Articles Written By: Helmi van Bergen

Controleert u niet te veel?

“Controleert u niet te veel?” Dit is een vraag die niet gebruikelijk is bij het vastleggen van de Administratieve Organisatie. Eerder zal men zeggen “Vertrouwen is goed, maar controle is beter.”
Maar is dat wel zo dat alles controleren goed is.

Ik geef een voorbeeld.
Een bedrijf heeft zijn voorraadadministratie geautomatiseerd. Alle bestelde inkooporders, alle leveringen van die inkooporders door het magazijn, alle verkooporders en uitleveringen van de verkooporders worden geregistreerd in dat voorraadadministratiesysteem.

Toen de voorraadadministratie nog niet helemaal geautomatiseerd was, bestond het inkoopproces uit de volgende stappen:
De inkoper bestelde bijvoorbeeld honderd doosjes met pennen. De leverancier leverde die doosjes en het magazijn ontving die doosjes. Vervolgens kwam de afgifte bon van het magazijn naar de inkoper, die deze afgifte bon vergeleek met zijn inkooporder. Wanneer alles klopte werd er een stempel op gezet en beide bonnen werden gearchiveerd. En wanneer er iets niet in orde was, werd er uitgezocht waar dat aan lag.

Nu wordt die inkooporder en magazijnontvangst van die honderd doosjes met pennen in het geautomatiseerd voorraadsysteem vastgelegd. Op het moment dat de honderd doosjes zijn besteld, is bij het magazijn bekend wanneer de order wordt afgeleverd. En inderdaad bij ontvangst registreert de magazijnmedewerker de honderd doosjes in het voorraadsysteem. Alles klopt. Het voorraadsysteem controleert als het ware de inkooporder met de magazijnontvangst.

Wat er echter vaak gebeurt is dat na ontvangst en registratie in het voorraadsysteem de magazijnmedewerker de afgifte bon van die honderd doosjes afgeeft aan de inkoper, die dit vervolgens controleert, een stempel erop zet en archiveert.
Wanneer we er van uitgaan dat 90 procent van de magazijnontvangsten conform de inkooporders zijn, is dit een extra handeling, die beter besteed kan worden aan de 10 procent magazijnontvangsten, die niet kloppen en aan andere zaken.

Dit loslaten van de controle van alle goed geleverde inkooporders lijkt eng, want wie weet of er toch niet iets fout geregistreerd is.
Maar er zijn maatregelen om het loslaten van die controle minder eng te maken, zoals:

  • goede instructie van alle medewerkers, die met dit systeem moeten werken

  • investering in bijvoorbeeld scanapparatuur

  • én: steekproefsgewijze controles van alle goed geleverde inkooporders.

Door het loslaten van die dubbele controle, bespaar je kosten en creëer je tijd, die je aan andere zaken kunt besteden.

Dit geldt niet alleen voor de controle uit het voorbeeld, maar ook voor andere mogelijke dubbele controles.

Wilt u ook weten of het processen bij u efficiënt werken en of er dubbele controles voorkomen?
Neem dan contact op met Helmi van Bergen van Juridiqua, bureau voor juridisch organisatie advies via info@juridiqua.nl of via 046-4581387 of 06-13624614.

 

Processen moeten werken voor mensen

In mijn blog van 9 november 2015 “Waarom /Why” stelde ik mezelf de vraag waarom ik het belangrijk vind wat ik doe voor organisaties.
Dat WAT ik doe is duidelijk: Organisaties helpen om hun bedrijfsvoering, procesmanagement en administratieve organisatie juridisch en kwalitatief op orde te brengen.”
Het WAAROM hiervan is in vier stappen uit te leggen.
  1. Betere en gestroomlijnde processen
    Procesbeschrijvingen zijn een set afspraken, die zijn of worden vastgelegd om het werk van de organisatie op een goede en effectieve manier te verdelen over de mensen, die er werken.
    Het doel van procesmanagement, bedrijfsvoering en administratieve organisatie beschrijven, vastleggen en het volgen hiervan is het zo goed mogelijk realiseren van de organisatiedoelstellingen.
    Dat is essentieel, omdat je door het vastleggen en beschrijven inzicht krijgt in de organisatie en grip op de processen en de daarbij horende geldstromen.
    De processen vormen immers de kern van de organisatie en bepalen de kwaliteit van de producten en diensten.
  2. Voldoen aan wet- en regelgeving
    Met wet- en regelgeving bedoel ik zowel de externe wet- en regelgeving alsook de interne regels.
    Om met de externe regelgeving te beginnen. Dit bestaat uit alle wetgeving en regels van overheden: landelijk, provinciaal en gemeentelijk. Maar ook uit regels van de branche waartoe de organisatie behoort, veiligheidsvoorschriften en dergelijke.
    Bij interne regelgeving moet je denken aan de afspraken, die op diverse manieren zijn vastgelegd, zoals bijvoorbeeld huishoudelijke reglementen, instructies over veilig werken, kaders en richtlijnen waarbinnen gewerkt moet worden. Een voorbeeld staat in mijn blog “Autorisatie: Wie mag wat wanneer en waar?
    Bovendien vallen daar ook onder de afspraken, die gemaakt zijn met leveranciers. Zie hierover mijn vorige blog “Hoe voorkomt u dat contracten stilzwijgend worden verlengd” en “Contractbeheer”.
     
