Heeft u inzicht in uw contracten? Weet u wat de afspraken zijn, die uit die contracten volgen? Welke acties vragen die contracten en
wie is daar verantwoordelijk voor? Hoeveel contracten heeft u lopen en wanneer lopen deze contracten af? Weet u wat uw contracten kosten?
Kunt u antwoord geven op deze vragen, dan heeft uw organisatie een contractenregister en doet uw organisatie aan contractbeheer.
Wanneer u daar geen of een moeizaam antwoord op kunt geven, is het volgende artikel interessant.
In dit artikel komt aan de orde wat contractbeheer is, waarom contractbeheer belangrijk is.
En hoe u met contractbeheer risico’s en kosten kunt vermijden of beperken.
Wat is contractbeheer?
Contractbeheer is onderdeel van contractmanagement. Contractmanagement is het totale proces met betrekking tot
contracten: vanaf het initiatief om een contract te sluiten tot en met het einde van het contract en de nazorg hiervan.
Contractbeheer is het fysiek en digitaal beheer van contracten, zodat de juiste informatie op het juiste moment op
de juiste plaats beschikbaar is. Dat wil zeggen dat u op één plek alle relevante gegevens over elk contract
systematisch in een databank registreert.Het blijft niet bij registreren alleen, maar ook actief de informatie uit
de contracten halen en die informatie ook gebruiken.
Zoals bijvoorbeeld:
-
wat zijn de afspraken uit dit contract, worden die nagekomen en hoe meet je dat,
-
wie in de organisatie is verantwoordelijk voor de nakoming van dit contract,
-
wanneer loopt dit contract af, moet dit contract verlengd worden en hoe dan of is dit contract een doorlopend contract en hoe gaat een organisatie daar mee om?
Waarom is contractbeheer belangrijk?
Een goede registratie voor contracten is kostenbesparend. U ziet welke contracten zijn afgesloten,
zodat dubbele contracten over hetzelfde onderwerp worden vermeden.
Contracten worden niet eindeloos stilzwijgend verlengd, maar u bekijkt van tijd tot tijd of contracten nog nodig zijn.
Een leuk voorbeeld dat ik ergens las: een gemeente had een contract voor liftonderhoud afgesloten voor diverse panden.
Door het invoeren van contractbeheer werd duidelijk dat er betaald werd voor liftonderhoud voor een pand dat
allang geen eigendom meer was van die gemeente.
Kortom als u een goede contractregistratie en daarbij behorend contractbeheer hebt:
-
weet u met welke leveranciers u zaken doet en waarover;
-
weet u aan welke verplichtingen u bij elk contract moet voldoen;
-
kunt u op tijd uw contracten verlengen en ook daarover vooraf intern goed en tijdig besluiten;
-
voorkomt u dat stilzwijgend contracten worden verlengd, die niet meer nodig zijn.
Hoe zet u contractbeheer op?
Om te zorgen dat u van alle contracten alle ins en outs weet, is het opzetten van een contractenregister belangrijk én noodzakelijk.
Om een goed contractenbeheer te bereiken:
-
inventariseert u alle contracten in uw organisatie;
-
bepaalt u welke gegevens u van contracten wilt vastleggen;
-
bepaalt u welke rapportages u periodiek en automatisch uit het contractenregister wilt ontvangen;
-
legt u alle bestaande én nieuwe contracten vast in het contractenregister;
-
zorgt u er voor dat het vastleggen van een contract in het contractenregister onderdeel is van uw administratieve organisaties en procedures;
-
zorgt u er voor dat periodieke rapportages automatisch gegenereerd worden en dat dit ook deel uitmaakt van uw administratieve organisatie en procedures.
Hierdoor bespaart u kosten, weet uw organisatie het aantal contracten en het aantal leveranciers en kunt u tijdig contracten opzeggen of tijdig verlengen.
Wilt u meer weten over contractbeheer en /of contractmanagement.
