Articles for november 2016

Reglementen en uw organisatie

Waar een aantal mensen in een organisatie samenwerken, worden er afspraken gemaakt. Afspraken over hoe gewerkt moet worden, hoe om te gaan met klanten, hoe u omgaat met privacy, wat u doet met klachten en nog veel meer mogelijke onderwerpen.
Als voorbeelden noem ik:
  • huishoudelijk reglement of huisregels
  • verzuimregels
  • privacyreglement
  • cursistenreglement
  • leerlingenstatuut
  • klachtenregeling
  • regeling voor het gebruik van het bedrijfswagenpark
  • vakantie- en verlofreglement
  • Vrijwilligersreglement.
Hierboven staat geen uitputtende beschrijving. Maar al die reglementen regelen en beschrijven voor een bepaalde groep of onderwerp in de organisatie waaraan die groep of de organisatie zich aan te houden heeft.
Een privacyreglement bijvoorbeeld regelt en beschrijft hoe uw organisatie met privacy omgaat.
Een cursistenreglement beschrijft de rechten én plichten van uw cursisten.
Het hoe en wat met betrekking tot het gebruik van de bedrijfswagens binnen uw organisatie zet u in een reglement.
Deze voorbeelden illustreren hoe de organisatie met betrekking tot dergelijke onderwerpen om wil gaan.
Bij dergelijke reglementen zijn de volgende zaken belangrijk:
  • wat mag er wel en niet in staan: met andere woorden het moet juridisch wel juist zijn;
  • hoe worden dergelijke reglementen geïimplemteerd in de organisatie: niet alleen door ze ergens op te hangen of op een website te plaatsen, maar juist door ze heel actief onder de aandacht te brengen bij de mensen in de organisatie die ermee moeten werken.
Wilt u ook weten welke reglementen er in uw organisatie nodig zijn en hoe u deze niet alleen juridisch goed beschreven krijgt, maar ook actief in uw organisatie implementeert. Neem dan contact op met Helmi van Bergen van Juridiqua, bureau voor juridisch organisatie advies via info@juridiqua.nl of via 046-4581387.
 

Contracten en uw organisatie

Elke organisatie, hoe klein ook, sluit contracten met andere organisaties.
Soms een of twee, zoals mijn bedrijf waaronder mijn webhostingcontract, maar hoe groter de organisatie hoe meer contracten.
Uiteraard bij meerdere werknemers in een organisatie de arbeidscontracten, maar daarnaast bestaan er diverse andere contracten, zoals:
  • inkoopcontracten
  • verkoopcontracten
  • onderhoudscontracten
  • dienstverleningscontracten
  • softwarecontracten
Daarnaast kun je contracten ook op een andere manier indelen:
  • eenmalige contracten
  • aflopende contracten waarbij een tijdsperiode is bepaald
  • aflopende contracten met stilzwijgende verlenging
  • doorlopende contracten
  • enzovoorts.
Heeft u van al uw contracten goed in beeld wat er afgesproken is?
Het hoofddoel van het contract is meestal wel helder, maar juist de overige informatie met betrekking tot de contracten is niet altijd voor iedereen duidelijk.
Met overige informatie bedoel ik bijvoorbeeld:
  • betalingstermijnen
  • garantiebepalingen
  • opzegtermijnen.
Legt u die overige informatie vast of stopt u het contract in de map “Contracten” en de facturen in de map “Facturen” en laat u het daarbij? En haalt u pas het contract weer uit de map als er problemen zijn?
Dan blijkt vaak dat er bepalingen in de Algemene Voorwaarden staan, die de problemen niet altijd oplossen, maar juist erger maken.
Bijvoorbeeld een te late opzegging van een contract, dat stilzwijgend wordt verlengd, omdat u niet goed heeft gekeken welke opzegtermijn er in de Algemene Voorwaarden staan.
Dit kunt u voorkomen door een goed contractbeheer.
Contractbeheer is het fysiek en digitaal beheer van contracten, zodat de juiste informatie op het juiste moment op de juiste plaats beschikbaar is.
Dat wil zeggen dat u op één plek alle relevante gegevens over elk contract systematisch in een databank registreert.
Het blijft niet bij registreren alleen, maar ook actief de informatie uit de contracten halen en die informatie ook gebruiken.
Zoals bijvoorbeeld:
  • wat zijn de afspraken uit dit contract, worden die nagekomen en hoe meet je dat,
  • wie in de organisatie is verantwoordelijk voor de nakoming van dit contract,
  • wanneer loopt dit contract af, moet dit contract verlengd worden en en zo ja, hoe dan, of is dit contract een doorlopend contract en hoe gaat een organisatie daar mee om?
Wilt u ook weten hoe u contractbeheer in uw bedrijfsvoering kunt toepassen en integreren.
Neem dan contact op met Helmi van Bergen van Juridiqua, bureau voor juridisch organisatie advies via info@juridiqua.nl of via 046-4581387.