  3. Kennis vergroten binnen de organisatie
    Door het vastleggen van de procesbeschrijvingen en het opnemen van regelgeving in die processen, creëer je duidelijkheid voor de medewerkers over de richtlijnen en kaders waarbinnen deze mogen en moeten werken.
    Een voorbeeld is dat verkoopmedewerkers onder bepaalde voorwaarden korting mogen verlenen bij bestellingen. Het is dan wel noodzakelijk dat die voorwaarden bekend zijn bij alle verkoopmedewerkers, duidelijk zijn en getoetst kunnen worden.
  4. Voordelen voor de organisatie
    Door het vastleggen van de processen krijgt de organisatie inzicht in:
    – mogelijke knelpunten
    – mogelijk extra en vermijdbare kosten
    – mogelijk risico’s
    – mogelijke inefficiënties.
    Dat inzicht helpt je dus om de processen te verbeteren en extra kosten te vermijden.
Wilt u ook weten of het Waarom, Wat en Hoe voor u kunnen werken in uw procedures, procesmanagement en bedrijfsvoering?
Neem dan contact op met Helmi van Bergen van Juridiqua, bureau voor juridisch organisatie advies via info@juridiqua.nl of via 046-4581387.

Nieuw jaar, nieuwe wetten! En nu??

Aan het einde van vorig jaar en in de eerste dagen van dit nieuwe jaar verschenen er op allerlei sites en in diverse nieuwsbrieven artikelen over nieuwe wetgeving per 1 januari 2016.
Ik noem er hier enkele:

  • Jaarrekening uitsluitend digitaal deponeren

  • Meldplicht datalekken

  • Verbod op gratis plastic tas.

Met name over de laatste twee voorbeelden zijn er veelvuldig artikelen geplaatst.

En voor 2016 blijft het daar niet bij. Elk kwartaal wijzigen er wetten en komen er nieuwe wetten. Dit kunt u als ondernemer nalezen op bijvoorbeeld www.ondernemersplein.nl. En verder zult u hierover via diverse nieuwsbrieven en andere informatiebronnen worden geïnformeerd.

Niet altijd zijn nieuwe wetten of wijzigingen in wetten ingrijpend of moet u er als organisatie actief iets mee doen.
Wanneer ik bijvoorbeeld kijk naar de wet, die acquisitiefraude strafbaar stelt, (deze wet moet nog ingaan; datum invoering is nog niet bekend) dan hoeft u niet direct iets te doen. Zie ook mijn blog over “Acquisitiefraude“.

Er zijn echter wetten en regels, die wel directe invloed hebben op uw bedrijfsvoering. Het grote voorbeeld hierbij is natuurlijk de Wet Werk en Zekerheid.
De invoering van die wet heeft veel impact gehad op de bedrijfsvoering en de administratieve organisatie. En dat er veel over geschreven is, komt omdat alle organisaties, die met personeel werken, hiermee te maken hebben.

Er zijn echter ook wetten, die maar voor een beperkte groep organisaties gelden, maar echter voor die organisaties wel impact hebben voor de bedrijfsvoering.
En daarnaast hebben organisaties ook nog te maken met gemeentelijke en provinciale verordeningen, die van invloed kunnen zijn op hun processen of hun administratieve organisatie.Zie ook mijn blog “Wet- en regelgeving: wat moet je er mee?

Dus … Wat nu?

