Boek

Kennen van je organisatie geeft orde in de chaos

Date: maart 11, 2019 Author: Helmi van Bergen Comments: Leave a reply

Elk bedrijf, hoe groot of hoe klein ook, zelfs eenmanszaken en zzp-ers heeft een bedrijfsvoering.
Wanneer je een ondernemer vraagt wat hij doet dan vertelt hij je meestal het volgende: ik maak websites, ik verzorg de catering bij evenementen, ik bouw huizen, ik maak meubels.

Wat ze niet vertellen, maar wel doen is dat ze behalve aan de core business van hun bedrijf werken, ook werken aan hun bedrijfsvoering.
Die bedrijfsvoering bestaat uit diverse onderdelen zoals:

  • administratie en boekhouding

  • acquisitie en verkoop

  • inkoop

  • personeelsbeheer

De core business en de overige bedrijfsvoering vormt de totale bedrijfsvoering, die bestaat uit diverse procedures die allemaal een relatie met de core business en met de andere processen hebben.

En ook al zijn die procedures niet vastgelegd ze zijn er wel.
Ze zijn soms wel zichtbaar in de vorm van afspraken en verplichtingen zoals:

  • afspraken met de klant

  • afspraken over garantie

  • afspraken met het personeel

  • belastingzaken

Bij de start van een bedrijf of als het bedrijf nog niet erg groot is, volstaat het meestal om het meest noodzakelijke ad hoc vast te leggen. Althans in de ogen van de bedrijfsleiding.
Mijn visie hierop echter is dat het goed is én verstandig is om toch je bedrijfsvoering vast te leggen.
Ja maar, hoor ik al de bedrijfsleiding zeggen:

  • dat is veel te bureaucratisch

  • wij werken nooit heel star volgens vaste procedures

  • ik heb de bedrijfsvoering in mijn hoofd zitten

  • als ik alles heb vastgelegd dan is het al weer verouderd

  • dit is papier- en kastvulling.

Echter het vastleggen van de bedrijfsvoering en de hierbij horende procedures in mijn visie:

  • geeft inzicht en informatie hoe de processen in je bedrijf werkelijk lopen

  • biedt inzicht in de onderlinge samenhang

  • is de basis om de kwaliteit van de organisatie, processen en bedrijfsvoering te verbeteren.

Wil je graag weten hoe je orde in de chaos krijgt in je organisatie, neem gerust contact met mij, Helmi van Bergen, op via: info@juridiqua.nl of via 06-13624614 of 046-4581387

Kent u uw organisatie?

Date: februari 3, 2019 Author: Helmi van Bergen Comments: Leave a reply

Deze vraag wordt niet vaak gesteld aan de leiding of directie van een organisatie van een bedrijf.
Waarom eigenlijk niet?
Gaan we ervan uit dat de directie wel weet:

  • hoe zijn organisatie in elkaar zit

  • wie wat doet

  • welke acties genomen moeten worden bij bepaalde activiteiten

  • welke informatie wanneer beschikbaar is.

Zomaar een paar vragen, die aan de directie gesteld kunnen worden of die de directie zelf kan stellen.

De ondernemer heeft zijn kennis en kunde op zijn vakgebied. Dat vakgebied kent hij als geen ander. Daarnaast komt er bij het ondernemen meer bij kijken dan alleen het werken met klanten op zijn vakgebied.

Bij de dagelijkse gang van zaken en zeker bij groei van de onderneming komen er steeds meer van dergelijke vragen naar voren bij de leiding van de onderneming:

  • hoe leg ik de informatie over contracten vast?

  • Wat mag en moet ik vastleggen in het personeelsdossier?

  • Hoe informeer ik mijn klanten over bijvoorbeeld de algemene voorwaarden of de privacy?

Bij doorvragen hierop blijkt dat de leiding van een onderneming niet altijd goed weet:

  • hoe hun activiteiten georganiseerd zijn

  • waar mogelijke juridische knelpunten en problemen zich voordoen?

