In mijn blog van 10 april 2016 over het wanneer vastleggen van processen heb ik 10 redenen genoemd wanneer het noodzakelijk is om de bedrijfsvoering en de administratieve organisatie vast te leggen.

Uiteraard zijn dit niet de enige redenen. In deze blog wil ik er nog een aantal noemen, die te maken hebben met het vastleggen van kennis van de processen en administratieve organisatie (met dank aan Ate Smit).

 

Het vastleggen van kennis

 

  1. De medewerkers van een organisatie doen hun werk op een bepaalde manier en structuur, die in de loop van de tijd is ontstaan. In de loop van de tijd is die kennis en ervaring opgedaan en deze kennis en ervaring zit in de hoofden van die medewerkers.
    Om nu te voorkomen dat deze wegsijpelt uit de organisatie door bijvoorbeeld het vertrek van deze medewerkers, is het verstandig om deze specifieke kennis en ervaring van deze medewerkers in processen vast te leggen.

  1. Bij het inwerken van nieuwe medewerkers kun je profiteren van de vastgelegde processen, want op die manier kun je zo snel én uniform de nieuwe medewerkers inwerken.

  1. Er bestaan processen, die incidenteel voorkomen in een organisatie, maar wel én heel specifiek én heel belangrijk zijn voor de organisatie. Deze kennis vastleggen is daarom noodzakelijk, zodat niet telkens opnieuw het wiel uitgevonden moet worden.
    Een voorbeeld is bijvoorbeeld de jaarlijks aandeelhoudersvergadering van een BV of NV vastgelegd in een draaiboek. Dit draaiboek kan dan jaarlijks uit de kast worden gehaald en worden uitgevoerd.
    Een ander voorbeeld bij een gemeente is de vastlegging van hoe om te gaan met een schadeclaim tot nadeelcompensatie als gevolg van rechtmatig handelen van de overheid.

Conclusie

Kennis delen en vastleggen van processen en bedrijfsvoering is belangrijk. Wanneer blijkt dat uw organisatie wel veel kennis heeft van processen en bedrijfsvoering, maar deze niet structureel heeft vastgelegd, dan is aandacht voor het vastleggen van die kennis en ervaring in procesbeschrijvingen noodzakelijk.

 

Wilt u ook weten hoe u de kennis en ervaring van medewerkers in procedures, procesmanagement en bedrijfsvoering kunt vastleggen?
Neem dan contact op met Helmi van Bergen van Juridiqua, bureau voor juridisch organisatie advies via info@juridiqua.nl of via 046-4581387.

 

One thought on “Wanneer leg je nu processen vast? Deel 2

  1. Pingback: Verwacht in 2017 het Boek: “Orde in de chaos van regelgeving en bedrijfvoering” Het waarom – juridiqua.nl

Comments are closed.