Een nieuw automatiseringssysteem op welk gebied dan ook, zet de organisatie én de processen van die organisatie op zijn kop. Wanneer je dat vertelt, zal iedereen dit bevestigen, maar de meeste mensen zullen er zich geen voorstelling van kunnen maken hoe dat dan in zijn werk gaat.
Het idee dat een organisatie beter en efficiënter gaat werken met een nieuw systeem is altijd heel groot, maar werkt dat in de praktijk na invoering van dat nieuwe systeem dan ook zo.
Een voorbeeld.
Efficiënt is het volgende zeker niet.
In het systeem is aangepast of opgenomen dat Inkoop zijn inkooporders vastlegt in het systeem en dat bij levering het Magazijn in het systeem kan zien wat en hoeveel er geleverd moet worden. Daarna geeft de magazijnmedewerker aan in het systeem dat de betreffende inkooporder is geleverd en in goede staat is ontvangen.
Wat gebeurt er echter daarnaast? Inkoop print zijn inkooporder, legt die inkooporder in het bakje “Nog te leveren goederen”. Op het moment dat de magazijnmedewerker de goederen heeft ontvangen en de ontvangst van de goederen in het systeem heeft verwerkt, loopt deze zelfde magazijnmedewerker met de bijbehorende leveringspapieren naar Inkoop. Hij legt de leveringspapieren in het bakje “Ontvangen en geleverde goederen”. Een maal per week of per dag – dit is uiteraard afhankelijk van de hoeveelheid inkooporders en leveringen – vergelijkt Inkoop handmatig het bakje “Nog te leveren goederen” met het bakje “Ontvangen en geleverde goederen”.
Dit terwijl het systeem uitstekend in staat is om dit automatisch te doen. Inkoop kan daarom beter en dit is ook de bedoeling per periode een lijst maken via het systeem van alle inkooporders, die geleverd en ontvangen zijn. En de leveringen, waarmee iets aan de hand is, kun je in deze lijst laten markeren, zodat je die nog extra kunt controleren.
Hoe kun je dit oplossen?
Dit is op te lossen door eerst, voordat het systeem verbeterd gaat worden of een nieuw systeem ingevoerd gaat worden, de processen, zoals die dan zijn en lopen, te beschrijven.
Daarna te bepalen wat het nieuwe systeem kan en welke informatie het systeem kan leveren en op die manier te bepalen op welke manier dit in het bestaande proces kan worden aangepast. In ons voorbeeld is de aanpassing elke periode een lijst laten maken, die aangeeft welke inkooporders er geleverd zijn, die goed geleverd zijn en welke inkooporders niet goed geleverd zijn.
Zodat je alleen aandacht hoeft te besteden aan de inkooporders, die niet goed geleverd zijn.
Wilt u meer weten over procesbeschrijving en samenhang met automarisering? Neem dan contact op met Helmi van Bergen van Juridiqua, bureau voor juridisch organisatie advies via info@juridiqua.nl of via 046-4581387.