Articles for februari 2016

Controleert u niet te veel?

“Controleert u niet te veel?” Dit is een vraag die niet gebruikelijk is bij het vastleggen van de Administratieve Organisatie. Eerder zal men zeggen “Vertrouwen is goed, maar controle is beter.”
Maar is dat wel zo dat alles controleren goed is.

Ik geef een voorbeeld.
Een bedrijf heeft zijn voorraadadministratie geautomatiseerd. Alle bestelde inkooporders, alle leveringen van die inkooporders door het magazijn, alle verkooporders en uitleveringen van de verkooporders worden geregistreerd in dat voorraadadministratiesysteem.

Toen de voorraadadministratie nog niet helemaal geautomatiseerd was, bestond het inkoopproces uit de volgende stappen:
De inkoper bestelde bijvoorbeeld honderd doosjes met pennen. De leverancier leverde die doosjes en het magazijn ontving die doosjes. Vervolgens kwam de afgifte bon van het magazijn naar de inkoper, die deze afgifte bon vergeleek met zijn inkooporder. Wanneer alles klopte werd er een stempel op gezet en beide bonnen werden gearchiveerd. En wanneer er iets niet in orde was, werd er uitgezocht waar dat aan lag.

Nu wordt die inkooporder en magazijnontvangst van die honderd doosjes met pennen in het geautomatiseerd voorraadsysteem vastgelegd. Op het moment dat de honderd doosjes zijn besteld, is bij het magazijn bekend wanneer de order wordt afgeleverd. En inderdaad bij ontvangst registreert de magazijnmedewerker de honderd doosjes in het voorraadsysteem. Alles klopt. Het voorraadsysteem controleert als het ware de inkooporder met de magazijnontvangst.

Wat er echter vaak gebeurt is dat na ontvangst en registratie in het voorraadsysteem de magazijnmedewerker de afgifte bon van die honderd doosjes afgeeft aan de inkoper, die dit vervolgens controleert, een stempel erop zet en archiveert.
Wanneer we er van uitgaan dat 90 procent van de magazijnontvangsten conform de inkooporders zijn, is dit een extra handeling, die beter besteed kan worden aan de 10 procent magazijnontvangsten, die niet kloppen en aan andere zaken.

Dit loslaten van de controle van alle goed geleverde inkooporders lijkt eng, want wie weet of er toch niet iets fout geregistreerd is.
Maar er zijn maatregelen om het loslaten van die controle minder eng te maken, zoals:

  • goede instructie van alle medewerkers, die met dit systeem moeten werken

  • investering in bijvoorbeeld scanapparatuur

  • én: steekproefsgewijze controles van alle goed geleverde inkooporders.

Door het loslaten van die dubbele controle, bespaar je kosten en creëer je tijd, die je aan andere zaken kunt besteden.

Dit geldt niet alleen voor de controle uit het voorbeeld, maar ook voor andere mogelijke dubbele controles.

Wilt u ook weten of het processen bij u efficiënt werken en of er dubbele controles voorkomen?
Neem dan contact op met Helmi van Bergen van Juridiqua, bureau voor juridisch organisatie advies via info@juridiqua.nl of via 046-4581387 of 06-13624614.

 

Processen moeten werken voor mensen

In mijn blog van 9 november 2015 “Waarom /Why” stelde ik mezelf de vraag waarom ik het belangrijk vind wat ik doe voor organisaties.
Dat WAT ik doe is duidelijk: Organisaties helpen om hun bedrijfsvoering, procesmanagement en administratieve organisatie juridisch en kwalitatief op orde te brengen.”
Het WAAROM hiervan is in vier stappen uit te leggen.
  1. Betere en gestroomlijnde processen
    Procesbeschrijvingen zijn een set afspraken, die zijn of worden vastgelegd om het werk van de organisatie op een goede en effectieve manier te verdelen over de mensen, die er werken.
    Het doel van procesmanagement, bedrijfsvoering en administratieve organisatie beschrijven, vastleggen en het volgen hiervan is het zo goed mogelijk realiseren van de organisatiedoelstellingen.
    Dat is essentieel, omdat je door het vastleggen en beschrijven inzicht krijgt in de organisatie en grip op de processen en de daarbij horende geldstromen.
    De processen vormen immers de kern van de organisatie en bepalen de kwaliteit van de producten en diensten.
  2. Voldoen aan wet- en regelgeving
    Met wet- en regelgeving bedoel ik zowel de externe wet- en regelgeving alsook de interne regels.
    Om met de externe regelgeving te beginnen. Dit bestaat uit alle wetgeving en regels van overheden: landelijk, provinciaal en gemeentelijk. Maar ook uit regels van de branche waartoe de organisatie behoort, veiligheidsvoorschriften en dergelijke.
    Bij interne regelgeving moet je denken aan de afspraken, die op diverse manieren zijn vastgelegd, zoals bijvoorbeeld huishoudelijke reglementen, instructies over veilig werken, kaders en richtlijnen waarbinnen gewerkt moet worden. Een voorbeeld staat in mijn blog “Autorisatie: Wie mag wat wanneer en waar?
    Bovendien vallen daar ook onder de afspraken, die gemaakt zijn met leveranciers. Zie hierover mijn vorige blog “Hoe voorkomt u dat contracten stilzwijgend worden verlengd” en “Contractbeheer”.
     
  3. Kennis vergroten binnen de organisatie
    Door het vastleggen van de procesbeschrijvingen en het opnemen van regelgeving in die processen, creëer je duidelijkheid voor de medewerkers over de richtlijnen en kaders waarbinnen deze mogen en moeten werken.
    Een voorbeeld is dat verkoopmedewerkers onder bepaalde voorwaarden korting mogen verlenen bij bestellingen. Het is dan wel noodzakelijk dat die voorwaarden bekend zijn bij alle verkoopmedewerkers, duidelijk zijn en getoetst kunnen worden.
  4. Voordelen voor de organisatie
    Door het vastleggen van de processen krijgt de organisatie inzicht in:
    – mogelijke knelpunten
    – mogelijk extra en vermijdbare kosten
    – mogelijk risico’s
    – mogelijke inefficiënties.
    Dat inzicht helpt je dus om de processen te verbeteren en extra kosten te vermijden.
Wilt u ook weten of het Waarom, Wat en Hoe voor u kunnen werken in uw procedures, procesmanagement en bedrijfsvoering?
Neem dan contact op met Helmi van Bergen van Juridiqua, bureau voor juridisch organisatie advies via info@juridiqua.nl of via 046-4581387.