Articles Written By: Helmi van Bergen

Juridische vragen van ondernemers

Een ondernemer heeft zijn kennis en kunde op zijn vakgebied. Jouw vakgebied ken je als geen ander. Je zorgt er voor dat je vakkennis en je expertise op peil houdt.
Daarnaast komt er bij het ondernemen meer bij kijken dan alleen het werken met jouw klanten op jouw vakgebied.
Dat meerdere van het ondernemen dat is niet altijd gemakkelijk: je moet je administratie en boekhouding bijhouden, je zorgt dat je website actueel is en goed vindbaar, je doet aan acquisitie en marketing en nog meer.

Vaak probeer je zo goed en zo kwaad als je kan antwoorden te zoeken op vragen van onderwerpen, die niet op je vakgebied liggen. En er is best wel veel te vinden, maar hoe moet je dit nu interpreteren voor jouw onderneming?
Hoe pas je voor jouw bedrijf de gevonden antwoorden toe?
Als ondernemer wil je géén problemen op het gebied van bijvoorbeeld aansprakelijkheid of privacy.

Als jurist krijg ik regelmatig met de volgende zeer diverse vragen van ondernemers te maken (dit zijn er maar enkele):

  • hoe regel ik mijn aansprakelijkheden

  • wat moet ik doen om te voldoen aan de privacy regels

  • wanneer heb ik een verwerkersovereenkomst nodig

  • hoe zorg ik ervoor dat mijn klanten kunnen weten wat er in mijn Algemene Voorwaarden staat

  • hoe maak ik een goed contract

  • welke juridische documenten heb ik nodig

  • enzovoorts

Door deze juridische vragen stellen en proberen zelf een antwoord te zoeken , lijkt het alsof je door alle bomen het bos niet meer ziet en dus niet weet wat nu wel en wat nu niet kan en mag en nodig is.
Zoek je antwoorden én hulp, neem gerust contact met mij, Helmi van Bergen, op via: info@juridiqua.nl of via 06-13624614 of 046-4581387

 

Algemene Voorwaarden en de klant


Een ondernemer stelt zijn Algemene Voorwaarden op of laat dit doen door een deskundige hierin.
Meestal doet hij dit bij de start van de onderneming.
En dan? Is het hebben van deze Algemene Voorwaarden genoeg of moet er nog iets meer gebeuren?

Zeker richting de klant is alleen het laten opstellen of in huis hebben van de Algemene Voorwaarden niet genoeg. Er is meer nodig.

Wanneer je als ondernemer de Algemene Voorwaarden op alle overeenkomsten, contracten en rechtsbetrekkingen van toepassing wil laten zijn, dien je jouw klant dit te laten weten.
Maar met alleen een zinnetje zoals “Op al onze leveringen zijn onze Algemene Voorwaarden van toepassing” ben je er niet. De klant dient de Algemene Voorwaarden te kunnen lezen.
Of de klant dat doet is een tweede, maar hij moet wel de mogelijkheid hebben om deze te kunnen lezen.

Hoe zorg je er nu voor dat de klant de Algemene Voorwaarden kan lezen?
Je stuurt ze als pdf-bestand mee met de offerte.
Je zet een link in de offerte, die naar de Algemene Voorwaarden verwijst. Dat wel op een zodanige manier doen dat de klant een pdf-bestand van die Algemene Voorwaarden kan downloaden.

Het lijkt extra werk om dit te doen. Je kunt dit echter op een makkelijke manier regelen door bijvoorbeeld in je handtekening bij de offerte een link opnemen naar het pdf-bestand.
Echter door dit “extra” werk heb je als ondernemer je Algemene Voorwaarden naar je klant gestuurd. Of de klant deze leest is niet van belang. Hij heeft wel de mogelijkheid om de Algemene Voorwaarden te lezen.

