Articles for januari 2017

Verwacht in 2017 het Boek: “Orde in de chaos van regelgeving en bedrijfvoering”

Op mijn LinkedIn-profiel staat in de headline onder andere dat ik schrijver ben van het boek “Orde in de chaos van regelgeving en bedrijfsvoering”.
Het eerste concept van dit boek is klaar én zal, voorzien van deskundig advies, nog aangepast worden.
In deze blog schrijf ik over de doelgroep van dit boek:
  • directie en bedrijfsleiding van kleine tot middelgrote MKB-bedrijven (vanaf 25 medewerkers tot ongeveer 300 medewerkers)
  • bestuurders en directie van stichtingen met veel medewerkers en/of vrijwilligers.
In deze organisaties is vaak weinig tijd en kennis aanwezig om de Administratieve Organisatie en de bedrijfsvoering van die organisatie in kaart te brengen, te analyseren, te beschrijven en, indien nodig, te verbeteren.
De bedrijfsleiding en directie zien echter wel om diverse redenen de noodzaak hiervan in. Ik noem er een paar:
  • inzicht in de processen
  • het is nodig vanwege certificering
  • kennisdelen
  • het voorkomen dat kennis weglekt door ontslag van medewerkers.
Uiteraard zijn er meer redenen om de Administratieve Organisatie en de Bedrijfsvoering in kaart te brengen. Daarvoor verwijs ik naar eerdere blogs.
Zowel bij directie en bedrijfsleiding alsook bij medewerkers ontbreekt de kennis:
  • hoe pak ik het aan
  • hoe beschrijf ik het goed
maar ook de tijd:
  • de dagelijkse stroom van activiteiten geeft vaak geen gelegenheid om hier tijd aan te besteden
  • ook vakantieperiodes, waarvan men vaak zegt dat men daarvoor dan de tijd heeft, wordt daarvoor niet benut, want vaak moet men naast het eigen werk ook nog collega’s vervangen.
Soms wordt er wel aandacht besteedt aan procedures of werkinstructies. Er worden zaken op papier gezet, die ofwel actueel zijn, bijvoorbeeld een social media reglement, ofwel intern een probleem veroorzaken, bijvoorbeeld het gebruik van de bedrijfswagens.
Dit wordt dan alvast in het procedureboek geplaatst en er wordt ook op gezette tijden geaudit.
Dus we doen al wat. Is dit echter genoeg?
Ik denk het niet. Want waar is het overzicht, de grote lijn en het inzicht in de Administratieve Organisatie en bedrijfsvoering.
Op deze vragen geeft het boek antwoord.
Kunt u nog niet zo lang wachten en wilt u ook weten hoe u de processen van uw Administratieve Organisatie en bedrijfsvoering kunt beschrijven, vastleggen en daar waar nodig verbeteren?
Neem dan contact op met Helmi van Bergen van Juridiqua, bureau voor juridisch organisatie advies via info@juridiqua.nl of via 046-4581387.
 

Processen moeten werken voor mensen

Processen moeten werken voor mensen. De mens is niet ondergeschikt aan de processen.
Het is echter wel handig om te weten hoe de Administratieve Organisatie en de bedrijfsvoering geregeld zijn.
Door het beschrijven van de Administratieve Organisatie creëer ik orde en rust, laat ik zien hoe bijvoorbeeld het inkoopproces invloed heeft op het verkoopproces.

Het creëren van inzicht en overzicht is het eerste doel van de beschrijving van de bedrijfsvoering en de Administratieve Organisatie.
De organisatie, bedrijfsleiding én medewerkers zien daardoor scherp hoe de processen, waar ze in werken, nu werkelijk lopen én ook op welke punten verbetering mogelijk en nodig is.

Dat vraagt niet alleen inzicht in processen, maar ook om vertrouwen van de mensen in de organisatie om hun inzichten en ervaringen te delen.
Het is belangrijk om helder te krijgen om of processen goed lopen en op welke punten in het proces verbeteringen nodig zijn.

Waarom is dit dan zo belangrijk?

  • Een goede beschrijving van de Administratieve Organisatie geeft inzicht in de processen. De processen vormen immers de kern van de organisatie en bepalen mede de kwaliteit van de geleverde producten en diensten.

  • De organisatie krijgt door het beschrijven van de bedrijfsvoering een bestand – het liefst geautomatiseerd en geïntegreerd in het systeem – waardoor alle medewerkers, ook nieuwe inzicht krijgen in de processen.

    De beschrijving van de bedrijfsvoering kan dan gebruikt worden bij het inwerken van nieuwe medewerkers.

Er zijn uiteraard nog meer redenen waarom je processen vastlegt. Zie hiervoor ook mijn artikelen hierover van april, mei en juni 2016.

Wilt u ook weten hoe u de processen van uw Administratieve Organisatie en bedrijfsvoering kunt beschrijven, vastleggen en daar waar nodig verbeteren?.
Neem dan contact op met Helmi van Bergen van Juridiqua, bureau voor juridisch organisatie advies via info@juridiqua.nl of via 046-4581387.