Articles for maart 2016

Offerte via e-mail en algemene voorwaarden

In de huidige tijd is het normaal om via e-mail zaken te doen. Via e-mail stuurt de ondernemer naar zijn klanten de offertes, facturen en overige zaken. Maar hoe zit het dan met de Algemene Voorwaarden?
Op het briefpapier staan vaak de algemene voorwaarden op de achterkant gedrukt en op de voorkant staat dan het zinnetje: “Op al onze offertes, op alle opdrachten aan ons en op alle met ons afgesloten overeenkomsten zijn onze Algemene Voorwaarden toepasselijk, die u aantreft op de achterzijde van deze brief.”
Maar bij een offerte via e-mail wordt dit nog wel eens vergeten. Niet alleen wordt het zinnetje met betrekking tot de toepasselijkheid van de Algemene Voorwaarden niet opgenomen, maar ook iedere andere verwijzing naar de Algemene Voorwaarden en de toepasselijkheid hiervan. Ook zijn de Algemene Voorwaarden niet bijgevoegd.
Meestal gaat er niets fout, maar wat als er wel iets fout gaat en de ondernemer verwijst naar zijn Algemene Voorwaarden. Weet de klant dan welke de Algemene Voorwaarden zijn, heeft hij ze wel in bezit of heeft de klant er kennis van kunnen nemen?
Op deze manier niet.
De ondernemer heeft echter de plicht om zijn klanten te informeren over zijn Algemene Voorwaarden en de toepasselijkheid hiervan. Hoe kun je dit nu het beste doen, wanneer al het verkoopverkeer via e-mail gaat.
Een ondernemer, die alle offertes en facturen via e-mail verstuurde en merkte dat er geen verwijzing was op de offertes naar de Algemene Voorwaarden, heeft dit op de volgende wijze opgelost. In het offerteprogramma werd in de template van de offerte het zinnetje toegevoegd dat de bij de offerte meegestuurde Algemene Voorwaarden van toepassing werden verklaard. En met het toesturen van de offerte werd automatisch een pdf-bestand van de Algemene Voorwaarden meegestuurd.
Hiermee heeft de ondernemer aan zijn informatieplicht met betrekking tot de toepasselijkheid van de Algemene Voorwaarden voldaan.
Zonder al te veel kosten en extra handelingen voor de verkopers is dit geregeld. Het kostte wat programmeertijd van de IT-er, terwijl de verkopers niets extra’s hoeven te doen bij het uitsturen van de offertes.
Wilt u ook weten of en hoe u de toepasselijkheid van uw algemene voorwaarden op een handige manier kunt invoegen in uw verkoopproces of hebt u andere vragen over algemene voorwaarden?
Neem dan contact op met Helmi van Bergen van Juridiqua, bureau voor juridisch organisatie advies via info@juridiqua.nl of via 046-4581387.

Weet u hoeveel en welke fouten er worden gemaakt?

Weet u hoeveel fouten er in uw organisatie worden gemaakt? En welke fouten dat zijn? Zijn er veel of weinig klachten?
Oké, elke klacht van een klant is er een te veel. Echter, gaat het om een klacht per honderd geleverde diensten of producten of om een klacht op vijf geleverde diensten of producten.
Hoort u ook van deze uitspraken of maakt u ze zelf? Bijvoorbeeld deze: “Er worden veel fouten gemaakt met inkooporders?” “Veel facturen kloppen niet!”
Heeft u dan een idee welke fouten dit dan zijn en om hoeveel fouten het dan gaat?
Bij mij begint het dan te kriebelen. De vragen, die ik dan stel zijn: Klopt dat? Welke fouten worden er dan gemaakt? Om hoeveel fouten gaat het?
Zijn die fouten ook afgezet tegen het aantal goede acties of producten?
In welk deel van het proces worden die fouten dan gemaakt. En niet onbelangrijk: Hoe komt het dat die fouten worden gemaakt?
De onvrede over fouten is begrijpelijk. Het herstellen van fouten kost tijd en energie.
Maar hoe los je dit nu op?
Een van de dingen, die je dan tegenkomt, is dat de mensen in de organisatie niet precies weten hoe het totale proces loopt. Welke processtappen zijn er?
EN niet onbelangrijk: welke eisen worden er aan producten gesteld?
Producten zijn niet alleen de echte producten, die aan klanten geleverd en verkocht worden, maar ook de eindproducten van een proces bijvoorbeeld de inkooporder, de magazijnorders, de verkoopfacturen, de lijst met personeelsgegevens.
 
Om dus de kwaliteit van de organisaties te verbeteren, de fouten te tellen en in perspectief te plaatsen enzovoorts , is het nodig om:
  1. de procesgang te beschrijven van begin tot einde;
  2. de eisen te formuleren waaraan het eindproduct van dat proces moet voldoen;
  3. informatie te bepalen, die het eindproduct van het proces moet bevatten;
  4. de beschreven procesgang te meten:
    1. het aantal eindproducten per proces per periode te tellen;
    2. het aantal fouten per procesgang per periode te tellen;
    3. het aantal fouten in perspectief te plaatsen: dat wil zeggen per periode de foute eindproducten van dat proces af te zetten tegen het totaal aantal eindproducten;
    4. tevens de fouten te categoriseren: welke soorten fouten worden er nu gemaakt.
  5. En als laatst stap na te gaan waar en op welke manier de fouten voorkomen kunnen worden in het proces.
 
