Op een netwerkbijeenkomst spreek ik wel eens over het waarom van mijn boek: Orde in de Chaos van regelgeving en bedrijfsvoering. En als reactie komt terug dat ze alle losse processen hebben beschreven, maar niet zien waarom ze een geïntegreerde procesbeschrijving moeten maken.
Verder doorvragen levert op dat men wel vaak onduidelijkheden of dubbelingen ervaart bij de procesovergang van de ene afdeling naar de andere. Of er worden vaak bij dit soort situaties fouten of problemen ervaren waar men de vinger niet achter kan krijgen.
Die fouten of problemen willen ze echter wel graag uit de wereld hebben. Alleen weet men dan niet zo goed waar men het dan moet zoeken.
De oplossing is eigenlijk simpeler dan men denkt.
Zie de losse processen niet als afzonderlijke losstaande eenheden, maar als één groot proces waarbij over de afzonderlijke afdelingen heen wordt gekeken naar de overgangen in het proces.
Dit omdat vaak door de ontwikkelingen in de loop van de tijd dubbele acties zijn ontstaan. Soms door automatisering, soms door extra controles die ooit nodig waren, maar waarvan men nu de noodzaak niet meer ziet.
Hoe en waarom dit ooit is ontstaan is nu niet relevant; wel relevant is hoe deze inefficiënties verholpen kunnen worden.
Belangrijk is dat bedrijfsprocessen niet als een aantal losse processen worden gezien, maar juist als een geïntegreerd compleet bedrijfsproces met diverse onderdelen.
Heel duidelijk gezegd Helmi. Die dubbelingen en onduidelijkheden sluipen er inderdaad vaak in en als ze niet herkent worden blijft het lastig werken. Ben het ook vaak tegengekomen, maar iemand moet op een gegeven moment open staan voor verandering. Het grappige is dat er vaak niet zoveel voor nodig is om dingen te veranderen.