Meer weten over Algemene Voorwaarden, neem gerust contact met mij, Helmi van Bergen,  op via: info@juridiqua.nl of via 06-13624614 of 046-4581387


Zijn uw Algemene Voorwaarden nog actueel?

Bij de start of overname van een onderneming wordt er meestal, helaas niet altijd, aandacht besteedt aan het opstellen van Algemene Voorwaarden.

In de loop van de tijd verandert er van alles, zoals onder andere:

  • wetgeving, die verandert

  • nieuwe wetgeving

  • andere werkwijzen in de onderneming

  • nieuwe producten en diensten

  • andere klanten, bijvoorbeeld van B2B naar B2C.

Maar nog steeds zijn dan van kracht de Algemene Voorwaarden, die opgesteld zijn bij de start of overname van de onderneming.

Net zoals je bij andere zaken geregeld bekijkt of ze nog actueel zijn, zoals bijvoorbeeld bij verzekeringen, is het raadzaam om de Algemene Voorwaarden geregeld na te laten kijken op:

  • nieuwe wetgeving

  • gewijzigde inzichten met betrekking tot de bedrijfsvoering

  • aansprakelijkheden en dergelijke.

Na actualisatie van de Algemene Voorwaarden kunnen deze er weer een tijdje tegen.

Meer weten over Algemene Voorwaarden, neem gerust contact met mij, Helmi van Bergen, op via: info@juridiqua.nl of via 06-13624614 of 046-4581387

Alleen opstellen Algemene Voorwaarden niet genoeg

De meeste ondernemers hebben Algemene Voorwaarden. Je laat de Algemene Voorwaarden bijvoorbeeld opstellen door een jurist of je neemt de standaard Algemene Voorwaarden van je branchevereniging over.
Daarnaast zet je de Algemene Voorwaarden op de website.
Zo dat is afgetikt, denk je dan.

Maar klopt dat wel? Is dat genoeg?
Nee, dat is niet zo. Je klant zal actief kennis moeten nemen van de Algemene Voorwaarden.
Dat kennisnemen van die Algemene Voorwaarden kan bijvoorbeeld al door het meesturen van de Algemene Voorwaarden bij de offerte.
Let op niet bij de factuur, want dan is het te laat. Op die manier kan de klant hiervan kennisnemen.

Verder zul je bepaalde zaken, die een actieve houding van jou of je klant nodig hebben en die in de Algemene Voorwaarden staan, in de bedrijfsvoering van je onderneming opnemen.

Voorbeelden:

  • Het hanteren van een betalingstermijn van 14 dagen staat in de Algemene Voorwaarden. Zet dit dan ook in de factuur.

  • Indien een ondernemer bij levering of plaatsing van zijn producten bepaalde voorbereidingen van de klant nodig heeft, omdat hij anders dit product niet goed kan plaatsen, dan is vermelding in de Algemene Voorwaarden alleen niet genoeg, maar zal dit in de communicatie naar de klant of opdrachtgever duidelijk moeten worden gemaakt. Bijvoorbeeld door middel van een checklist bij de opdrachtbevestiging.

Meer weten over Algemene Voorwaarden, neem gerust contact met mij, Helmi van Bergen, op via: info@juridiqua.nl of via 06-13624614 of 046-4581387

Standaardvoorwaarden gebruiken ja of nee?

Veel branches hebben standaardvoorwaarden, die de ondernemer kan gebruiken. Dit lijkt handig en dat is het in veel gevallen ook. Alleen zijn ze gemaakt voor de gemiddelde organisatie in die branche.
En aangezien er geen gemiddelde organisaties bestaan, kan het voorkomen dat de standaard algemene branchevoorwaarden niet helemaal geschikt zijn voor jouw organisatie.

De standaardvoorwaarden kunnen en mogen aangepast worden. Bijvoorbeeld omdat bepaalde standaardvoorwaarden beter passen bij de producten of diensten van de betreffende ondernemer.
Voorbeelden:

  • Een bedrijf in bouwmaterialen levert niet alleen de producten, maar plaatst ze ook. Dit laatste staat niet in de Algemene Voorwaarden van de branchevereniging, maar dit is in hun Algemene Voorwaarden toegevoegd.