Mijn conclusie is dus: ga niet zomaar van alles roepen, maar doe onderzoek naar het betreffende proces door het proces te beschrijven, te analyseren en vervolgens het proces te meten.
Op die manier krijg je als organisatie in beeld waar en welke fouten er worden gemaakt en kun je die processtappen aanpakken.
 
Inzicht in processen levert op die manier meer op dan je denkt.
 
Wilt u ook weten hoe u fouten in uw processen kunt meten door uw processen te beschrijven en te analyseren?
Neem dan contact op met Helmi van Bergen van Juridiqua, bureau voor juridisch organisatie advies via info@juridiqua.nl of via 046-4581387.

 

 

Eigendomsvoorbehoud en pandrecht in algemene voorwaarden: hulpmiddel bij het verzekeren van betaling van geleverde goederen

Slecht betalende klanten zijn, zeker in deze tijd, een probleem. Het is echter niet altijd mogelijk of gebruikelijk om klanten vooraf te laten betalen en daarna pas de goederen te leveren. Soms betreft het een klant, die al heel lang klant is en voorheen altijd op tijd betaalde, maar nu even niet meer.
Goede raad is duur, maar er zijn mogelijkheden om in de algemene voorwaarden bedingen op te nemen, die mogelijkheden bieden om het geld voor geleverde goederen toch te krijgen.

Een daarvan is eigendomsvoorbehoud.
Volgens artikel 3:92 BW blijft de leverancier juridisch eigenaar van de geleverde goederen, totdat de klant de rekening van die goederen heeft betaald. Omdat de leverancier nog steeds eigenaar is van deze goederen, heeft deze het recht de goederen terug te halen bij de klant, wanneer die niet betaalt.

Dit kan onder de volgende voorwaarden:

  • het eigendomsvoorbehoud moet uitdrukkelijk schriftelijk zijn overeengekomen ofwel in de koopovereenkomst ofwel in de algemene voorwaarden en dus niet pas bij de factuur;

  • beide partijen hebben de algemene voorwaarden ondertekend;

  • neem duidelijk op in de koopovereenkomst of in de algemene voorwaarden dat de eigendom van de goederen pas overgaat naar de koper, nadat de factuur volledig is voldaan;

  • de geleverde goederen moeten bepaalbaar of identificeerbaar zijn. Dit kan bijvoorbeeld door een goed bar-codesysteem bij de leverancier, waarin per levering alle geleverde goederen zijn geregistreerd en daardoor identificeerbaar zijn;

  • de geleverde goederen mogen nog niet verwerkt zijn in nieuwe producten; en

  • de geleverde goederen mogen nog niet verwerkt zijn tot nieuwe producten.

In de algemene voorwaarden kun je een dergelijk beding als volgt verwoorden:
“ Alle door de leverancier in het kader van de overeenkomst geleverde goederen blijven eigendom van de leverancier totdat de koper alle verplichtingen uit de met de leverancier gesloten overeenkomst heeft voldaan.

De door de leverancier geleverde goederen, die ingevolge het voorgaande onder het eigendomsvoorbehoud vallen, mogen niet worden doorverkocht en mogen nimmer als betaalmiddel worden gebruikt. De koper is niet bevoegd om de onder het eigendomsvoorbehoud vallende zaken te verpanden of op enige andere wijze te bezwaren.”

Het blijkt echter dat dit eigendomsvoorbehoud vaak botst met rechten van anderen, bijvoorbeeld pandhouders. Daarvoor kun je zoals hierboven beschreven in de algemene voorwaarden het beding opnemen dat de koper de goederen niet mag verpanden, totdat de koper de goederen heeft betaald.

Echter bij betalingsproblemen kan de leverancier de koper vragen om een pandrecht te vestigen op de geleverde goederen. Dit is alleen mogelijk mits dit in de algemene voorwaarden vooraf is bedongen.

Het beding in de algemene voorwaarden kan er als volgt uitzien:
“De leverancier heeft het recht om aan de koper te verzoeken een pandrecht te vestigen op de geleverde goederen, indien de koper niet voldoet aan zijn verplichting om het volledige bedrag van de koopsom met eventueel bijkomende kosten te voldoen.”

Je hebt hiervoor wel medewerking van de koper nodig, want door levering is hij eigenaar van de goederen geworden. Het pandrecht moet gevestigd worden via een authentieke of geregistreerde onderhandse akte.

Indien de leverancier in een dergelijke situatie een pandrecht wil vestigen op zijn geleverde, maar nog niet betaalde goederen, doet hij hiertoe een voorstel aan de koper van de goederen. Direct voordat er een incassoprocedure is gestart, danwel direct daarna. Als de koper voldoende gelegenheid heeft gehad om te betalen en dat desondanks nalaat te doen en als de leverancier dan het incassotraject opstart, is het moment aangebroken om aan de koper het voorstel tot het vestigen van het pandrecht te doen.

Het voorstel van de leverancier is dan: incassoprocedure stoppen of niet starten, als de koper akkoord gaat met een verpanding. Gaat de koper hiermee niet akkoord, dan wordt de incassoprocedure voortgezet.

Er zijn dus mogelijkheden, maar men moet het wel vooraf vastleggen in de algemene voorwaarden.

Wilt u ook weten of uw algemene voorwaarden clausules van eigendomsvoorbehoud en pandrecht nodig hebben of hebt u andere vragen over algemene voorwaarden?
Neem dan contact op met Helmi van Bergen van Juridiqua, bureau voor juridisch organisatie advies via info@juridiqua.nl of via 046-4581387.