Alleen kennis nemen dat er nieuwe wetten, regels en verordeningen komen of wijzigen op een bepaalde datum, is niet genoeg.
U moet ook weten waar en wanneer je de nieuwe wetten, regels en verordeningen moet toepassen. Waar en in welke processen raakt de nieuwe of gewijzigde regelgeving? En waar moet ik wat veranderen in mijn administratieve organisatie om te voldoen aan wet- en regelgeving.
En als ik dan moet aanpassen, hoe doe ik dat dan zo praktisch en werkbaar mogelijk voor de medewerkers, die ermee moeten werken.

Wilt u ook meer weten hoe wet- en regelgeving in uw administratieve organisatie en bedrijfsvoering geïntegreerd kan worden?
Neem dan contact op met Helmi van Bergen van Juridiqua, bureau voor juridisch organisatie advies via info@juridiqua.nl of via 046-4581387.

 

 

Hoe voorkomt u dat contracten stilzwijgend worden verlengd?

Weet u van elk contract dat u voor onbepaalde tijd bent aangegaan hoe en wanneer kunt opzeggen? Weet u welke opzegtermijn u heeft?
Denk daarbij bijvoorbeeld aan contracten als afvalverwijdering, ICT-diensten, abonnementen.
En nee, hier geldt niet dat u na het eerste contractjaar en na de stilzwijgende verlenging, per maand mag opzeggen.
Dit geldt namelijk alleen voor consumenten.

Voor contracten tussen bedrijven onderling is leidend datgene wat in het contract staat over de opzegtermijn. Bij het contract horen ook de Algemene Voorwaarden, die u heeft ontvangen en waar u kennis van heeft genomen of heeft getekend voor ontvangst en kennisname.

Bedrijven, waaronder ook eenmanszaken en vof ‘s, zijn dus gebonden aan de afspraken en regels, die in het contract en de Algemene Voorwaarden staan vermeld.
Maar voor kleine bedrijven kan men toch een beroep doen op de reflexwerking of toch niet.

Reflexwerking kan inderdaad van toepassing zijn voor kleine bedrijven zoals eenmanszaken. Bij consumenten kunnen bepalingen uit de Algemene Voorwaarden, die onredelijk bezwarend zijn, vernietigd worden, zeker als die voorkomen op de zogenaamde grijze of zwarte lijst ( artikel 6:236 BW en artikel 6:237 BW).
Reflexwerking betekent dat de ondernemer gezien wordt als een consument en dat een kleine ondernemer dezelfde bescherming geniet als de consument.
Echter dit geldt alleen als het contract of overeenkomst niet binnen het gebied liggen van de eigenlijke professionele activiteiten van die onderneming.
Dus overeenkomsten en contracten die wél op het gebied van de onderneming liggen, vallen dus niet onder de reflexwerking.

Wanneer u dus als zelfstandige professional bijvoorbeeld het hostingcontract voor uw website wilt opzeggen, zult u dus rekening moeten houden met de afgesproken opzegtermijn in het contract en de daarbij horende Algemene Voorwaarden. Uw website is in dit geval uw visitekaartje, uw etalage en valt daarom binnen het terrein van uw professionele activiteiten.

Hoe kunt u voorkomen dat u voor dergelijke verrassingen komt te staan?
Check bij het aangaan van een dergelijk contract de opzegtermijn zowel in het contract zelf alsook de bepalingen van de Algemene Voorwaarden hierover.
Indien u het contract bent aangegaan, zet dan een reminder in uw agenda voor het bereiken van de opzegtermijn, bijvoorbeeld een maand voor de laatste opzegmogelijkheid. Hierdoor heeft u tijd om na te gaan of u dit contract wilt verlengen of niet.
Op deze manier voorkomt u dat het contract stilzwijgend wordt verlengd en kunt u tijdig het contract evalueren.

Wilt u meer weten over contractbeheer en /of contractmanagement of wilt u weten hoe het beschrijven en analyseren van de bedrijfsvoering en de administratieve organisatie de kwaliteit van uw organisatie kan verbeteren?
Neem dan contact op met Helmi van Bergen van Juridiqua, bureau voor juridisch organisatie advies via info@juridiqua.nl of via 046-4581387.

 

 

Certificering van je organisatie: zinnig of niet?