  • In de branchevoorwaarden staat niet opgenomen eigendomsvoorbehoud of retentierecht, maar de ondernemer wil dit wel opgenomen hebben in zijn Algemene Voorwaarden.

  • Aanpassing van de betalingsvoorwaarden aan de bedrijfsvoering van de ondernemer, zoals bijvoorbeeld een aanbetaling bij plaatsing opdracht of reservering.

En zo zal iedere ondernemer, kijkend naar zijn eigen bedrijfsvoering, zelf wel zaken bedenken of zien, die in de standaard Algemene Voorwaarden niet staan of niet op de manier zoals de ondernemer dit ziet.

Aanpassen mag dus.
Bovendien is het sowieso goed om geregeld de Algemene Voorwaarden, standaard of niet, eens onder de loep te nemen.

Meer weten over Algemene Voorwaarden, neem gerust contact met me op via: info@juridiqua.nl of via 06-13624614 of 046-4581387

Waarom eigenlijk Algemene Voorwaarden?

Bijna iedere ondernemer heeft ze: Algemene Voorwaarden. In de volksmond ook wel genoemd de kleine lettertjes. Deze geven weer onder welke voorwaarden de ondernemer zaken doet.
Hierin staan de spelregels beschreven, die standaard gelden voor elke overeenkomst die de ondernemer aangaat met zijn klant of opdrachtgever.

Het gaat uitdrukkelijk niet om de kern van de overeenkomst: het product of dienst dat geleverd wordt of de afgesproken prijs of het tarief.

Algemene Voorwaarden dienen als bescherming van de ondernemer. Door deze Algemene Voorwaarden dekt de ondernemer zich in voor risico’s en aansprakelijkheden, die horen bij ondernemen, en voorkomt daarmee mogelijke problemen na het sluiten van de overeenkomst.

Algemene Voorwaarden kunnen niet alle aansprakelijkheden uitsluiten, wel beperken.
Zeker als dit in combinatie gaat met een aansprakelijkheidsverzekering.
Elke aansprakelijkheidsverzekering kent uitsluitingen, een verzekerd bedrag, een eigen risico en / of andere voorwaarden en verplichtingen waaraan de ondernemer moet voldoen wil er dekking zijn.
Belangrijk daarbij is de afstemming tussen de algemene voorwaarden en de aansprakelijkheidsverzekering.

Ook andere risico’s, die met ondernemen te maken hebben, maar niet door een verzekering gedekt worden, kunnen uitgesloten worden. Een voorbeeld: een leverancier levert te laat producten, die de ondernemer verwerkt in een opdracht van zijn klant. Daardoor levert de ondernemer te laat buiten zijn schuld. Als ondernemer kan hij in zijn Algemene Voorwaarden de aansprakelijkheid voor een te late levering buiten zijn schuld uitsluiten.

Uiteraard zijn er nog meer zaken, die in de Algemene Voorwaarden geregeld worden, en redenen om Algemene Voorwaarden te hebben en te onderhouden.

Meer weten over Algemene Voorwaarden, neem gerust contact met me op via: info@juridiqua.nl of via 06-13624614 of 046-4581387

Geen zorgen over de AVG, want we hebben een FG

Organisaties, die al dan niet verplicht een Functionaris Gegevensbescherming of Privacy Officer hebben aangesteld, kunnen niet achterover leunen met de opmerking dat ze (nog) voldoen aan de AVG omdat ze een Functionaris Gegevensbescherming (in dienst) hebben.

Bescherming van persoonsgegevens is niet de verantwoordelijkheid van de Functionaris Gegevensbescherming, maar van de directie van de organisatie.

En ook is het niet de bedoeling dat de Functionaris Gegevensbescherming de hele organisatie privacyproof maakt en dat in de toekomst zal blijven doen. En dat de rest van de organisatie overgaat op de normale orde van de dag.