Hoe krijg je inzicht in de processen van jouw organisatie en waar de juridische knelpunten en problemen kunnen liggen.
Vaak probeer je zo goed en zo kwaad als je kan antwoorden te zoeken op vragen van onderwerpen, die niet op je vakgebied liggen. En er is best wel veel te vinden, maar hoe moet je dit nu interpreteren voor jouw onderneming?

Zoek je antwoorden én hulp hierbij, neem gerust contact met mij, Helmi van Bergen, op via: info@juridiqua.nl of via 06-13624614 of 046-4581387

Kent u uw juridische rechten en plichten?

Date: september 3, 2018 Author: Helmi van Bergen Comments: Leave a reply

Iedere organisatie, ieder bedrijf dient zich aan de wet te houden. En daarbij heb je als bedrijf rechten en plichten. Heel vaak wordt daarbij niet altijd gedacht aan de juridische aspecten van rechten en plichten.

Elke ondernemer weet dat hij/zij moet voldoen aan een aantal verplichtingen, waaronder:

  • inschrijving in het Handelsregister bij de Kamer van Koophandel

  • administratieplicht

  • BTW-wetgeving

  • Privacywetgeving

Daarnaast zijn er ondernemingen, die te maken hebben met specifieke wet- en regelgeving zoals bijvoorbeeld:

  • milieuwetgeving

  • arbeidsrecht

  • contractenrecht

Bovendien komt er ook in het gewoon ondernemen op diverse plekken in de processen regelgeving, rechten en plichten voor, die juridische consequenties kunnen hebben, zoals:

  • wie mag bestellen / inkopen

  • wie mag korting verlenen

  • zijn bij de offertes de Algemene Voorwaarden meegestuurd

  • let men op verlenging van langdurige contracten

  • mag ik voor de website en foldermateriaal zomaar elke willekeurige foto, die ik op internet vind, gebruiken.

Bovenstaande vragen en nog veel meer komen op wanneer je eens kritisch naar de processen in je bedrijf kijkt.
Nu kan ik me voorstellen dat het lastig is om je bedrijfsvoering en je processen te vertalen naar juridische rechten en plichten.
Daarvoor is het nodig en handig om eerst te weten hoe je bedrijfsprocessen verlopen en daarnaast kennis te hebben van het recht.
Als ondernemer op je eigen vakgebied heb je dat niet altijd.

Hoe je dit kunt doen?
Door bijvoorbeeld de methode van de cirkel van negen stappen te volgen, die beschreven staan in mijn boek: Orde in de chaos van regelgeving en bedrijfsvoering.
Meer weten bestel het boek via https://www.boekenbestellen.nl/boek/orde-in-de-chaos-van-regelgeving-en-bedrijfsvoering/23947 of neem contact met me op via: info@juridiqua.nl of via 06-13624614.

Wet en recht in uw organisatie

Date: augustus 20, 2018 Author: Helmi van Bergen Comments: Leave a reply

Elke onderneming heeft met wet en recht te maken. Zoals bijvoorbeeld Algemene Voorwaarden, een contract, een arbeidsovereenkomst.

Als je eens aan een ondernemer zou vragen op welke manier al die wet- en regelgeving zijn bedrijfsvoering raken, dan weet hij vaak niet het antwoord hierop. Hij zal dan vaak niet verder komen dan ik heb Algemene Voorwaarden laten opstellen; ik heb een privacyverklaring voor mijn website en de arbeidscontracten zijn gecheckt door een jurist.

Maar hoe pas je die Algemene voorwaarden toe? Hoe zorg je ervoor dat je klant weet dat je Algemene Voorwaarden hebt en dat je op de manier werkt zoals in de Algemene Voorwaarden is aangegeven. Is de werkwijze in de praktijk zoals je aangeeft in de Algemene Voorwaarden.
En we weten allemaal dat je maar een beperkt aantal tijdelijke arbeidscontracten achter elkaar met een werknemer kan afsluiten en dat daarna een vast contract moet volgen.
Maar hoe zit het met al die andere contracten zoals bijvoorbeeld verzekeringen, abonnementen, onderhoudscontracten, leasecontracten.

