Articles for augustus 2016

Waarom processen beschrijven? Ik heb het toch allemaal in mijn hoofd.

Het zit in mijn hoofd. Wat?
Hoe het hier in deze organisatie allemaal reilt en zeilt. En dat wat ik niet helemaal in mij hoofd heb, dat weet medewerker X wel. Want die voert deze activiteit altijd uit.
Wanneer een organisatie of onderneming pas begint, dan werkt het bovenstaande nog wel. Op die manier is elke organisatie begonnen: als een idee van een persoon of enkele personen. Zij starten met hun idee een onderneming en in de loop van de tijd groeit die onderneming. Niet alleen in werk en omzet, maar ook in mensen.
Er komt iemand bij om de groeiende administratie te doen, want dat lukt niet meer in het weekend.
Het gaat zo goed dat de starter de producten of diensten niet zelf meer alleen kan maken of uitvoeren. Daarvoor komen er mensen bij.
Het wordt steeds drukker én groter. En de organisatie groeit.
Ook de administratieve processen: Inkoop, verkoop voorraadbeheer, administratie, personeel en ga maar door.
En nog steeds zitten de diverse werkprocessen in de hoofden van de oprichter en enkele medewerkers van het eerste uur.
Dit roept bij mij de volgende vragen op:
  • zijn de processen in het hoofd gelijk aan de werkelijkheid
  • wat als iemand wegvalt, die dit proces van haver tot gort kent
  • hoe worden noodzakelijke wijzigingen ingepast in de dagelijkse realiteit
  • en hoe zit het met de fouten, die gemaakt worden.
En zo kan ik nog wel even doorgaan.
Wat hier belangrijke én verstandig is, is om (eventueel ) met een buitenstaander de administratieve processen eens op te schrijven.
Elke stap in elk proces, inclusief met alle bijhorende werkinstructies, formulieren en gegevens.
Wanneer dit allemaal goed beschreven is, dan ziet de organisatie pas echt:
  • hoe alle processen werkelijk lopen
  • waar dingen dubbel worden gedaan
  • waar zaken niet logisch lopen
  • waar gegevens ontbreken
  • wie al die gegevens wel of niet mag inzien
  • en of dat inderdaad de bedoeling is.
De beschrijving van alle werkprocessen en de administratieve organisatie wordt dan een extern geheugen dat gebruikt kan worden:
  • als naslagwerk en geheugensteuntje
  • voor procesverbetering
  • en nog veel meer.
Wilt u ook weten hoe u processen, procesmanagement en bedrijfsvoering kunt beschrijven en vastleggen? En op die manier rust in het hoofd krijgt voor de core business.
Neem dan contact op met Helmi van Bergen van Juridiqua, bureau voor juridisch organisatie advies via info@juridiqua.nl of via 046-4581387.