algemene voorwaarden

Algemene Voorwaarden: administratieve rompslomp of toch niet?

Date: november 4, 2019 Author: Helmi van Bergen Comments: Leave a reply

Algemene Voorwaarden en ondernemen gaan over het algemeen hand in hand, maar niet alle ondernemers hebben Algemene Voorwaarden. Ook al zijn sommige ondernemers toch al een tijdje bezig.
Te druk, soms geen geld hiervoor beschikbaar, wat zet ik er in, heb ik dat wel nodig, ben toch te klein, niemand leest ze.

En toch zijn Algemene Voorwaarden handig, verstandig en nuttig, ook al leest niemand ze.
Maar lezen van Algemene Voorwaarden wordt wel gedaan op het moment dat er iets moment dat er iets niet helemaal goed is gegaan in de relatie tussen de ondernemer en zijn klant. De klant betaalt niet binnen de afgesproken termijn, welke aansprakelijkheid heb ik als ondernemer, hoe ga ik om met uitzonderingssituaties.

De Algemene Voorwaarden zijn net zoals de afspraken, die je in je offerte en je contract maakt, onderdeel van jouw afspraken met de klant. Alleen gelden de Algemene Voorwaarden voor alle klanten en zijn ze voor alle klanten hetzelfde. Ze regelen onder andere:

  • tot hoever reikt mijn dienst én service

  • betaalafspraken

  • waarvoor ben ik wel of niet aansprakelijk?

  • garantie

  • wat doe ik bij overmacht zoals ziekte?

  • tariefafspraken

  • enzovoorts.

Al die zaken telkens opnemen in je offerte of contract maakt je offerte en contract niet echt goed leesbaar. De kern van de zaak van je dienstverlening wordt ondersteund door een goede set Algemene Voorwaarden, die ook nog eens is toegespitst op jouw eigen onderneming.
Op die manier verminder je de administratieve rompslomp door het met je klant alleen over de kern van de zaak te hebben en de Algemene Voorwaarden als onderdeel van die kernzaak te laten zijn.

Wilt u graag meer weten over Algemene Voorwaarden, neem dan contact met mij, Helmi van Bergen, op via: info@juridiqua.nl of via 06-13624614 of 046-4581387

Kent u uw organisatie?

Date: februari 3, 2019 Author: Helmi van Bergen Comments: 1 Reply

Deze vraag wordt niet vaak gesteld aan de leiding of directie van een organisatie van een bedrijf.
Waarom eigenlijk niet?
Gaan we ervan uit dat de directie wel weet:

  • hoe zijn organisatie in elkaar zit

  • wie wat doet

  • welke acties genomen moeten worden bij bepaalde activiteiten

  • welke informatie wanneer beschikbaar is.

Zomaar een paar vragen, die aan de directie gesteld kunnen worden of die de directie zelf kan stellen.

De ondernemer heeft zijn kennis en kunde op zijn vakgebied. Dat vakgebied kent hij als geen ander. Daarnaast komt er bij het ondernemen meer bij kijken dan alleen het werken met klanten op zijn vakgebied.

Bij de dagelijkse gang van zaken en zeker bij groei van de onderneming komen er steeds meer van dergelijke vragen naar voren bij de leiding van de onderneming:

  • hoe leg ik de informatie over contracten vast?

  • Wat mag en moet ik vastleggen in het personeelsdossier?

  • Hoe informeer ik mijn klanten over bijvoorbeeld de algemene voorwaarden of de privacy?

Bij doorvragen hierop blijkt dat de leiding van een onderneming niet altijd goed weet:

  • hoe hun activiteiten georganiseerd zijn

  • waar mogelijke juridische knelpunten en problemen zich voordoen?

Hoe krijg je inzicht in de processen van jouw organisatie en waar de juridische knelpunten en problemen kunnen liggen.
Vaak probeer je zo goed en zo kwaad als je kan antwoorden te zoeken op vragen van onderwerpen, die niet op je vakgebied liggen. En er is best wel veel te vinden, maar hoe moet je dit nu interpreteren voor jouw onderneming?