En wie mag nu verkopen of inkopen?
En als je inkoper bent van een organisatie mag je dan alles inkopen of zijn er regels gesteld wat wel en niet mag.
Hetzelfde geldt voor de afdeling verkoop. Uiteraard wil je zoveel mogelijk producten en diensten verkopen, maar hoeveel korting mag je geven en mag je als verkoper korting geven en wanneer?

Ik kan zo nog wel even doorgaan. Elk onderdeel van de bedrijfsvoering heeft te maken met wetten en regels: externe wet- en regelgeving, maar ook eigen interne regels.

Hoe weet je nu als ondernemer waar je met interne of externe wet- en regelgeving te maken krijgt in je bedrijfsvoering?
Door te weten hoe die bedrijfsvoering in elkaar zit, stap voor stap en daarbij na te gaan wie wat doet, waarom en hoe.
Hoe je dit kunt doen?
Door bijvoorbeeld de methode van de cirkel van negen stappen te volgen, die beschreven staan in mijn boek: Orde in de chaos van regelgeving en bedrijfsvoering.

Meer weten bestel het boek via https://www.boekenbestellen.nl/boek/orde-in-de-chaos-van-regelgeving-en-bedrijfsvoering/23947 

of neem contact met me op via: info@juridiqua.nl of via 06-13624614.

Allemaal losse procesbeschrijvingen. Handig? ja of nee?

Date: juni 18, 2018 Author: Helmi van Bergen Comments: Leave a reply

Op een netwerkbijeenkomst spreek ik wel eens over het waarom van mijn boek: Orde in de Chaos van regelgeving en bedrijfsvoering. En als reactie komt terug dat ze alle losse processen hebben beschreven, maar niet zien waarom ze een geïntegreerde procesbeschrijving moeten maken.
Verder doorvragen levert op dat men wel vaak onduidelijkheden of dubbelingen ervaart bij de procesovergang van de ene afdeling naar de andere. Of er worden vaak bij dit soort situaties fouten of problemen ervaren waar men de vinger niet achter kan krijgen.
Die fouten of problemen willen ze echter wel graag uit de wereld hebben. Alleen weet men dan niet zo goed waar men het dan moet zoeken.

De oplossing is eigenlijk simpeler dan men denkt.
Zie de losse processen niet als afzonderlijke losstaande eenheden, maar als één groot proces waarbij over de afzonderlijke afdelingen heen wordt gekeken naar de overgangen in het proces.
Dit omdat vaak door de ontwikkelingen in de loop van de tijd dubbele acties zijn ontstaan. Soms door automatisering, soms door extra controles die ooit nodig waren, maar waarvan men nu de noodzaak niet meer ziet.
Hoe en waarom dit ooit is ontstaan is nu niet relevant; wel relevant is hoe deze inefficiënties verholpen kunnen worden.

Belangrijk is dat bedrijfsprocessen niet als een aantal losse processen worden gezien, maar juist als een geïntegreerd compleet bedrijfsproces met diverse onderdelen.

Meer weten lees mijn boek “Orde in de Chaos van regelgeving en bedrijfsvoering” of neem contact met me op via: info@juridiqua.nl of via 06-13624614

Elke keer het wiel van uw bedrijfsvoering uitvinden?

Date: juni 4, 2018 Author: Helmi van Bergen Comments: Leave a reply

Het wiel is ooit een keer uitgevonden. Daarna kwamen er alleen verbeteringen of nieuwe en vernieuwde toepassingen van deze uitvinding. Deze uitvinding is heel duidelijk telkens toepasbaar.

