Articles for april 2016

De wisselwerking tussen processen en automatisering

Informatie en gegevens zijn belangrijke hulpmiddelen voor de bedrijfsvoering en de Administratieve Organisatie.
Gegevens, die tijdens de processen en procedures worden verzameld, worden opgeslagen in het geautomatiseerd systeem.
Informatie wordt via het automatiseringssysteem gegenereerd en vormt daarmee de basis voor de leiding van de organisatie om hun organisatie te kunnen leiden.
Administratieve Organisatie en Bedrijfsvoering functioneren dus met behulp van automatisering en worden hierdoor ondersteund.

Het gaat hierbij echter niet om het zonder meer aanschaffen en installeren van computers, een bedrijfsnetwerk en daarbij horende programma’s.
Daarmee pas je de Administratieve Organisatie aan aan datgene wat het programma kan. Maar de vraag is of dat ook is dat ook wat de organisatie nodig heeft.
Processen en procedures zijn hierbij dus leidend.

Het proces beschrijft:

Door de procesbeschrijvingen krijgt de organisatie die informatie, die aangeeft op welke manier automatisering mogelijk ingezet kan worden.
Daardoor wordt het beschrijven en ontwikkelen van processen een wisselwerking met het geautomatiseerd systeem en de inrichting daarvan.
Dat betekent dat de analyse en beschrijving van de bedrijfsvoering en de Administratieve Organisatie vanuit de processen – en vanuit de klant – beschreven dienen te worden, waarbij gebruik wordt gemaakt van de mogelijkheden, die het automatiseringssysteem kan bieden.
Door die wisselwerking kan het hier en daar voorkomen dat de Administratieve Organisatie en Bedrijfsvoering aangepast moet worden aan het automatiseringssysteem. Maar dit dan altijd in overleg met de organisatie. Het automatiseringssysteem mag hier niet het uitgangspunt zijn.

Conclusie is dus dat beide kanten van deze medaille bekend moeten zijn.
Zowel de procesbeschrijvingen en procesinrichting dienen grotendeels uitgewerkt te zijn, maar daarnaast moet ook bekend zijn wat elk automatiseringssysteem kan.
Daardoor ontstaat er een goed afgewogen bedrijfsvoering waarin automatisering een min of meer natuurlijke rol speelt.

Wilt u ook grip krijgen op procedures, procesmanagement en bedrijfsvoering in relatie met automatisering?
Neem dan contact op met Helmi van Bergen van Juridiqua, bureau voor juridisch organisatie advies via info@juridiqua.nl of via 046-4581387.

 

Wanneer leg je nu processen vast?

Elke organisatie, klein of groot, heeft structuur. Deze structuur is in de loop van de tijd ontstaan. Ook is er een structuur ontstaan van vastleggen en administreren. Dit is het begin van een administratieve organisatie.

Naarmate de organisatie groeit, zal er meer behoefte zijn om die structuur vast te leggen. Met groei van de organisatie bedoel ik meer mensen. Niet al die medewerkers doen dezelfde taken, maar wel al die taken moeten op elkaar worden afgestemd. Of meer medewerkers doen dezelfde taken. Die taken zullen dan ook volgens dezelfde regels en richtlijnen moeten worden uitgevoerd.

Wanneer een dergelijke situatie voorkomt, is het noodzakelijk dat de administratieve organisatie moet worden vastgelegd. Waar het eigenlijk op neer komt, is dat je als ondernemer, afdelingshoofd, bedrijfsleider graag grip wilt houden op je bedrijfsvoering en je processen. Het product of de dienst van de onderneming is waar het uiteindelijk om gaat en de rest is eigenlijk maar bijzaak. Maar zonder die bijzaak is het niet altijd mogelijk om de dienst of het product te leveren.
Bij dergelijke vragen en situaties is het dus verstandig om de bedrijfsvoering vast te leggen. Processen en procedures staan niet los van elkaar. Ze hebben een verbinding met elkaar.

Wanneer leg je nu de bedrijfsvoering en administratieve organisatie vast?

  1. Afstemming processen en bedrijfsvoering

Wanneer je wilt weten hoe de afzonderlijke processen met elkaar in verband staan en elkaar beïnvloeden.

  1. Informatiebepaling

Elke organisatie stuurt op informatie. Informatie over de omzet, de aantallen verkochte producten, de inkopen, uitvalpercentages. De vraag is wat wil je graag weten en hoe krijg je die informatie boven tafel. Wanneer je dus grip wilt hebben op de informatievoorziening van alle processen, is het dus noodzakelijk om de processen te beschrijven en vanuit deze processen de informatie te bepalen, die nodig is.

  1. Samenhang met automatisering

De inrichting van een geautomatiseerd systeem hangt samen met de inrichting van de bedrijfsvoering. Hoe moeten de medewerkers werken met het computersysteem en wat mogen ze wel of niet.

  1. Compliant zijn en voldoen aan wet- en regelgeving

Welke wetten en regels zijn van toepassing op jouw bedrijfsvoering? Heb je daar inzicht in? Ook hiervoor geldt dat inzicht in processen inzicht geeft in welke wet- en regelgeving nodig en gebruikt moet worden, maar ook wanneer.