Zoek je antwoorden én hulp hierbij, neem gerust contact met mij, Helmi van Bergen, op via: info@juridiqua.nl of via 06-13624614 of 046-4581387

Juridische vragen van ondernemers

Date: januari 21, 2019 Author: Helmi van Bergen Comments: 1 Reply

Een ondernemer heeft zijn kennis en kunde op zijn vakgebied. Jouw vakgebied ken je als geen ander. Je zorgt er voor dat je vakkennis en je expertise op peil houdt.
Daarnaast komt er bij het ondernemen meer bij kijken dan alleen het werken met jouw klanten op jouw vakgebied.
Dat meerdere van het ondernemen dat is niet altijd gemakkelijk: je moet je administratie en boekhouding bijhouden, je zorgt dat je website actueel is en goed vindbaar, je doet aan acquisitie en marketing en nog meer.

Vaak probeer je zo goed en zo kwaad als je kan antwoorden te zoeken op vragen van onderwerpen, die niet op je vakgebied liggen. En er is best wel veel te vinden, maar hoe moet je dit nu interpreteren voor jouw onderneming?
Hoe pas je voor jouw bedrijf de gevonden antwoorden toe?
Als ondernemer wil je géén problemen op het gebied van bijvoorbeeld aansprakelijkheid of privacy.

Als jurist krijg ik regelmatig met de volgende zeer diverse vragen van ondernemers te maken (dit zijn er maar enkele):

  • hoe regel ik mijn aansprakelijkheden

  • wat moet ik doen om te voldoen aan de privacy regels

  • wanneer heb ik een verwerkersovereenkomst nodig

  • hoe zorg ik ervoor dat mijn klanten kunnen weten wat er in mijn Algemene Voorwaarden staat

  • hoe maak ik een goed contract

  • welke juridische documenten heb ik nodig

  • enzovoorts

Door deze juridische vragen stellen en proberen zelf een antwoord te zoeken , lijkt het alsof je door alle bomen het bos niet meer ziet en dus niet weet wat nu wel en wat nu niet kan en mag en nodig is.
Zoek je antwoorden én hulp, neem gerust contact met mij, Helmi van Bergen, op via: info@juridiqua.nl of via 06-13624614 of 046-4581387

 

Algemene Voorwaarden en de klant

Date: januari 7, 2019 Author: Helmi van Bergen Comments: 1 Reply


Een ondernemer stelt zijn Algemene Voorwaarden op of laat dit doen door een deskundige hierin.
Meestal doet hij dit bij de start van de onderneming.
En dan? Is het hebben van deze Algemene Voorwaarden genoeg of moet er nog iets meer gebeuren?

Zeker richting de klant is alleen het laten opstellen of in huis hebben van de Algemene Voorwaarden niet genoeg. Er is meer nodig.

Wanneer je als ondernemer de Algemene Voorwaarden op alle overeenkomsten, contracten en rechtsbetrekkingen van toepassing wil laten zijn, dien je jouw klant dit te laten weten.
Maar met alleen een zinnetje zoals “Op al onze leveringen zijn onze Algemene Voorwaarden van toepassing” ben je er niet. De klant dient de Algemene Voorwaarden te kunnen lezen.
Of de klant dat doet is een tweede, maar hij moet wel de mogelijkheid hebben om deze te kunnen lezen.

Hoe zorg je er nu voor dat de klant de Algemene Voorwaarden kan lezen?
Je stuurt ze als pdf-bestand mee met de offerte.
Je zet een link in de offerte, die naar de Algemene Voorwaarden verwijst. Dat wel op een zodanige manier doen dat de klant een pdf-bestand van die Algemene Voorwaarden kan downloaden.