Maar gebeurt dat ook bij jouw bedrijfsvoering? Hoe vaak worden dezelfde werkzaamheden of activiteiten verschillend of afwijkend van de vorige keer gedaan?
Bijvoorbeeld omdat:

  • de activiteiten maar enkele keren per jaar wordt uitgevoerd en er niet wordt bijgehouden hoe het telkens is uitgevoerd

  • er meerdere medewerkers op verschillende manieren dezelfde activiteit uitvoeren

  • we niet meer weten hoe we de vorige keer de betreffende activiteit hebben uitgevoerd.

Dit is uiteraard niet handig.

Dit is te voorkomen door:

  • je bedrijfsvoering in kaart te brengen

  • alle processen waaruit je bedrijfsvoering bestaat te beschrijven

  • de beste werkwijzen of procesgang te bepalen

  • te handelen zoals je hebt afgesproken.

Het lijkt bureaucratisch, maar dat is het niet. Zeker niet wanneer je de beschrijving van je bedrijfsvoering actief gebruikt.

Meer weten hierover, bestel dan het boek “Orde in de chaos van regelgeving en bedrijfsvoering” van Helmi van Bergen van Juridiqua, bureau voor juridisch organisatie advies via deze link:

Boek “Orde in de chaos van regelgeving en bedrijfsvoering”

Meer informatie via: info@juridiqua.nl of via 046-4581387.

Vastleggen van de bedrijfsvoering – Ook goed voor de AVG

Date: mei 21, 2018 Author: Helmi van Bergen Comments: Leave a reply

25 mei 2018 is aanstaande en in de pers verschijnen heel veel items over de AVG. Waar die items vooral over gaan, is dat veel organisaties er niet klaar voor zijn.

Waarom zijn ze dat niet?
Niet alleen omdat ze te laat begonnen zijn of omdat ze niet weten wat ze nu moeten doen?
Zeker bij grotere organisaties weten ze dit vaak wel, maar het kost veel tijd en werk.

Waar zit dat werk in?
Dat werk ligt voornamelijk in het beschrijven van de gegevensstromen en de processen waar persoonsgegevens in voorkomen. Want dat is de basis voor het verwerkingsregister. Wanneer de organisatie weet welke persoonsgegevens in welke processen voorkomen en hoe deze worden gebruikt, is het veel gemakkelijker om het verwerkingsregister in te vullen.

Want op dat moment weet je:

  • welke persoonsgegevens worden verwerkt

  • de grondslag voor de verwerking

  • het doel van de verwerking

  • eventuele externe partijen bij de verwerking.

Het probleem is echter dat veel kleine en middelgrote bedrijven niet weten hoe hun bedrijfsvoering in elkaar zit. En dus ook niet in welk gedeelte van de bedrijfsvoering persoonsgegevens gebruikt worden en welke dit dan zijn.

Dit kan ander. De basis om je organisatie privacyproof te maken ligt in de beschrijving van je bedrijfsvoering. Uiteraard is de beschrijving van je bedrijfsvoering de basis voor meerdere zaken in je bedrijf. Dit kun je lezen in mijn boek: Orde in de Chaos van regelgeving en bedrijfsvoering.
Maar voor de AVG alleen al is de beschrijving van je bedrijfsvoering een goed begin.

Meer weten hoe het boek “Orde in de chaos van regelgeving en bedrijfsvoering” én het privacyproof maken van je organisatie, neem dan nu contact op met met Helmi van Bergen van Juridiqua, bureau voor juridisch organisatie advies via info@juridiqua.nl of via 046-4581387.

Uw bedrijfsvoering krijgt een boost door de cirkel van negen stappen

Date: september 11, 2017 Author: Helmi van Bergen Comments: Leave a reply

Een organisatie wil steeds meer kwaliteit aan klanten leveren: betere producten, een betere dienstverlening. Productontwikkeling is daarbij heel belangrijk. Ook een goede bedrijfsvoering om die producten niet alleen te ontwikkelen en te verbeteren, maar ook te maken, te verkopen en alles wat er in de organisatie nog verder bij komt kijken.
Ook de bedrijfsvoering heeft ontwikkeling en verbetering nodig. Excellente producten verdienen nu eenmaal een excellente bedrijfsvoering.

