Articles for juni 2016

Hoe vastgelegde en beschreven processen te gebruiken?

Het vastleggen van bedrijfsvoering en processen kost tijd en energie. En is eenmaal alles vastgelegd, wat gebeurt er dan mee? Belandt dan al het werk in een ordner in de kast, totdat er enkele jaren later weer iemand op het idee komt om de bedrijfsvoering en de processen te beschrijven.
Met andere woorden we doen al het werk weer opnieuw en het verdwijnt weer in de kast.

Jammer en ook onnodig. Hieronder noem ik enkele voorbeelden om te laten zien dat processen vastleggen wel werkt en kan helpen om de organisatie soepel draaiend te houden.

De voorbeelden zijn:

Natuurlijk legt u bij een nieuwe medewerker of bij uw collega, die u tijdens uw vakantie vervangt, niet plompverloren de procesbeschrijving en alle werkinstructies, die daarbij horen, op hun bureau. En laat hem of haar vervolgens zonder tekst of uitleg hier maar mee werken.

Wat u uiteraard wel doet, is samen met uw nieuwe collega of uw vervanger samen alles doornemen. En de procesbeschrijving én alle daarbij horende werkinstructies geeft u daarna ter informatie en als naslag. Zodat uw collega zaken kan nakijken, wanneer u niet (direct) beschikbaar bent om tekst en uitleg te geven.

In het uiterste geval moet het zelfs mogelijk zijn, zeker bij plotselinge uitval bijvoorbeeld wegens ziekte, om alleen met de procesbeschrijvingen en werkinstructies bij de hand het werk van uw zieke collega over te nemen.

Op die manier heeft vastlegging en beschrijving van de bedrijfsvoering en processen zin, u houdt hiermee de procesbeschrijvingen actueel én bovendien worden de beschrijvingen actief gebruikt.

Wilt u ook weten hoe u processen, procesmanagement en bedrijfsvoering kunt beschrijven en vastleggen?
Neem dan contact op met Helmi van Bergen van Juridiqua, bureau voor juridisch organisatie advies via info@juridiqua.nl of via 046-4581387.

Wanneer leg je nu processen vast? Deel 3

In mijn blog van 10 april 2016 over het wanneer vastleggen van processen heb ik 10 redenen genoemd wanneer het noodzakelijk is om de bedrijfsvoering en de administratieve organisatie vast te leggen.

Uiteraard zijn dit niet de enige redenen. In mijn vorige blog van 23 mei 2016 heb ik het uitgebreid gehad over het vastleggen van kennis van de processen en administratieve organisatie.

In deze blog wil ik het hebben over het vastleggen van processen en bedrijfsvoering met betrekking tot kwaliteit en het verbeteren van die kwaliteit (wederom met dank aan Ate Smit).

Kwaliteit en kwaliteitsverbetering

  1. Door het vastleggen van de processen en de bedrijfsvoering toont de bedrijfsleiding aan dat ze haar processen en bedrijfsvoering op orde heeft.

  1. Omdat de processen en de bedrijfsvoering vastgelegd zijn, kan de bedrijfsleiding eenvoudiger, eenduidiger en makkelijker de organisatie aansturen.

  1. De vastgelegde processen zijn de basis van waaruit verbetering kan plaatsvinden.

  1. De vastgelegde processen zijn de basis van waaruit de implementatie van een (nieuw) systeem kan plaatsvinden.

  1. Het vastleggen van de processen geeft de bedrijfsleiding de mogelijkheid de medewerkers te betrekken bij het blijvend verbeteren van de best practices.


    Conclusie

Kwaliteitsverbetering begint bij de basis, een nulmeting. In dit geval het vastleggen van de processen en bedrijfsvoering, zoals die er nu zijn. Op die manier vormen de vastgelegde processen een basis voor kwaliteitsverbetering.

Wilt u ook weten hoe u de basis legt voor kwaliteitsverbetering door het vastleggen van processen, procesmanagement en bedrijfsvoering?
Neem dan contact op met Helmi van Bergen van Juridiqua, bureau voor juridisch organisatie advies via info@juridiqua.nl of via 046-4581387.