Het lijkt extra werk om dit te doen. Je kunt dit echter op een makkelijke manier regelen door bijvoorbeeld in je handtekening bij de offerte een link opnemen naar het pdf-bestand.
Echter door dit “extra” werk heb je als ondernemer je Algemene Voorwaarden naar je klant gestuurd. Of de klant deze leest is niet van belang. Hij heeft wel de mogelijkheid om de Algemene Voorwaarden te lezen.

Meer weten over Algemene Voorwaarden, neem gerust contact met mij, Helmi van Bergen,  op via: info@juridiqua.nl of via 06-13624614 of 046-4581387


Zijn uw Algemene Voorwaarden nog actueel?

Date: november 26, 2018 Author: Helmi van Bergen Comments: 1 Reply

Bij de start of overname van een onderneming wordt er meestal, helaas niet altijd, aandacht besteedt aan het opstellen van Algemene Voorwaarden.

In de loop van de tijd verandert er van alles, zoals onder andere:

  • wetgeving, die verandert

  • nieuwe wetgeving

  • andere werkwijzen in de onderneming

  • nieuwe producten en diensten

  • andere klanten, bijvoorbeeld van B2B naar B2C.

Maar nog steeds zijn dan van kracht de Algemene Voorwaarden, die opgesteld zijn bij de start of overname van de onderneming.

Net zoals je bij andere zaken geregeld bekijkt of ze nog actueel zijn, zoals bijvoorbeeld bij verzekeringen, is het raadzaam om de Algemene Voorwaarden geregeld na te laten kijken op:

  • nieuwe wetgeving

  • gewijzigde inzichten met betrekking tot de bedrijfsvoering

  • aansprakelijkheden en dergelijke.

Na actualisatie van de Algemene Voorwaarden kunnen deze er weer een tijdje tegen.

Meer weten over Algemene Voorwaarden, neem gerust contact met mij, Helmi van Bergen, op via: info@juridiqua.nl of via 06-13624614 of 046-4581387

Alleen opstellen Algemene Voorwaarden niet genoeg

Date: november 12, 2018 Author: Helmi van Bergen Comments: 1 Reply

De meeste ondernemers hebben Algemene Voorwaarden. Je laat de Algemene Voorwaarden bijvoorbeeld opstellen door een jurist of je neemt de standaard Algemene Voorwaarden van je branchevereniging over.
Daarnaast zet je de Algemene Voorwaarden op de website.
Zo dat is afgetikt, denk je dan.

Maar klopt dat wel? Is dat genoeg?
Nee, dat is niet zo. Je klant zal actief kennis moeten nemen van de Algemene Voorwaarden.
Dat kennisnemen van die Algemene Voorwaarden kan bijvoorbeeld al door het meesturen van de Algemene Voorwaarden bij de offerte.
Let op niet bij de factuur, want dan is het te laat. Op die manier kan de klant hiervan kennisnemen.

Verder zul je bepaalde zaken, die een actieve houding van jou of je klant nodig hebben en die in de Algemene Voorwaarden staan, in de bedrijfsvoering van je onderneming opnemen.

Voorbeelden:

  • Het hanteren van een betalingstermijn van 14 dagen staat in de Algemene Voorwaarden. Zet dit dan ook in de factuur.

  • Indien een ondernemer bij levering of plaatsing van zijn producten bepaalde voorbereidingen van de klant nodig heeft, omdat hij anders dit product niet goed kan plaatsen, dan is vermelding in de Algemene Voorwaarden alleen niet genoeg, maar zal dit in de communicatie naar de klant of opdrachtgever duidelijk moeten worden gemaakt. Bijvoorbeeld door middel van een checklist bij de opdrachtbevestiging.

Meer weten over Algemene Voorwaarden, neem gerust contact met mij, Helmi van Bergen, op via: info@juridiqua.nl of via 06-13624614 of 046-4581387

Standaardvoorwaarden gebruiken ja of nee?