De grote vraag is: hoe verbeter je dan de kwaliteit van de bedrijfsvoering, waar begin je en hoe zorg je dat kwaliteitsverbetering van de bedrijfsvoering net zo normaal wordt als productontwikkeling en productverbetering?

Met behulp van cirkel van negen stappen is het mogelijk om de kwaliteit van de bedrijfsvoering blijvend te verbeteren en te ontwikkelen. De cirkel van negen stappen is een methode om de beschrijving en vastlegging van de bedrijfsvoering en de daarbij horende administratieve organisatie en bedrijfsprocessen te verbeteren en te ontwikkelen. Het is een voortdurende cirkel van vastleggen, verbeteren van processen, verbetering vastleggen en werken met deze verbeterde processen.

Deze cirkel bestaat uit de volgende negen stappen:

  1. Vooraf bepalen wat de organisatie wil bereiken met de vastlegging van de bedrijfsvoering

  2. Analyse huidige situatie van de totale bedrijfsvoering

  3. Analyse gewenste situatie: waar wil men naar toe met de bedrijfsvoering

  4. Gedetailleerd vastleggen afzonderlijke processen

  5. Integratie en afstemming afzonderlijke processen in een integrale bedrijfsvoering

  6. Bepalen kwaliteitsverbeteracties, inefficiënties en risico’s

  7. Aanpassing, herontwerp en vastlegging nieuwe en verbeterde bedrijfsvoering en processen.

  8. Werken met de nieuwe en verbeterde bedrijfsvoering en processen.

  9. Onderhoud bedrijfsvoering en processen.

Hierboven heb ik in het kort deze negen stappen beschreven. In mijn boek “Orde in de chaos van regelgeving en bedrijfsvoering” dat over enige tijd verschijnt worden deze negen stappen uitgebreider toegelicht.
Wilt u niet zolang wachten, neem dan nu contact op met met Helmi van Bergen van Juridiqua, bureau voor juridisch organisatie advies via info@juridiqua.nl of via 046-4581387.

Verwacht in 2017 het Boek: “Orde in de chaos van regelgeving en bedrijfvoering” Het waarom

Date: juni 6, 2017 Author: Helmi van Bergen
Op mijn LinkedIn-profiel staat in de headline onder andere dat ik schrijver ben van het boek “Orde in de chaos van regelgeving en bedrijfsvoering”.
De tekst is klaar en herschreven. Nu nog aanvulling en redactie nodig. En ook nog een uitgever of uitgeefplatform.
Maar waarom heb ik dit boek geschreven?
Ik heb dit boek niet geschreven, omdat ik alles weet over Administratieve Organisatie, Bedrijfsvoering en regelgeving. Ik weet er veel van, maar niet alles. Daar zijn andere boeken over geschreven.
Ik schrijf dit boek om de directie en bedrijfsleiding van organisaties, zoals kleine tot middelgrote MKB-bedrijven, stichtingen en coöperaties, bewust te laten worden van de waarde van een administratieve organisatie en bedrijfsvoering, die is vastgelegd en beschreven.
Want eenmaal vastgelegd geeft deze beschrijving inzicht in de huidige situatie, maar ook inzicht in wat er goed is, wat er dubbel gebeurt, wat werkt en niet werkt, wat beter kan enzovoorts.
Vaak start een organisatie een traject van het vastleggen en beschrijven van de Administratieve Organisatie en bedrijfsvoering vanwege bepaalde redenen. Het eindproduct is de beschrijving van de Administratieve Organisatie en bedrijfsvoering. Dit belandt dan ergens in de kast of op het intranet en daar blijft het staan.
Maar die vastlegging is niet het eindproduct, maar het begin of een start om:
  • processen aan te passen
  • processen te verbeteren
  • nieuwe werkwijzen te ontwikkelen, waarbij gebruik wordt gemaakt van het bestaande
  • een nieuw automatiseringssysteem te implementeren
  • de administratieve organisatie aan te passen aan nieuwe wet- en regelgeving. Zoals bijvoorbeeld de privacywetgeving met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Wanneer je op een dergelijke manier kijkt naar de vastgelegde en beschreven administratieve organisatie en bedrijfsvoering heb je een goudmijn in handen, die je kunt gebruiken om je organisatie beter te laten functioneren, zodat je meer aandacht en tijd kunt besteden aan je corebusiness.
Kunt u nog niet zo lang wachten en wilt u ook weten hoe u de processen van uw Administratieve Organisatie en bedrijfsvoering kunt beschrijven, vastleggen en daar waar nodig verbeteren?.
Neem dan contact op met Helmi van Bergen van Juridiqua, bureau voor juridisch organisatie advies via info@juridiqua.nl of via 046-4581387.

