Articles for juni 2018

Allemaal losse procesbeschrijvingen. Handig? ja of nee?

Op een netwerkbijeenkomst spreek ik wel eens over het waarom van mijn boek: Orde in de Chaos van regelgeving en bedrijfsvoering. En als reactie komt terug dat ze alle losse processen hebben beschreven, maar niet zien waarom ze een geïntegreerde procesbeschrijving moeten maken.
Verder doorvragen levert op dat men wel vaak onduidelijkheden of dubbelingen ervaart bij de procesovergang van de ene afdeling naar de andere. Of er worden vaak bij dit soort situaties fouten of problemen ervaren waar men de vinger niet achter kan krijgen.
Die fouten of problemen willen ze echter wel graag uit de wereld hebben. Alleen weet men dan niet zo goed waar men het dan moet zoeken.

De oplossing is eigenlijk simpeler dan men denkt.
Zie de losse processen niet als afzonderlijke losstaande eenheden, maar als één groot proces waarbij over de afzonderlijke afdelingen heen wordt gekeken naar de overgangen in het proces.
Dit omdat vaak door de ontwikkelingen in de loop van de tijd dubbele acties zijn ontstaan. Soms door automatisering, soms door extra controles die ooit nodig waren, maar waarvan men nu de noodzaak niet meer ziet.
Hoe en waarom dit ooit is ontstaan is nu niet relevant; wel relevant is hoe deze inefficiënties verholpen kunnen worden.

Belangrijk is dat bedrijfsprocessen niet als een aantal losse processen worden gezien, maar juist als een geïntegreerd compleet bedrijfsproces met diverse onderdelen.

Meer weten lees mijn boek “Orde in de Chaos van regelgeving en bedrijfsvoering” of neem contact met me op via: info@juridiqua.nl of via 06-13624614

Elke keer het wiel van uw bedrijfsvoering uitvinden?

Het wiel is ooit een keer uitgevonden. Daarna kwamen er alleen verbeteringen of nieuwe en vernieuwde toepassingen van deze uitvinding. Deze uitvinding is heel duidelijk telkens toepasbaar.

Maar gebeurt dat ook bij jouw bedrijfsvoering? Hoe vaak worden dezelfde werkzaamheden of activiteiten verschillend of afwijkend van de vorige keer gedaan?
Bijvoorbeeld omdat:

  • de activiteiten maar enkele keren per jaar wordt uitgevoerd en er niet wordt bijgehouden hoe het telkens is uitgevoerd

  • er meerdere medewerkers op verschillende manieren dezelfde activiteit uitvoeren

  • we niet meer weten hoe we de vorige keer de betreffende activiteit hebben uitgevoerd.

Dit is uiteraard niet handig.

Dit is te voorkomen door:

  • je bedrijfsvoering in kaart te brengen

  • alle processen waaruit je bedrijfsvoering bestaat te beschrijven

  • de beste werkwijzen of procesgang te bepalen

  • te handelen zoals je hebt afgesproken.

Het lijkt bureaucratisch, maar dat is het niet. Zeker niet wanneer je de beschrijving van je bedrijfsvoering actief gebruikt.

Meer weten hierover, bestel dan het boek “Orde in de chaos van regelgeving en bedrijfsvoering” van Helmi van Bergen van Juridiqua, bureau voor juridisch organisatie advies via deze link:

Boek “Orde in de chaos van regelgeving en bedrijfsvoering”

Meer informatie via: info@juridiqua.nl of via 046-4581387.