Date: oktober 29, 2018 Author: Helmi van Bergen Comments: 2 Replies

Veel branches hebben standaardvoorwaarden, die de ondernemer kan gebruiken. Dit lijkt handig en dat is het in veel gevallen ook. Alleen zijn ze gemaakt voor de gemiddelde organisatie in die branche.
En aangezien er geen gemiddelde organisaties bestaan, kan het voorkomen dat de standaard algemene branchevoorwaarden niet helemaal geschikt zijn voor jouw organisatie.

De standaardvoorwaarden kunnen en mogen aangepast worden. Bijvoorbeeld omdat bepaalde standaardvoorwaarden beter passen bij de producten of diensten van de betreffende ondernemer.
Voorbeelden:

  • Een bedrijf in bouwmaterialen levert niet alleen de producten, maar plaatst ze ook. Dit laatste staat niet in de Algemene Voorwaarden van de branchevereniging, maar dit is in hun Algemene Voorwaarden toegevoegd.

  • In de branchevoorwaarden staat niet opgenomen eigendomsvoorbehoud of retentierecht, maar de ondernemer wil dit wel opgenomen hebben in zijn Algemene Voorwaarden.

  • Aanpassing van de betalingsvoorwaarden aan de bedrijfsvoering van de ondernemer, zoals bijvoorbeeld een aanbetaling bij plaatsing opdracht of reservering.

En zo zal iedere ondernemer, kijkend naar zijn eigen bedrijfsvoering, zelf wel zaken bedenken of zien, die in de standaard Algemene Voorwaarden niet staan of niet op de manier zoals de ondernemer dit ziet.

Aanpassen mag dus.
Bovendien is het sowieso goed om geregeld de Algemene Voorwaarden, standaard of niet, eens onder de loep te nemen.

Meer weten over Algemene Voorwaarden, neem gerust contact met me op via: info@juridiqua.nl of via 06-13624614 of 046-4581387

Waarom eigenlijk Algemene Voorwaarden?

Date: oktober 15, 2018 Author: Helmi van Bergen Comments: 1 Reply

Bijna iedere ondernemer heeft ze: Algemene Voorwaarden. In de volksmond ook wel genoemd de kleine lettertjes. Deze geven weer onder welke voorwaarden de ondernemer zaken doet.
Hierin staan de spelregels beschreven, die standaard gelden voor elke overeenkomst die de ondernemer aangaat met zijn klant of opdrachtgever.

Het gaat uitdrukkelijk niet om de kern van de overeenkomst: het product of dienst dat geleverd wordt of de afgesproken prijs of het tarief.

Algemene Voorwaarden dienen als bescherming van de ondernemer. Door deze Algemene Voorwaarden dekt de ondernemer zich in voor risico’s en aansprakelijkheden, die horen bij ondernemen, en voorkomt daarmee mogelijke problemen na het sluiten van de overeenkomst.

Algemene Voorwaarden kunnen niet alle aansprakelijkheden uitsluiten, wel beperken.
Zeker als dit in combinatie gaat met een aansprakelijkheidsverzekering.
Elke aansprakelijkheidsverzekering kent uitsluitingen, een verzekerd bedrag, een eigen risico en / of andere voorwaarden en verplichtingen waaraan de ondernemer moet voldoen wil er dekking zijn.
Belangrijk daarbij is de afstemming tussen de algemene voorwaarden en de aansprakelijkheidsverzekering.

Ook andere risico’s, die met ondernemen te maken hebben, maar niet door een verzekering gedekt worden, kunnen uitgesloten worden. Een voorbeeld: een leverancier levert te laat producten, die de ondernemer verwerkt in een opdracht van zijn klant. Daardoor levert de ondernemer te laat buiten zijn schuld. Als ondernemer kan hij in zijn Algemene Voorwaarden de aansprakelijkheid voor een te late levering buiten zijn schuld uitsluiten.

Uiteraard zijn er nog meer zaken, die in de Algemene Voorwaarden geregeld worden, en redenen om Algemene Voorwaarden te hebben en te onderhouden.