Verwacht in 2017 het Boek: “Orde in de chaos van regelgeving en bedrijfvoering”

Date: januari 23, 2017 Author: Helmi van Bergen
Op mijn LinkedIn-profiel staat in de headline onder andere dat ik schrijver ben van het boek “Orde in de chaos van regelgeving en bedrijfsvoering”.
Het eerste concept van dit boek is klaar én zal, voorzien van deskundig advies, nog aangepast worden.
In deze blog schrijf ik over de doelgroep van dit boek:
  • directie en bedrijfsleiding van kleine tot middelgrote MKB-bedrijven (vanaf 25 medewerkers tot ongeveer 300 medewerkers)
  • bestuurders en directie van stichtingen met veel medewerkers en/of vrijwilligers.
In deze organisaties is vaak weinig tijd en kennis aanwezig om de Administratieve Organisatie en de bedrijfsvoering van die organisatie in kaart te brengen, te analyseren, te beschrijven en, indien nodig, te verbeteren.
De bedrijfsleiding en directie zien echter wel om diverse redenen de noodzaak hiervan in. Ik noem er een paar:
  • inzicht in de processen
  • het is nodig vanwege certificering
  • kennisdelen
  • het voorkomen dat kennis weglekt door ontslag van medewerkers.
Uiteraard zijn er meer redenen om de Administratieve Organisatie en de Bedrijfsvoering in kaart te brengen. Daarvoor verwijs ik naar eerdere blogs.
Zowel bij directie en bedrijfsleiding alsook bij medewerkers ontbreekt de kennis:
  • hoe pak ik het aan
  • hoe beschrijf ik het goed
maar ook de tijd:
  • de dagelijkse stroom van activiteiten geeft vaak geen gelegenheid om hier tijd aan te besteden
  • ook vakantieperiodes, waarvan men vaak zegt dat men daarvoor dan de tijd heeft, wordt daarvoor niet benut, want vaak moet men naast het eigen werk ook nog collega’s vervangen.
Soms wordt er wel aandacht besteedt aan procedures of werkinstructies. Er worden zaken op papier gezet, die ofwel actueel zijn, bijvoorbeeld een social media reglement, ofwel intern een probleem veroorzaken, bijvoorbeeld het gebruik van de bedrijfswagens.
Dit wordt dan alvast in het procedureboek geplaatst en er wordt ook op gezette tijden geaudit.
Dus we doen al wat. Is dit echter genoeg?
Ik denk het niet. Want waar is het overzicht, de grote lijn en het inzicht in de Administratieve Organisatie en bedrijfsvoering.
Op deze vragen geeft het boek antwoord.
Kunt u nog niet zo lang wachten en wilt u ook weten hoe u de processen van uw Administratieve Organisatie en bedrijfsvoering kunt beschrijven, vastleggen en daar waar nodig verbeteren?
Neem dan contact op met Helmi van Bergen van Juridiqua, bureau voor juridisch organisatie advies via info@juridiqua.nl of via 046-4581387.