Neem dan contact op met Helmi van Bergen van Juridiqua, bureau voor juridisch organisatie advies
via info@juridiqua.nl of via 046-4581387.
In de afgelopen maanden voordat op 1 juli de Wet Werk en Zekerheid inging, vlogen de nieuwsbrieven en blogs met tips, waarschuwingen en dergelijke over wat te doen met de naderende invoering van de WWZ op 1 juli in de mailboxen en over het internet.
Voornamelijk de artikelen over het aanzeggen en het aantal tijdelijke contracten voordat je een vast contract moet aanbieden waren populair.
Wanneer mocht je nu wel aanzeggen, wat kun je verwachten als werkgever wanneer je te laat was en mocht je bij een tijdelijk contract ook meteen bij aanvang van het contract aanzeggen, hoeveel tijd moet er tussen de contracten zitten voordat er weer een nieuwe periode van tijdelijke contracten mag plaatsvinden zonder dat er meteen een vast dienstverband aan vastzit.
Niet alleen werden artikelen verspreid via nieuwsbrieven op internet of artikelen in de vakbladen, maar ook seminars, webinars en informatieavonden werden georganiseerd om organisaties zo goed mogelijk voor te lichten.
Nou was het ook niet niks, de invoering van de WWZ.
Deze invoering gaat namelijk alle organisaties, aan, die mensen in dienst hebben: grote en kleine.
Alle organisaties hebben daarbij gemeen dat ze moeten nadenken op welke manier ze die nieuwe regels moeten inpassen in hun bedrijfsvoering en procedures. Want waar voorheen bij een tijdelijk contract de genoemde einddatum zonder tegenbericht de laatste werkdag was, moet de werkgever nu een maand voor afloop van het contract de medewerker aanzeggen dat het contract eindigt op die datum.
Ook al eindigt het contract van rechtswege nog wel automatisch, als de werkgever niet aanzegt loopt die het risico op een boete. De medewerker heeft dan namelijk recht op een vergoeding van maximaal een maandsalaris. Bij niet aanzeggen geldt een vergoeding van een maandsalaris. Ben je te laat dan geldt de vergoeding naar rato, bijvoorbeeld drie weken te laat, is recht op drie weken salaris.
De werkgever moet dus niet alleen bijhouden wanneer het contract afloopt, maar ook wanneer hij aan moet zeggen.
Het eenvoudigste is om deze data bijvoorbeeld in een agenda vast te leggen, die automatisch dagelijks de te nemen acties aangeeft.
De invoering van de WWZ treft alle organisaties en is een behoorlijk grote wetswijziging.
Maar daarnaast zijn er vele wetten en regelingen waar organisaties zich aan moeten houden.
En die wetten en regelingen kunnen impact hebben op de totale bedrijfsvoering of op afzonderlijke procedures.
En bij het niet of niet juist inpassen van die wetten en regelingen kunnen er problemen ontstaan, wanneer er niet volgens die wetten en regelingen wordt gewerkt of gehandeld.
Je kunt denken aan bijvoorbeeld milieuwetgeving, voorwaarden bij een vergunning, subsidiewetgeving, financiële wetgeving zoals bijvoorbeeld Btw-zaken, sociale wetgeving zoals bijvoorbeeld de AOW-leeftijd of de hoogte van het minimumloon, privacywetgeving.
Abonneren op de nieuwe wettenApp van het ondernemingsplein alleen, helpt niet.
Je moet ook weten waar en wanneer je de nieuwe wetten moeten toepassen.
Dus moet je bepalen welke processen door deze wet- en regelgeving geraakt worden en op welke praktische manier de nieuwe wet- en regelgeving toegepast kan worden.
Wil je meer weten over het inpassen en toepassen van nieuwe wet- en regelgeving in jouw bedrijfsvoering en/of procedures en processen?
Neem dan contact op met Helmi van Bergen van Juridiqua, bureau voor juridisch organisatie advies, via info@juridiqua.nl of via 046-4581387