Privacy en bescherming van persoonsgegevens is nu net iets dat van hoog tot laag door de gehele organisatie gedaan moet worden. Een Functionaris Gegevensbescherming kan daarbij ondersteunen, adviseren, waarschuwen en informeren. Zorgen dat de bescherming van persoonsgegevens is gewaarborgd daar kan de Functionaris Gegevensbescherming bij helpen, maar de verantwoordelijkheid is en blijft bij de directie van de organisatie.
Want de mensen in de organisatie werken aan de processen, waarbij persoonsgegevens betrokken zijn en weten daarom wat er met die persoonsgegevens gebeurt.
De Functionaris Gegevensbescherming helpt met zijn kennis van de AVG en in samenwerking met de mensen in de organisatie om de bescherming van persoonsgegevens op een goed niveau te krijgen en te houden.

De Functionaris Gegevensbescherming is dan adviseur, sparringpartner en kennisinstituut en is daarbij afhankelijk van de mensen in de organisatie, die de Functionaris Gegevensbescherming vragen stellen, informeren en indien nodig waarschuwen.

Dus nee, met een Functionaris Gegevensbescherming kun je als directie van een organisatie niet achteroverleunen en zeggen: “Wij hebben de AVG geregeld”.

Meer weten neem contact met me op via: info@juridiqua.nl of via 06-13624614 of 046-4581387

Leest u de Algemene Voorwaarden

Wanneer je deze vraag stelt aan ondernemers, maar ook aan consumenten dan zal het antwoord heel vaak nee zijn.
U zult zich dan afvragen waarom heb ik ze dan, als bijna niemand ze leest.

In de algemene voorwaarden staan de spelregels, die de ondernemer hanteert in het handelen met zijn klanten, zoals betalingstermijnen, wat wel en niet onder de garantie valt, welke zaken de ondernemer verwacht van de klant.
Het alleen hebben van de algemene voorwaarden is niet genoeg. Ze plaatsen op de website ook niet. Als ondernemer zul je de klant moeten wijzen op de algemene voorwaarden, die hij hanteert door ze bijvoorbeeld met de offerte mee te sturen of via een link in de offerte de klant erop te wijzen.

Dat alleen is niet voldoende. Een aantal zaken zul je actief in je bedrijfsvoering mee moeten nemen. Ik hanteer bijvoorbeeld een betalingstermijn van 14 dagen. Als ik de factuur stuur naar mijn klant, dan geeft ik dit actief aan in de factuur.
Een ander voorbeeld: indien een ondernemer bij levering of plaatsing van zijn productenbepaalde voorbereidingen van de klant nodig heeft, dan is plaatsing in de algemene voorwaarden niet alleen genoeg, maar zal dit ook in de communicatie naar de klant duidelijk moeten worden gemaakt, bijvoorbeeld door middel van een checklist bij de opdrachtbevestiging.

Op deze manier maak je een beter gebruik van je algemene voorwaarden.
Meer weten neem contact met me op via: info@juridiqua.nl of via 06-13624614.

Kent u uw juridische rechten en plichten?

Iedere organisatie, ieder bedrijf dient zich aan de wet te houden. En daarbij heb je als bedrijf rechten en plichten. Heel vaak wordt daarbij niet altijd gedacht aan de juridische aspecten van rechten en plichten.

Elke ondernemer weet dat hij/zij moet voldoen aan een aantal verplichtingen, waaronder:

  • inschrijving in het Handelsregister bij de Kamer van Koophandel

  • administratieplicht

  • BTW-wetgeving

  • Privacywetgeving

Daarnaast zijn er ondernemingen, die te maken hebben met specifieke wet- en regelgeving zoals bijvoorbeeld:

  • milieuwetgeving

  • arbeidsrecht

  • contractenrecht

Bovendien komt er ook in het gewoon ondernemen op diverse plekken in de processen regelgeving, rechten en plichten voor, die juridische consequenties kunnen hebben, zoals:

  • wie mag bestellen / inkopen

  • wie mag korting verlenen

  • zijn bij de offertes de Algemene Voorwaarden meegestuurd

  • let men op verlenging van langdurige contracten

  • mag ik voor de website en foldermateriaal zomaar elke willekeurige foto, die ik op internet vind, gebruiken.