  1. Kwaliteitsverbetering

Er gaat van alles mis; de kwaliteit van het product, het proces, de dienstverlening, de administratie moet beter. Dit wordt vaak geroepen, maar niet altijd kan dit onderbouwd worden. Interne controle en audits zouden dit naar boven kunnen halen. Hiervoor geldt: meten is weten. Maar wanneer kun je meten? Juist, wanneer je inzicht hebt in de processen en in de daarbij behorende kwaliteitsnormen.

  1. Certificering

Vaak is een al dan niet verplichte certificering een start om de bedrijfsvoering van alle processen te beschrijven.

  1. Eenduidigheid van werken

Wanneer medewerkers in het proces hetzelfde werk doen of wanneer handelingen in het proces telkens op dezelfde manier gedaan moeten worden, dan is het handig en verstandig om deze handelingen te beschrijven, zodat elke medewerker weet hoe werkzaamheden uitgevoerd moeten worden.

  1. Vastleggen bevoegdheden en verantwoordelijkheden / autorisatie

Wanneer je als organisatie graag wil weten, wie wat doet en wanneer. Zodat je weet welke medewerker welke werkzaamheden uitvoert en welke gegevens deze medewerker nodig heeft. En of die betreffende medewerker dat ook mag doen.

  1. Risicobeheersing

Bij alles wat we doen, lopen we risico’s. Maar welke risico’s zijn er, wanneer komen ze voor; hoe groot zijn ze als ze voorkomen. Om die risico’s te inventariseren is het noodzakelijk om de processen te beschrijven en hierin de risico’s na te lopen.

  1. Nieuwe werkwijze

Bij met name non-profitorganisaties kunnen er door beleidswijzigingen processen anders gaan verlopen of zelfs helemaal nieuw moeten worden ingericht. De invoering van de nieuwe werkwijze of het nieuwe beleidsterrein is al lastig genoeg, maar om continuïteit in werken te verkrijgen en te behouden is het zeker handig om al tijdens de invoering na te gaan hoe processen dienen te verlopen.

Conclusie

Wanneer blijkt dat een van bovenstaande redenen van toepassing is op jouw organisatie of onderneming, dan is het nodig om aandacht aan procesbeschrijvingen en administratieve organisatie te besteden.

Wilt u ook grip krijgen op procedures, procesmanagement en bedrijfsvoering?
Neem dan contact op met Helmi van Bergen van Juridiqua, bureau voor juridisch organisatie advies via info@juridiqua.nl of via 046-4581387.

Domeinnaamfraude:hoe te herkennen en wat te doen!

U wordt gebeld met het volgende: “U bent eigenaar van de website met domeinnaam judiqua.nl en wij hebben via een derde partij vernomen dat de domeinnaam juridiqua.com vrij komt en dat deze partij die naam wilt claimen. Omdat u de extensie met .nl al heeft kunnen wij dit voor u blokkeren en de .com extensie voor u registreren.”

 

Dit wordt domeinnaamfraude genoemd.
In het telefoongesprek wordt u dringend verzocht om toch snel te beslissen om deze .com extensie af te kopen.
Ook wordt het argument gebruikt dat u daardoor meer traffic krijgt naar uw eigen website; het is niet nodig om de .com extensie van uw website onder te brengen bij uw eigen webhost, zeggen ze.

Domeinnaamfraude: welke vormen?
Dergelijke aanbiedingen gaan vaak telefonisch, maar via e-mail en per brief komen deze aanbiedingen ook voor.

Domeinfraude: is er iets tegen te doen?
Indien u toch ingaat op het aanbod, dan krijgt u de rekening gepresenteerd. Het kan voorkomen dat ze zeggen dat het bedrag een afkoopsom is van tien jaar, maar dat u elk jaar toch weer diezelfde nota krijgt.
Indien u hierop toch bent ingegaan, dan kunt u het beste aangifte doen bij de politie van oplichting. Maak ook melding hiervan bij de fraudehelpdesk, net zoals bij acquisitiefraude, of bij het SIDN.

Beter is het om vooraf dit te voorkomen. Hoe doet u dat dan.

  • Ga niet telefonisch in op het aanbod

  • Vraag altijd om een schriftelijk aanbod, waarover u al of niet wilt nadenken of reageren: meestal doen ze dit niet en verbreken de verbinding

  • Reageer ook niet op e-mails of brieven met een dergelijke strekking

  • Zorg ervoor dat uw medewerkers over dergelijke praktijken zijn geïnformeerd en geef ze de boodschap mee dat ze dus niet ingaan op dergelijke aanbiedingen

    – telefonisch, per e-mail of per brief – .

     

Ook als u niet ingaat op een dergelijke poging tot oplichting, kunt u hiervan melding maken bij de fraudehelpdesk en/of de SIDN.

Wilt u meer informatie over hoe u uw procedures fraudeproof kunt maken?

Neem dan contact op met Helmi van Bergen van Juridiqua, bureau voor juridisch organisatie advies via info@juridiqua.nl of via 046-4581387.