Laatst las ik een artikel in Dagblad de Limburger ( 12-11-2015, www.limburger.nl) dat “de zorgwereld verzuipt in een zee van keurmerken en kwaliteitsstandaarden.” Elk ziekenhuis heeft diverse keurmerken, certificaten en predicaten, die ze met trots laten zien op hun website.
Mijn vraag hierbij is: “Waarom steken ze zoveel tijd in al die diverse keurmerken en certificaten. Is een groot keurmerk, waarin alles aanwezig is, niet genoeg?
Verder lezend zag in dat artikel staan dat de ziekenhuizen al die verschillende keurmerken eigenlijk niet willen afschaffen, omdat ze daarmee willen laten zien aan toekomstige patiënten dat ze goede zorg voor die betreffende kwaal of dat specialisme hebben en soms vragen zorgverzekeraars om bepaalde specifieke keurmerken.

Mijn aandacht was getrokken en ik ging op onderzoek uit. Zorginstellingen zijn volgens de Kwaliteitswet Zorginstellingen verplicht om hun eigen kwaliteit te bewaken, te beheersen en te verbeteren.
Daarvoor een onafhankelijke instelling inhuren om dit samen met de medewerkers van de zorginstelling te doen is prima.

En toen kwam de volgende vraag bij mij op: Ga je alleen een kwaliteitstraject in, omdat je moet van – in dit geval – de wet. En behaal je daarom het bijbehorende certificaat.Of heb je daarnaast ook zelf het doel om de kwaliteit van de zorginstelling, je onderneming, je organisatie op peil te houden en te verbeteren.
Waarom gaat die onderneming, zorginstelling, organisatie voor een certificaat? Gaat het om het certificaat alleen of gaat het daarnaast ook om dat wat het certificaat vertegenwoordigt?

Ik denk dat een organisatie moet gaan voor de inhoud van het certificaat, voor de kwaliteit van de bedrijfsvoering, voor de kwaliteit van je processen, voor de kwaliteit van je administratieve organisatie en dus voor de kwaliteit van je producten en diensten.
Zodat die organisatie weet waar mogelijke kwaliteitsrisico’s zijn, weet waar fouten gemaakt kunnen worden, weet welke risico’s er nog zijn of waar de organisatie op moet letten.

Als je als organisatie de kwaliteit van je producten en diensten en de daarbij horende bedrijfsvoering en administratieve organisatie wil verbeteren, dan kan het handig en nuttig zijn om voor certificering te gaan.
Door middel van een dergelijk certificaat laat je aan de buitenwereld zien dat je voor kwaliteit gaat. Het doel “kwaliteit van je producten en diensten en alles wat daarvoor nodig is” op peil te houden en te verbeteren dat moet naar mijn mening voorop staan. En wanneer je dat door middel van een certificaat laat zien is dat prima. Maar het doel van een certificeringstraject moet niet alleen het certificaat zijn.
Het doel van een certificeringstraject is in mijn ogen het verbeteren van je producten en diensten, het verbeteren van je bedrijfsvoering en administratieve organisatie, het leren van fouten, het voorkomen van fouten en het vermijden van risico’s.

En als je door een certificaat een zorgverzekeraar of een leverancier tevreden stelt, dan is dat mooi meegenomen.
Een certificaat is daarom niet persé noodzakelijk om je kwaliteit te verbeteren en je administratieve organisatie en bedrijfsvoering te beschrijven. Het doel van kwaliteitsverbetering moet leidend zijn en niet het certificaat dat je mooi aan de muur kan hangen.

Wilt u ook weten hoe het beschrijven en analyseren van de bedrijfsvoering en de administratieve organisatie de kwaliteit van uw organisatie kan verbeteren?
Neem dan contact op met Helmi van Bergen van Juridiqua, bureau voor juridisch organisatie advies via info@juridiqua.nl of via 046-4581387.

