Procedures
Procedures
De ondernemer en de SBI-code
Wat ik me nooit gerealiseerd heb, is dat wanneer je als ondernemer vanwege allerlei redenen de bedrijfsactiviteiten veranderd, je je ook als ondernemer moet afvragen of ook je SBI-code wijzigt.
Ik zelf ben 4,5 jaar geleden gestart met juridisch organisatie advies en bij de afspraak bij de Kamer van Koophandel werd toen aan mijn bedrijf de SBI-code voor organisatie advies toegewezen aan mijn bedrijf.
Vanuit mijn achtergrond van administratieve organisatie en bedrijfsvoering gecombineerd met de juridische activiteiten leek dat volgens de Kamer van Koophandel logisch.
Echter zijn in de loop van de tijd mijn activiteiten meer en meer naar de juridische advisering terecht gekomen.
Daarbij dacht ik niet na over de SBI-code, wist ik veel.
Tot gisteren. Ik sprak vanuit de ZZP-desk met een ondernemer, die door de Corona-crisis al zijn bedrijfsactiviteiten zag wegvallen en gebruik wilde maken van financiële ondersteuning. Zijn SBI-code stond niet in de lijst met SBI-codes, die hiervoor in aanmerking komen. Maar die SBI-code dateerde van jaren terug, toen hij zich ingeschreven had bij de Kamer van Koophandel. Toen was dat correct.
Door onder andere digitalisering en het daarop aanpassen van zijn bedrijfsactiviteiten, bleek dat bij de aanvraag van tegemoetkoming zijn SBI-code niet in de betreffende lijst te staan, maar de SBI-code van zijn huidige bedrijfsactiviteiten wel.
Je mag je SBI-code wijzigen, maar niet met terugwerkende kracht.
Hierdoor wordt je dus als ondernemer gedupeerd.
Want als ondernemer onderneem je, daar ben je ondernemer voor. De ondernemer verandert zijn bedrijfsactiviteiten, omdat hij ziet dat hij daarmee verder kan, omdat die activiteiten meer gevraagd worden dan de oorspronkelijke activiteiten.
Die ondernemer pakt aan, ziet de markt veranderen en past zich daaraan aan en denkt en weet niet dat hij ook de SBI-code had moeten aanpassen.
En valt hierdoor tussen wal en schip.
Daarom heb ik gisteren mijn SBI-code aangepast, want je weet maar nooit.
Maar eigenlijk zou dit niet nodig zijn. Ondernemers passen hun activiteiten aan vanwege de omstandigheden van de markt.
Zou het in deze situatie niet beter zijn om naar de werkelijke activiteiten te kijken en ons niet verschuilen achter allerlei codes en de ondernemer die steun te geven, die hij nu nodig heeft vanwege omstandigheden waaraan hij zich niet kan aanpassen.
Kent u uw organisatie?
Deze vraag wordt niet vaak gesteld aan de leiding of directie van een organisatie van een bedrijf.
Waarom eigenlijk niet?
Gaan we ervan uit dat de directie wel weet:
-
hoe zijn organisatie in elkaar zit
-
wie wat doet
-
welke acties genomen moeten worden bij bepaalde activiteiten
-
welke informatie wanneer beschikbaar is.
Zomaar een paar vragen, die aan de directie gesteld kunnen worden of die de directie zelf kan stellen.
De ondernemer heeft zijn kennis en kunde op zijn vakgebied. Dat vakgebied kent hij als geen ander. Daarnaast komt er bij het ondernemen meer bij kijken dan alleen het werken met klanten op zijn vakgebied.
Bij de dagelijkse gang van zaken en zeker bij groei van de onderneming komen er steeds meer van dergelijke vragen naar voren bij de leiding van de onderneming:
-
hoe leg ik de informatie over contracten vast?
-
Wat mag en moet ik vastleggen in het personeelsdossier?
-
Hoe informeer ik mijn klanten over bijvoorbeeld de algemene voorwaarden of de privacy?
Bij doorvragen hierop blijkt dat de leiding van een onderneming niet altijd goed weet:
-
hoe hun activiteiten georganiseerd zijn
-
waar mogelijke juridische knelpunten en problemen zich voordoen?
Hoe krijg je inzicht in de processen van jouw organisatie en waar de juridische knelpunten en problemen kunnen liggen.
Vaak probeer je zo goed en zo kwaad als je kan antwoorden te zoeken op vragen van onderwerpen, die niet op je vakgebied liggen. En er is best wel veel te vinden, maar hoe moet je dit nu interpreteren voor jouw onderneming?
Zoek je antwoorden én hulp hierbij, neem gerust contact met mij, Helmi van Bergen, op via: info@juridiqua.nl of via 06-13624614 of 046-4581387
Alleen opstellen Algemene Voorwaarden niet genoeg
De meeste ondernemers hebben Algemene Voorwaarden. Je laat de Algemene Voorwaarden bijvoorbeeld opstellen door een jurist of je neemt de standaard Algemene Voorwaarden van je branchevereniging over.
Daarnaast zet je de Algemene Voorwaarden op de website.
