Articles for mei 2017

Hoe krijg ik de medewerkers zover?

De start om de administratieve organisatie en de bedrijfsvoering te beschrijven en vast te leggen komt meestal vanuit de directie / bedrijfsleiding van een organisatie. Echter dit hele proces van inventarisatie, beschrijving, vastlegging en (eventuele) verbetering van de administratieve organisatie en bedrijfsvoering kan niet plaatsvinden zonder de medewerking van de medewerkers in de organisatie.
Medewerkers hebben de kennis van hun processen in hun hoofd en weten hoe de processen verlopen in de organisatie. Die kennis van de medewerkers zal dus gedeeld moeten worden.
De grote vraag hierbij is hoe krijg ik als bedrijfsleiding de medewerkers zover dat deze kennis wordt gedeeld en vastgelegd en daar waar nodig verbeterd.
Draagvlak creëren bij de medewerkers en communicatie hierover is daarbij heel belangrijk.
Draagvlak creëren doe je door:
  • medewerkers vroegtijdig te betrekken bij het proces, de plannen en de visie van het vastleggen van administratieve organisatie en bedrijfsvoering
  • medewerkers mee te laten denken over het proces en de planning
  • nadruk te leggen op kwaliteitsverbetering en niet op fouten, die eventueel door medewerkers worden gemaakt
  • medewerkers actief mee te laten analyseren en beslissen hoe de administratieve organisatie en de processen beter zouden kunnen verlopen
  • medewerkers mede verantwoordelijk te maken voor de uitvoering van de processen, zodat ze een belang hebben bij een goed verloop van het proces
  • medewerkers een rol geven bij de procesbeschrijvingen.
Draagvlak creëren vergt dus communicatie, die vanuit beide kanten – bedrijfsleiding en medewerkers – open en transparant is. Daarbij gaat het niet alleen om de kennis ten behoeve van het “handboek”, maar ook om fouten in processen, verbetervoorstellen, meten van prestaties en onderhoud.
Op die manier krijg je een handboek administratieve organisatie en bedrijfsvoering, dat werkt voor de organisatie en telkens actueel bijgehouden zal worden.
Wilt u meer weten hoe u uw administratieve organisatie en bedrijfsvoering het beste kunt beschrijven, vastleggen en verbeteren in uw organisatie? Neem dan contact op met Helmi van Bergen van Juridiqua, bureau voor juridisch organisatie advies via info@juridiqua.nl of via 046-4581387.

Heeft u de privacy van uw organisatie in orde?

Deze vraag en de daarop volgende vraag “En zo ja, hoe heeft u dat dan geregeld?” zijn vragen, die vanaf mei 2018 aan uw organisatie gesteld gaan worden.
Op 25 mei 2018 vervangt de AVG – de Algemene Verordening Gegevensbescherming – de Wbp – de Wet Bescherming persoonsgegevens. Wat betekent dit dan voor uw organisatie en de bescherming van de privacy van de in uw organisatie opgeslagen persoonsgegevens. Daarbij moet u denken aan:
  • Persoonsgegevens van uw medewerkers
  • Persoonsgegevens van uw leveranciers
  • Persoonsgegevens van uw klanten.
Kunt u voor deze registraties en de gegevens, die daarin zijn opgeslagen de volgende vragen met JA beantwoorden?
  • Heeft u de gegevens eerlijk verkregen en behoorlijk verwerkt?
  • Bewaart u deze gegevens voor een of meer gespecificeerde en rechtmatige doeleinden?
  • Gebruikt u deze gegevens in overeenstemming met de gespecificeerde en rechtmatige doeleinden?
  • Bewaart u deze persoonsgegevens van deze personen veilig?
  • Zijn de gegevens van deze personen accuraat, compleet en up-to-date?
  • Zijn deze gegevens over deze personen passend bij, relevant voor en niet buitensporig voor het doel van de registratie? Met andere woorden verzamelt u geen gegevens, die niets van doen hebben met het doel van de registratie.
  • Bewaart u deze gegevens niet langer dan noodzakelijk?
Als u al deze vragen met JA kunt beantwoorden, dan bent u ook in staat om per registratie aan te geven welke relevante data u verzamelt en registreert, met welk doel u dit doet en hoe lang u deze gegevens bewaart. Daarbij zult u ook moeten kunnen aantonen wie bevoegd is om met welke persoonsregistratie te werken of gegevens in te zien. Ik kan me voorstellen dat niet elke medewerker de persoonsgegevens en overige zaken over zijn collega’s mag zien.
Maar ook moet u kunnen aantonen wat u doet bij calamiteiten zoals bijvoorbeeld bij een datalek.
Let op: alles wat ik hierboven heb beschreven geldt voor alle organisaties, zoals grote en kleine MKB-bedrijven, stichtingen, coöperaties.
Wilt u meer weten hoe u uw privacy in orde kunt krijgen in uw organisatie? Neem dan contact op met Helmi van Bergen van Juridiqua, bureau voor juridisch organisatie advies via info@juridiqua.nl of via 046-4581387.