Waarom / Why

In de afgelopen tijd heb ik heel veel nagedacht over het WAAROM van mijn onderneming. Dat wat ik kan en wil doen voor organisatie en hun mensen is voor mij al tijden duidelijk. De doelgroepen voor wie ik dit wil doen, ook daar heb ik een goed beeld van.
Maar waar ik niet echt goed over na had gedacht was het Waarom. Bij mijn elevator pitch voor de Open Coffee Maastricht had ik in een kort zinnetje gezet het waarom en wel met het volgende: “ Zodat de organisatie aandacht kan besteden aan zijn core business en tegelijkertijd voldoet aan wet en regelgeving.”
Deze zin staat halverwege mijn pitch.
Eigenlijk had deze zin meteen na mijn WAT: “Ik help organisaties om hun bedrijfsvoering, procesmanagement en administratieve organisatie juridisch en kwalitatief op orde te brengen.” En niet na mijn HOE ik het doe.
Het Waarom van organisaties komt vaak tot uiting in het volgende:
  • we willen voor alle producten dezelfde processtructuren
  • we willen stroomlijning van processen, zodat we niets vergeten
  • hoe weten we dat we geen stappen, offertes, leveringen, bestellingen vergeten wanneer een medewerker plotseling uitvalt met andere woorden hoe leggen we in afspraken vast hoe omgang met uitval geregeld wordt
  • we constateren dat er fouten worden gemaakt: hoe veel, hoe vaak en is dat ten opzichte van het geheel veel of weinig
  • we willen een duidelijk overzicht van Taken, Bevoegdheden en Verantwoordelijkheden ook in relatie met ons automatiseringssysteem
  • hoe verminderen we faalkosten, kosten die onnodig gemaakt worden of voorkomen hadden kunnen worden
  • hoe gaan we om met nieuwe wet- en regelgeving in onze bedrijfsvoering.
Echter de waan van de dag, de core business, van elke organisatie, gewoon het dagelijkse werk zorgt er vaak voor dat het goed en gestructureerd hierover nadenken onder op de stapel verdwijnt.
Dit wordt pas tevoorschijn gehaald wanneer men moet:
  • de accountant vraagt dit
  • we gaan certificeren
  • we vinden dat er veel fouten worden gemaakt en we willen weten of dit zo is en waar dit dan aan ligt
  • hoe gaan we om met de dagelijkse gang van zaken wanneer mensen plotseling uitvallen
  • hoe passen we nieuwe wet- en regelgeving in onze bedrijfsvoering en processen toe.
Bij al die vragen komt het Waarom, waar ik voor sta, steeds aan de orde.
Het Waarom: “Hoe kunnen we onze eigen werkzaamheden blijvend structureel organiseren én voldoen aan wet- en regelgeving, zodat we gewoon kunnen doen waar we eigenlijk voor bedoeld zijn.”
Wilt u ook weten of het Waarom, Wat en Hoe voor u kunnen werken in uw procedures, procesmanagement en bedrijfsvoering?
Neem dan contact op met Helmi van Bergen van Juridiqua, bureau voor juridisch organisatie advies via info@juridiqua.nl of via 046-4581387.

Acquisitiefraude: Hoe te herkennen en wat te doen!

Heeft u wel eens te maken gehad met acquisitiefraude? Wat? Ja, u leest het goed: acquisitiefraude.
Of populair gezegd: uw organisatie geld afhandig maken door het sturen van bijvoorbeeld spooknota’s.
Weet u hoe dit gebeurt én nog belangrijker: hoe u kunt voorkomen dat u daar slachtoffer van wordt.
Wat is acquisitiefraude?
Acquisitiefraude wordt ook wel advertentiefraude genoemd. Malafide bureaus proberen door middel van
spooknota’s of telefoontjes u te benaderen om advertenties van uw onderneming te laten plaatsen op websites,
die niet bestaan of in zogenaamde ondernemersgidsen. Deze ondernemersgidsen hebben
of een hele kleine oplage of ze bestaan niet.
Acquisitiefraude: welke vormen?
De spooknota is een van de vormen van acquisitiefraude. Het zijn facturen, die bijna echte facturen zijn.
Er komen hiervan twee vormen voor: een factuur, waarbij in kleine lettertjes iets staat van een offerte of aanbieding van het bedrijf.
De andere vorm is een factuur zonder verwijzing naar een of andere offerte of aanbieding.
Het lijkt op een gewone factuur voor een overeenkomst of opdracht, die u gesloten zou hebben.
Een andere eveneens veel voorkomende vorm van acquisitiefraude zijn e-mails, waarin u gevraagd wordt
om te tekenen voor een correctie van uw gegevens in de advertentie of gids of om te tekenen voor opzegging
van uw advertentie of vermelding. U wordt gevraagd om de correctie of opzegging getekend te retourneren.
Wanneer u dit tekent en terugstuurt, komt er een overeenkomst tot stand. En helaas zit u daaraan vast.
Acquisitiefraude: is er iets tegen te doen?
Achteraf is er zeker iets tegen te doen, maar dat is niet zo gemakkelijk.
Beter is het om vooraf dit te voorkomen. Hoe doet u dat dan.
Bij een factuur hoort meestal een inkooporder of orderbevestiging.
Is die er niet, dan moet u nagaan of deze factuur terecht naar u toe is gestuurd.
Het kan zijn dat bij bepaalde categorieën bedrijven, waarvan u facturen ontvangt,
geen inkooporder of orderbevestiging horen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan gemeentes of bij abonnementen.
Is het daarna nog niet duidelijk waar deze factuur vandaan komt en u bekijkt deze factuur goed,
dan ziet u vaak dat er met kleine lettertjes verwezen wordt naar een offerte of een aanbieding.
Dit is niet altijd het geval. Er zijn ook spooknota’s, waarin alleen gefactureerd wordt.
Dus indien u niet zeker bent van uw zaak altijd nagaan of u of een van uw medewerkers toch een overeenkomst gesloten heeft.
Ook kunt u contact opnemen met het bureau, dat deze factuur heeft gestuurd. Meestal stopt het daarna.
Voor voorbeelden van dergelijke brieven en een lijst met dubieuze afzenders, kunt u terecht bij de fraudehelpdesk.
Wilt u meer informatie over hoe u uw inkoopprocedure fraudeproof kunt maken?
Neem dan contact op met Helmi van Bergen van Juridiqua,
bureau voor juridisch organisatie advies via info@juridiqua.nl of via 046-4581387.

