Articles for april 2017

Tijd en geld besparen door het beschrijven van processen in uw organisatie

Het beschrijven en vastleggen van de Administratieve Organisatie en de processen en procedures wordt vaak gezien als tijdrovend en geldverslindend.
Veel medewerkers in een organisatie hebben vaak weinig tijd om naast hun dagelijkse werkzaamheden die werkzaamheden ook nog eens vast te leggen in procesbeschrijvingen en werkinstructies. En wanneer een adviseur van buiten de organisatie wordt ingehuurd wordt dit vaak gezien als duur en geldverslindend.
Maar is dit werkelijk het geval?
Wat levert het op als een organisatie de Administratieve Organisatie, de bedrijfsvoering en de processen heeft vastgelegd:
  • Inzicht in het totale proces, waardoor inefficiënties, dubbele handelingen, maar ook ontbrekende handelingen zichtbaar worden.
  • Uiteraard beschrijvingen van de werkzaamheden, waardoor bij afwezigheid van een medewerker de werkzaamheden door een collega kunnen worden overgenomen.
  • Inzicht in de huidige procesbeschrijvingen, waardoor de kwaliteit van bijvoorbeeld het verkoopproces kan worden verbeterd.
Al die inzichten in de processen en in het totaaloverzicht leveren op de lange duur besparingen op in tijd, geld en rust voor de organisatie.
In tijd:
door het schrappen van overbodige of dubbele handelingen en die tijd te gebruiken voor andere werkzaamheden, die vaak niet kunnen worden opgepakt door tijdgebrek. Hierdoor kan de kwaliteit van werken verhoogd worden, informatievoorziening naar medewerkers en klanten verhoogd worden en daardoor dus tijd en geld worden bespaard en zelfs worden verdiend.
In geld:
Door kwaliteitsverbeteringen van bijvoorbeeld het verkoopproces te baseren op het bestaande proces en alleen die stappen in het verkoopproces te veranderen of aan te passen. Hierdoor blijven werkzaamheden, die goed lopen, gewoon doorlopen en worden juist alleen die zaken aangepast, die ervoor zorgen dat de kwaliteit van het betreffende proces verbeterd wordt.
Rust:
Beschrijvingen van processen leveren voor de organisatie rust op, omdat bij het (plotseling) uitvallen van een medewerker de collega’s de werkzaamheden gewoon kunnen uitvoeren aan de hand van de procesbeschrijvingen.
Wilt u meer weten hoe u tijd en geld kunt besparen met het beschrijven van de processen in uw organisatie? Neem dan contact op met Helmi van Bergen van Juridiqua, bureau voor juridisch organisatie advies via info@juridiqua.nl of via 046-4581387.

 

 

Automatisering zet je organisatie op zijn kop

Een nieuw automatiseringssysteem op welk gebied dan ook, zet de organisatie én de processen van die organisatie op zijn kop. Wanneer je dat vertelt, zal iedereen dit bevestigen, maar de meeste mensen zullen er zich geen voorstelling van kunnen maken hoe dat dan in zijn werk gaat.
Het idee dat een organisatie beter en efficiënter gaat werken met een nieuw systeem is altijd heel groot, maar werkt dat in de praktijk na invoering van dat nieuwe systeem dan ook zo.
Een voorbeeld.
Efficiënt is het volgende zeker niet.
In het systeem is aangepast of opgenomen dat Inkoop zijn inkooporders vastlegt in het systeem en dat bij levering het Magazijn in het systeem kan zien wat en hoeveel er geleverd moet worden. Daarna geeft de magazijnmedewerker aan in het systeem dat de betreffende inkooporder is geleverd en in goede staat is ontvangen.
Wat gebeurt er echter daarnaast? Inkoop print zijn inkooporder, legt die inkooporder in het bakje “Nog te leveren goederen”. Op het moment dat de magazijnmedewerker de goederen heeft ontvangen en de ontvangst van de goederen in het systeem heeft verwerkt, loopt deze zelfde magazijnmedewerker met de bijbehorende leveringspapieren naar Inkoop. Hij legt de leveringspapieren in het bakje “Ontvangen en geleverde goederen”. Een maal per week of per dag – dit is uiteraard afhankelijk van de hoeveelheid inkooporders en leveringen – vergelijkt Inkoop handmatig het bakje “Nog te leveren goederen” met het bakje “Ontvangen en geleverde goederen”.
Dit terwijl het systeem uitstekend in staat is om dit automatisch te doen. Inkoop kan daarom beter en dit is ook de bedoeling per periode een lijst maken via het systeem van alle inkooporders, die geleverd en ontvangen zijn. En de leveringen, waarmee iets aan de hand is, kun je in deze lijst laten markeren, zodat je die nog extra kunt controleren.
Hoe kun je dit oplossen?
Dit is op te lossen door eerst, voordat het systeem verbeterd gaat worden of een nieuw systeem ingevoerd gaat worden, de processen, zoals die dan zijn en lopen, te beschrijven.
Daarna te bepalen wat het nieuwe systeem kan en welke informatie het systeem kan leveren en op die manier te bepalen op welke manier dit in het bestaande proces kan worden aangepast. In ons voorbeeld is de aanpassing elke periode een lijst laten maken, die aangeeft welke inkooporders er geleverd zijn, die goed geleverd zijn en welke inkooporders niet goed geleverd zijn.
Zodat je alleen aandacht hoeft te besteden aan de inkooporders, die niet goed geleverd zijn.
Wilt u meer weten over procesbeschrijving en samenhang met automarisering? Neem dan contact op met Helmi van Bergen van Juridiqua, bureau voor juridisch organisatie advies via info@juridiqua.nl of via 046-4581387.