Meer weten over Algemene Voorwaarden, neem gerust contact met me op via: info@juridiqua.nl of via 06-13624614 of 046-4581387

Leest u de Algemene Voorwaarden

Date: september 16, 2018 Author: Helmi van Bergen Comments: 2 Replies

Wanneer je deze vraag stelt aan ondernemers, maar ook aan consumenten dan zal het antwoord heel vaak nee zijn.
U zult zich dan afvragen waarom heb ik ze dan, als bijna niemand ze leest.

In de algemene voorwaarden staan de spelregels, die de ondernemer hanteert in het handelen met zijn klanten, zoals betalingstermijnen, wat wel en niet onder de garantie valt, welke zaken de ondernemer verwacht van de klant.
Het alleen hebben van de algemene voorwaarden is niet genoeg. Ze plaatsen op de website ook niet. Als ondernemer zul je de klant moeten wijzen op de algemene voorwaarden, die hij hanteert door ze bijvoorbeeld met de offerte mee te sturen of via een link in de offerte de klant erop te wijzen.

Dat alleen is niet voldoende. Een aantal zaken zul je actief in je bedrijfsvoering mee moeten nemen. Ik hanteer bijvoorbeeld een betalingstermijn van 14 dagen. Als ik de factuur stuur naar mijn klant, dan geeft ik dit actief aan in de factuur.
Een ander voorbeeld: indien een ondernemer bij levering of plaatsing van zijn productenbepaalde voorbereidingen van de klant nodig heeft, dan is plaatsing in de algemene voorwaarden niet alleen genoeg, maar zal dit ook in de communicatie naar de klant duidelijk moeten worden gemaakt, bijvoorbeeld door middel van een checklist bij de opdrachtbevestiging.

Op deze manier maak je een beter gebruik van je algemene voorwaarden.
Meer weten neem contact met me op via: info@juridiqua.nl of via 06-13624614.

Kent u uw juridische rechten en plichten?

Date: september 3, 2018 Author: Helmi van Bergen Comments: 1 Reply

Iedere organisatie, ieder bedrijf dient zich aan de wet te houden. En daarbij heb je als bedrijf rechten en plichten. Heel vaak wordt daarbij niet altijd gedacht aan de juridische aspecten van rechten en plichten.

Elke ondernemer weet dat hij/zij moet voldoen aan een aantal verplichtingen, waaronder:

  • inschrijving in het Handelsregister bij de Kamer van Koophandel

  • administratieplicht

  • BTW-wetgeving

  • Privacywetgeving

Daarnaast zijn er ondernemingen, die te maken hebben met specifieke wet- en regelgeving zoals bijvoorbeeld:

  • milieuwetgeving

  • arbeidsrecht

  • contractenrecht

Bovendien komt er ook in het gewoon ondernemen op diverse plekken in de processen regelgeving, rechten en plichten voor, die juridische consequenties kunnen hebben, zoals:

  • wie mag bestellen / inkopen

  • wie mag korting verlenen

  • zijn bij de offertes de Algemene Voorwaarden meegestuurd

  • let men op verlenging van langdurige contracten

  • mag ik voor de website en foldermateriaal zomaar elke willekeurige foto, die ik op internet vind, gebruiken.

Bovenstaande vragen en nog veel meer komen op wanneer je eens kritisch naar de processen in je bedrijf kijkt.
Nu kan ik me voorstellen dat het lastig is om je bedrijfsvoering en je processen te vertalen naar juridische rechten en plichten.
Daarvoor is het nodig en handig om eerst te weten hoe je bedrijfsprocessen verlopen en daarnaast kennis te hebben van het recht.
Als ondernemer op je eigen vakgebied heb je dat niet altijd.

Hoe je dit kunt doen?
Door bijvoorbeeld de methode van de cirkel van negen stappen te volgen, die beschreven staan in mijn boek: Orde in de chaos van regelgeving en bedrijfsvoering.
Meer weten bestel het boek via https://www.boekenbestellen.nl/boek/orde-in-de-chaos-van-regelgeving-en-bedrijfsvoering/23947 of neem contact met me op via: info@juridiqua.nl of via 06-13624614.