 

Autorisatie: Wie mag wat wanneer en waar?

Weet u welke medewerkers in uw bedrijfssysteem mogen werken? Weet u dan ook wat ze daarin dan wel en niet mogen doen.
En als u dat wel weet is dat dan ergens geregeld en vastgelegd?
Het vastleggen van taken en verantwoordelijkheden, autorisaties, tekenbevoegdheden, toegestane acties en
toegestane bedragen lijkt bureaucratisch, maar geeft wel duidelijkheid, structuur en rust.

Wat is autorisatie dan?
Even googelen en de volgende synoniemen en betekenissen komen naar voren:
  • bevoegdheid
  • volmacht
  • toestemming
  • vergunning
  • mandaat

Autorisatie betekent dus dat u aan uw medewerkers in uw organisatie toestemming geeft of een bevoegdheid toekent om iets te doen.

Autorisatie / Toestemming / bevoegdheid voor wat?
Dat kan van alles zijn, zoals autorisatie of toegang tot een geautomatiseerd systeem.
Voorbeelden daarvan zijn een inkoopsysteem, het verkoopsysteem, het personeelsinformatiesysteem,
het voorraadsysteem, het cliëntsysteem.
Uiteraard is daarbij niet alleen belangrijk de toegang tot dat systeem, maar ook het wat van dit toegang.
Wat mag de medewerker in dat systeem doen: hij mag alleen raadplegen, hij mag gegevens wijzigingen,
hij mag bestellingen doen.
Bovendien is ook nog heel vaak vastgelegd tot welke bedragen medewerkers bevoegd zijn om
bijvoorbeeld een bestelling te doen. En waar bestelling staat kunt u ook andere zaken invullen.

Waarom legt u autorisatie vast?
Hieronder staan enkele belangrijke redenen waarom u de autorisatie van medewerkers vastlegt:

  • duidelijkheid naar medewerkers wat ze wel en wat ze niet mogen
  • door het vastleggen van autorisaties wordt de functiescheiding tussen medewerkers duidelijk
  • wijzigingen in het systeem zijn traceerbaar
  • bescherming van gevoelige gegevens
  • voorkomen van fraude
  • het niet zomaar overschrijden van limieten.

Hoe legt u autorisaties vast?
Van elk systeem inventariseert u welke medewerkers toegang hebben of moeten hebben en
wat hun taken en verantwoordelijkheden zijn met betrekking tot dat systeem.
U registreert dus de rollen van de medewerkers in het systeem. Rollen als raadplegen, invoeren, wijzigingen.
Rollen kunt u ook zien als de handelingen, die een medewerker in het systeem mag uitvoeren.
Bijvoorbeeld: het hoofd van een afdeling mag de gegevens van zijn medewerkers alleen inzien,
terwijl de medewerker van de personeelsadministratie deze gegevens ook mag invoeren en wijzigen.
Deze rollen legt u dan vast in een autorisatietabel.
Deze rollen zult u dan ook in het systeem moeten (laten) programmeren, zodat het systeem ook “meewerkt”.
Vervolgens zult u dan ook bij wijzigingen de autorisatietabel moeten onderhouden.
En dat geldt zowel voor de wijzigingen bij de medewerkers, alsook wijzigingen in de rollen
en de wijzigingen in de gegevens in het systeem, die bij de rollen horen.