Bovenstaande vragen en nog veel meer komen op wanneer je eens kritisch naar de processen in je bedrijf kijkt.
Nu kan ik me voorstellen dat het lastig is om je bedrijfsvoering en je processen te vertalen naar juridische rechten en plichten.
Daarvoor is het nodig en handig om eerst te weten hoe je bedrijfsprocessen verlopen en daarnaast kennis te hebben van het recht.
Als ondernemer op je eigen vakgebied heb je dat niet altijd.

Hoe je dit kunt doen?
Door bijvoorbeeld de methode van de cirkel van negen stappen te volgen, die beschreven staan in mijn boek: Orde in de chaos van regelgeving en bedrijfsvoering.
Meer weten bestel het boek via https://www.boekenbestellen.nl/boek/orde-in-de-chaos-van-regelgeving-en-bedrijfsvoering/23947 of neem contact met me op via: info@juridiqua.nl of via 06-13624614.

Wet en recht in uw organisatie

Elke onderneming heeft met wet en recht te maken. Zoals bijvoorbeeld Algemene Voorwaarden, een contract, een arbeidsovereenkomst.

Als je eens aan een ondernemer zou vragen op welke manier al die wet- en regelgeving zijn bedrijfsvoering raken, dan weet hij vaak niet het antwoord hierop. Hij zal dan vaak niet verder komen dan ik heb Algemene Voorwaarden laten opstellen; ik heb een privacyverklaring voor mijn website en de arbeidscontracten zijn gecheckt door een jurist.

Maar hoe pas je die Algemene voorwaarden toe? Hoe zorg je ervoor dat je klant weet dat je Algemene Voorwaarden hebt en dat je op de manier werkt zoals in de Algemene Voorwaarden is aangegeven. Is de werkwijze in de praktijk zoals je aangeeft in de Algemene Voorwaarden.
En we weten allemaal dat je maar een beperkt aantal tijdelijke arbeidscontracten achter elkaar met een werknemer kan afsluiten en dat daarna een vast contract moet volgen.
Maar hoe zit het met al die andere contracten zoals bijvoorbeeld verzekeringen, abonnementen, onderhoudscontracten, leasecontracten.

En wie mag nu verkopen of inkopen?
En als je inkoper bent van een organisatie mag je dan alles inkopen of zijn er regels gesteld wat wel en niet mag.
Hetzelfde geldt voor de afdeling verkoop. Uiteraard wil je zoveel mogelijk producten en diensten verkopen, maar hoeveel korting mag je geven en mag je als verkoper korting geven en wanneer?

Ik kan zo nog wel even doorgaan. Elk onderdeel van de bedrijfsvoering heeft te maken met wetten en regels: externe wet- en regelgeving, maar ook eigen interne regels.

Hoe weet je nu als ondernemer waar je met interne of externe wet- en regelgeving te maken krijgt in je bedrijfsvoering?
Door te weten hoe die bedrijfsvoering in elkaar zit, stap voor stap en daarbij na te gaan wie wat doet, waarom en hoe.
Hoe je dit kunt doen?
Door bijvoorbeeld de methode van de cirkel van negen stappen te volgen, die beschreven staan in mijn boek: Orde in de chaos van regelgeving en bedrijfsvoering.

Meer weten bestel het boek via https://www.boekenbestellen.nl/boek/orde-in-de-chaos-van-regelgeving-en-bedrijfsvoering/23947 

of neem contact met me op via: info@juridiqua.nl of via 06-13624614.