steeds drukker én groter. En de organisatie groeit.
Ook de administratieve processen: Inkoop, verkoop voorraadbeheer, administratie, personeel en ga maar door.
En nog steeds zitten de diverse werkprocessen in de hoofden van de oprichter en enkele medewerkers van het eerste uur.
Dit roept bij mij de volgende vragen op:
  • zijn de processen in het hoofd gelijk aan de werkelijkheid
  • wat als iemand wegvalt, die dit proces van haver tot gort kent
  • hoe worden noodzakelijke wijzigingen ingepast in de dagelijkse realiteit
  • en hoe zit het met de fouten, die gemaakt worden.
En zo kan ik nog wel even doorgaan.
Wat hier belangrijke én verstandig is, is om (eventueel ) met een buitenstaander de administratieve processen eens op te schrijven.
Elke stap in elk proces, inclusief met alle bijhorende werkinstructies, formulieren en gegevens.
Wanneer dit allemaal goed beschreven is, dan ziet de organisatie pas echt:
  • hoe alle processen werkelijk lopen
  • waar dingen dubbel worden gedaan
  • waar zaken niet logisch lopen
  • waar gegevens ontbreken
  • wie al die gegevens wel of niet mag inzien
  • en of dat inderdaad de bedoeling is.
De beschrijving van alle werkprocessen en de administratieve organisatie wordt dan een extern geheugen dat gebruikt kan worden:
  • als naslagwerk en geheugensteuntje
  • voor procesverbetering
  • en nog veel meer.
Wilt u ook weten hoe u processen, procesmanagement en bedrijfsvoering kunt beschrijven en vastleggen? En op die manier rust in het hoofd krijgt voor de core business.
Neem dan contact op met Helmi van Bergen van Juridiqua, bureau voor juridisch organisatie advies via info@juridiqua.nl of via 046-4581387.

 

Werkt uw organisatie gewoon door tijdens de vakantie?

Met of zonder procesbeschrijvingen?

In de komende vakantieperiode zullen en groot aantal organisaties op halve kracht werken.
Daar waar continuïteit nodig is, mogen niet alle medewerkers tegelijkertijd op vakantie.
Degenen, die nu aan het werk zijn, doen hun eigen werk en (een deel van) het werk van hun collega ernaast.
En straks is dat andersom.

Meestal zijn de werkzaamheden van de collega niet de dagelijkse werkzaamheden van de betreffende medewerker. Als het goed is, heeft hij van zijn collega, die op vakantie is, uitleg gekregen én, niet onbelangrijk, een beschrijving van het proces en de werkinstructies.
Daardoor kan hij altijd even nakijken hoe het ook alweer zat.

Met een goed gedocumenteerde procesbeschrijving en bijhorende werkinstructies, kan ook tijdens de vakantie het werk doorgaan en kan daardoor de organisatie doorwerken.
Wanneer dit goed gebeurt, komt de vervangende medewerker niet voor verrassingen te staan en is bij terugkomst van de vervangen collega geen extra tijd en werk nodig om de onnodige verrassingen op te lossen.

Prettige vakantie.
Wilt u ook weten hoe u processen, procesmanagement en bedrijfsvoering kunt beschrijven en vastleggen? En op die manier nooit meer vakantiestress na de vakantie?
Neem dan contact op met Helmi van Bergen van Juridiqua, bureau voor juridisch organisatie advies via info@juridiqua.nl of via 046-4581387.

 

Hoe kwaliteit te verbeteren door procesbeschrijvingen

Procesbeschrijvingen zorgen voor kwaliteit.
Dat klinkt stellig, maar het is wel zo.
Ten eerste gaat men nadenken over het proces, over hoe doen we het of over hoe zouden we het eigenlijk moeten doen.

Vervolgens wanneer het proces is beschreven zoals het nu gebeurt, kan de bedrijfsleiding in overleg met en in samenwerking met de medewerkers nalopen of er geen dubbele handelingen worden uitgevoerd. Bijvoorbeeld twee maal hetzelfde controleren: een keer via het geautomatiseerde systeem en nog een keer via de controle van de papierstromen.
De invoer van de automatisering heeft er destijds niet voor gezorgd dat dubbele controles niet meer voorkwamen.
Die laatste controle kan de bedrijfsleiding er dus uithalen, zodat er meer tijd vrij komt.

Bijvoorbeeld om na te gaan of bepaalde delen van een proces goed werken. Zeker als er in de organisatie wordt geklaagd over een bepaald aspect van dat proces.
Een voorbeeld: stel er wordt door de boekhouding geklaagd over de inkoopfacturen, die niet zouden matchen met de inkooporders.
Door in een vooraf vastgestelde periode te inventariseren het aantal ontvangen inkoopfacturen, het aantal “foutieve” inkoopfacturen én de redenen van de foutieve inkoopfacturen, kan de bedrijfsleiding achterhalen of er inderdaad structurele “fouten” gemaakt worden en waar die fouten zich dan voordoen.

Naar aanleiding van deze metingen kan de bedrijfsleiding, indien nodig, maatregelen nemen, die de kwaliteit verbeteren van het proces.

Op die manier heeft vastlegging en beschrijving van de bedrijfsvoering en processen zin, u verhoogt hiermee de kwaliteit van uw procesbeschrijvingen en bedrijfsvoering.

Wilt u ook weten hoe u processen, procesmanagement en bedrijfsvoering kunt beschrijven en vastleggen, zodat u uw kwaliteit kan verbeteren?
Neem dan contact op met Helmi van Bergen van Juridiqua, bureau voor juridisch organisatie advies via info@juridiqua.nl of via 046-4581387.