Wanneer een dergelijke registratie van autorisaties door middel van tabellen is vastgelegd en
wordt onderhouden, houdt u grip op uw organisatie.
Kortom u weet welke medewerkers, welke acties mogen uitvoeren in uw bedrijfssysteem.

Wilt u meer weten over autorisatie, autorisatietabellen en procedures rondom autorisatie?

Neem dan contact op met Helmi van Bergen van Juridiqua, bureau voor juridisch organisatie advies
via info@juridiqua.nl of via 046-4581387.

 

 

Contractbeheer

Heeft u inzicht in uw contracten? Weet u wat de afspraken zijn, die uit die contracten volgen? Welke acties vragen die contracten en
wie is daar verantwoordelijk voor? Hoeveel contracten heeft u lopen en wanneer lopen deze contracten af? Weet u wat uw contracten kosten?
Kunt u antwoord geven op deze vragen, dan heeft uw organisatie een contractenregister en doet uw organisatie aan contractbeheer.
Wanneer u daar geen of een moeizaam antwoord op kunt geven, is het volgende artikel interessant.
In dit artikel komt aan de orde wat contractbeheer is, waarom contractbeheer belangrijk is.
En hoe u met contractbeheer risico’s en kosten kunt vermijden of beperken.
Wat is contractbeheer?
Contractbeheer is onderdeel van contractmanagement. Contractmanagement is het totale proces met betrekking tot
contracten: vanaf het initiatief om een contract te sluiten tot en met het einde van het contract en de nazorg hiervan.
Contractbeheer is het fysiek en digitaal beheer van contracten, zodat de juiste informatie op het juiste moment op
de juiste plaats beschikbaar is. Dat wil zeggen dat u op één plek alle relevante gegevens over elk contract
systematisch in een databank registreert.Het blijft niet bij registreren alleen, maar ook actief de informatie uit
de contracten halen en die informatie ook gebruiken.
Zoals bijvoorbeeld:
  • wat zijn de afspraken uit dit contract, worden die nagekomen en hoe meet je dat,
  • wie in de organisatie is verantwoordelijk voor de nakoming van dit contract,
  • wanneer loopt dit contract af, moet dit contract verlengd worden en hoe dan of is dit contract een doorlopend contract en hoe gaat een organisatie daar mee om?
Waarom is contractbeheer belangrijk?
Een goede registratie voor contracten is kostenbesparend. U ziet welke contracten zijn afgesloten,
zodat dubbele contracten over hetzelfde onderwerp worden vermeden.
Contracten worden niet eindeloos stilzwijgend verlengd, maar u bekijkt van tijd tot tijd of contracten nog nodig zijn.
Een leuk voorbeeld dat ik ergens las: een gemeente had een contract voor liftonderhoud afgesloten voor diverse panden.
Door het invoeren van contractbeheer werd duidelijk dat er betaald werd voor liftonderhoud voor een pand dat
allang geen eigendom meer was van die gemeente.
Kortom als u een goede contractregistratie en daarbij behorend contractbeheer hebt:
  • weet u met welke leveranciers u zaken doet en waarover;
  • weet u aan welke verplichtingen u bij elk contract moet voldoen;
  • kunt u op tijd uw contracten verlengen en ook daarover vooraf intern goed en tijdig besluiten;
  • voorkomt u dat stilzwijgend contracten worden verlengd, die niet meer nodig zijn.
Hoe zet u contractbeheer op?
Om te zorgen dat u van alle contracten alle ins en outs weet, is het opzetten van een contractenregister belangrijk én noodzakelijk.
Om een goed contractenbeheer te bereiken:
  • inventariseert u alle contracten in uw organisatie;
  • bepaalt u welke gegevens u van contracten wilt vastleggen;
  • bepaalt u welke rapportages u periodiek en automatisch uit het contractenregister wilt ontvangen;
  • legt u alle bestaande én nieuwe contracten vast in het contractenregister;
  • zorgt u er voor dat het vastleggen van een contract in het contractenregister onderdeel is van uw administratieve organisaties en procedures;
  • zorgt u er voor dat periodieke rapportages automatisch gegenereerd worden en dat dit ook deel uitmaakt van uw administratieve organisatie en procedures.
Hierdoor bespaart u kosten, weet uw organisatie het aantal contracten en het aantal leveranciers en kunt u tijdig contracten opzeggen of tijdig verlengen.
Wilt u meer weten over contractbeheer en /of contractmanagement.
Neem dan contact op met Helmi van Bergen van Juridiqua, bureau voor juridisch organisatie advies
via info@juridiqua.nl of via 046-4581387.

