“Controleert u niet te veel?” Dit is een vraag die niet gebruikelijk is bij het vastleggen van de Administratieve Organisatie. Eerder zal men zeggen “Vertrouwen is goed, maar controle is beter.”
Maar is dat wel zo dat alles controleren goed is.
Ik geef een voorbeeld.
Een bedrijf heeft zijn voorraadadministratie geautomatiseerd. Alle bestelde inkooporders, alle leveringen van die inkooporders door het magazijn, alle verkooporders en uitleveringen van de verkooporders worden geregistreerd in dat voorraadadministratiesysteem.
Toen de voorraadadministratie nog niet helemaal geautomatiseerd was, bestond het inkoopproces uit de volgende stappen:
De inkoper bestelde bijvoorbeeld honderd doosjes met pennen. De leverancier leverde die doosjes en het magazijn ontving die doosjes. Vervolgens kwam de afgifte bon van het magazijn naar de inkoper, die deze afgifte bon vergeleek met zijn inkooporder. Wanneer alles klopte werd er een stempel op gezet en beide bonnen werden gearchiveerd. En wanneer er iets niet in orde was, werd er uitgezocht waar dat aan lag.
Nu wordt die inkooporder en magazijnontvangst van die honderd doosjes met pennen in het geautomatiseerd voorraadsysteem vastgelegd. Op het moment dat de honderd doosjes zijn besteld, is bij het magazijn bekend wanneer de order wordt afgeleverd. En inderdaad bij ontvangst registreert de magazijnmedewerker de honderd doosjes in het voorraadsysteem. Alles klopt. Het voorraadsysteem controleert als het ware de inkooporder met de magazijnontvangst.
Wat er echter vaak gebeurt is dat na ontvangst en registratie in het voorraadsysteem de magazijnmedewerker de afgifte bon van die honderd doosjes afgeeft aan de inkoper, die dit vervolgens controleert, een stempel erop zet en archiveert.
Wanneer we er van uitgaan dat 90 procent van de magazijnontvangsten conform de inkooporders zijn, is dit een extra handeling, die beter besteed kan worden aan de 10 procent magazijnontvangsten, die niet kloppen en aan andere zaken.
Dit loslaten van de controle van alle goed geleverde inkooporders lijkt eng, want wie weet of er toch niet iets fout geregistreerd is.
Maar er zijn maatregelen om het loslaten van die controle minder eng te maken, zoals:
-
goede instructie van alle medewerkers, die met dit systeem moeten werken
-
investering in bijvoorbeeld scanapparatuur
-
én: steekproefsgewijze controles van alle goed geleverde inkooporders.
Door het loslaten van die dubbele controle, bespaar je kosten en creëer je tijd, die je aan andere zaken kunt besteden.
Dit geldt niet alleen voor de controle uit het voorbeeld, maar ook voor andere mogelijke dubbele controles.
Wilt u ook weten of het processen bij u efficiënt werken en of er dubbele controles voorkomen?
Neem dan contact op met Helmi van Bergen van Juridiqua, bureau voor juridisch organisatie advies via info@juridiqua.nl of via 046-4581387 of 06-13624614.