Wet- en regelgeving: Wat moet je er mee??

In de afgelopen maanden voordat op 1 juli de Wet Werk en Zekerheid inging, vlogen de nieuwsbrieven en blogs met tips, waarschuwingen en dergelijke over wat te doen met de naderende invoering van de WWZ op 1 juli in de mailboxen en over het internet.
Voornamelijk de artikelen over het aanzeggen en het aantal tijdelijke contracten voordat je een vast contract moet aanbieden waren populair.
Wanneer mocht je nu wel aanzeggen, wat kun je verwachten als werkgever wanneer je te laat was en mocht je bij een tijdelijk contract ook meteen bij aanvang van het contract aanzeggen, hoeveel tijd moet er tussen de contracten zitten voordat er weer een nieuwe periode van tijdelijke contracten mag plaatsvinden zonder dat er meteen een vast dienstverband aan vastzit.
Niet alleen werden artikelen verspreid via nieuwsbrieven op internet of artikelen in de vakbladen, maar ook seminars, webinars en informatieavonden werden georganiseerd om organisaties zo goed mogelijk voor te lichten.
Nou was het ook niet niks, de invoering van de WWZ.
Deze invoering gaat namelijk alle organisaties, aan, die mensen in dienst hebben: grote en kleine.
Alle organisaties hebben daarbij gemeen dat ze moeten nadenken op welke manier ze die nieuwe regels moeten inpassen in hun bedrijfsvoering en procedures. Want waar voorheen bij een tijdelijk contract de genoemde einddatum zonder tegenbericht de laatste werkdag was, moet de werkgever nu een maand voor afloop van het contract de medewerker aanzeggen dat het contract eindigt op die datum.
Ook al eindigt het contract van rechtswege nog wel automatisch, als de werkgever niet aanzegt loopt die het risico op een boete. De medewerker heeft dan namelijk recht op een vergoeding van maximaal een maandsalaris. Bij niet aanzeggen geldt een vergoeding van een maandsalaris. Ben je te laat dan geldt de vergoeding naar rato, bijvoorbeeld drie weken te laat, is recht op drie weken salaris.
De werkgever moet dus niet alleen bijhouden wanneer het contract afloopt, maar ook wanneer hij aan moet zeggen.
Het eenvoudigste is om deze data bijvoorbeeld in een agenda vast te leggen, die automatisch dagelijks de te nemen acties aangeeft.
De invoering van de WWZ treft alle organisaties en is een behoorlijk grote wetswijziging.
Maar daarnaast zijn er vele wetten en regelingen waar organisaties zich aan moeten houden.
En die wetten en regelingen kunnen impact hebben op de totale bedrijfsvoering of op afzonderlijke procedures.
En bij het niet of niet juist inpassen van die wetten en regelingen kunnen er problemen ontstaan, wanneer er niet volgens die wetten en regelingen wordt gewerkt of gehandeld.
Je kunt denken aan bijvoorbeeld milieuwetgeving, voorwaarden bij een vergunning, subsidiewetgeving, financiële wetgeving zoals bijvoorbeeld Btw-zaken, sociale wetgeving zoals bijvoorbeeld de AOW-leeftijd of de hoogte van het minimumloon, privacywetgeving.
Abonneren op de nieuwe wettenApp van het ondernemingsplein alleen, helpt niet.
Je moet ook weten waar en wanneer je de nieuwe wetten moeten toepassen.
Dus moet je bepalen welke processen door deze wet- en regelgeving geraakt worden en op welke praktische manier de nieuwe wet- en regelgeving toegepast kan worden.
Wil je meer weten over het inpassen en toepassen van nieuwe wet- en regelgeving in jouw bedrijfsvoering en/of procedures en processen?
Neem dan contact op met Helmi van Bergen van Juridiqua, bureau voor juridisch organisatie advies, via info@juridiqua.nl of via 046-4581387