Zo dat is afgetikt, denk je dan.
Maar klopt dat wel? Is dat genoeg?
Nee, dat is niet zo. Je klant zal actief kennis moeten nemen van de Algemene Voorwaarden.
Dat kennisnemen van die Algemene Voorwaarden kan bijvoorbeeld al door het meesturen van de Algemene Voorwaarden bij de offerte.
Let op niet bij de factuur, want dan is het te laat. Op die manier kan de klant hiervan kennisnemen.
Verder zul je bepaalde zaken, die een actieve houding van jou of je klant nodig hebben en die in de Algemene Voorwaarden staan, in de bedrijfsvoering van je onderneming opnemen.
Voorbeelden:
-
Het hanteren van een betalingstermijn van 14 dagen staat in de Algemene Voorwaarden. Zet dit dan ook in de factuur.
-
Indien een ondernemer bij levering of plaatsing van zijn producten bepaalde voorbereidingen van de klant nodig heeft, omdat hij anders dit product niet goed kan plaatsen, dan is vermelding in de Algemene Voorwaarden alleen niet genoeg, maar zal dit in de communicatie naar de klant of opdrachtgever duidelijk moeten worden gemaakt. Bijvoorbeeld door middel van een checklist bij de opdrachtbevestiging.
Meer weten over Algemene Voorwaarden, neem gerust contact met mij, Helmi van Bergen, op via: info@juridiqua.nl of via 06-13624614 of 046-4581387
Waarom eigenlijk Algemene Voorwaarden?
Bijna iedere ondernemer heeft ze: Algemene Voorwaarden. In de volksmond ook wel genoemd de kleine lettertjes. Deze geven weer onder welke voorwaarden de ondernemer zaken doet.
Hierin staan de spelregels beschreven, die standaard gelden voor elke overeenkomst die de ondernemer aangaat met zijn klant of opdrachtgever.
Het gaat uitdrukkelijk niet om de kern van de overeenkomst: het product of dienst dat geleverd wordt of de afgesproken prijs of het tarief.
Algemene Voorwaarden dienen als bescherming van de ondernemer. Door deze Algemene Voorwaarden dekt de ondernemer zich in voor risico’s en aansprakelijkheden, die horen bij ondernemen, en voorkomt daarmee mogelijke problemen na het sluiten van de overeenkomst.
Algemene Voorwaarden kunnen niet alle aansprakelijkheden uitsluiten, wel beperken.
Zeker als dit in combinatie gaat met een aansprakelijkheidsverzekering.
Elke aansprakelijkheidsverzekering kent uitsluitingen, een verzekerd bedrag, een eigen risico en / of andere voorwaarden en verplichtingen waaraan de ondernemer moet voldoen wil er dekking zijn.
Belangrijk daarbij is de afstemming tussen de algemene voorwaarden en de aansprakelijkheidsverzekering.
Ook andere risico’s, die met ondernemen te maken hebben, maar niet door een verzekering gedekt worden, kunnen uitgesloten worden. Een voorbeeld: een leverancier levert te laat producten, die de ondernemer verwerkt in een opdracht van zijn klant. Daardoor levert de ondernemer te laat buiten zijn schuld. Als ondernemer kan hij in zijn Algemene Voorwaarden de aansprakelijkheid voor een te late levering buiten zijn schuld uitsluiten.
Uiteraard zijn er nog meer zaken, die in de Algemene Voorwaarden geregeld worden, en redenen om Algemene Voorwaarden te hebben en te onderhouden.
Meer weten over Algemene Voorwaarden, neem gerust contact met me op via: info@juridiqua.nl of via 06-13624614 of 046-4581387
Geen zorgen over de AVG, want we hebben een FG
Organisaties, die al dan niet verplicht een Functionaris Gegevensbescherming of Privacy Officer hebben aangesteld, kunnen niet achterover leunen met de opmerking dat ze (nog) voldoen aan de AVG omdat ze een Functionaris Gegevensbescherming (in dienst) hebben.
Bescherming van persoonsgegevens is niet de verantwoordelijkheid van de Functionaris Gegevensbescherming, maar van de directie van de organisatie.
En ook is het niet de bedoeling dat de Functionaris Gegevensbescherming de hele organisatie privacyproof maakt en dat in de toekomst zal blijven doen. En dat de rest van de organisatie overgaat op de normale orde van de dag.
Privacy en bescherming van persoonsgegevens is nu net iets dat van hoog tot laag door de gehele organisatie gedaan moet worden. Een Functionaris Gegevensbescherming kan daarbij ondersteunen, adviseren, waarschuwen en informeren. Zorgen dat de bescherming van persoonsgegevens is gewaarborgd daar kan de Functionaris Gegevensbescherming bij helpen, maar de verantwoordelijkheid is en blijft bij de directie van de organisatie.
Want de mensen in de organisatie werken aan de processen, waarbij persoonsgegevens betrokken zijn en weten daarom wat er met die persoonsgegevens gebeurt.
De Functionaris Gegevensbescherming helpt met zijn kennis van de AVG en in samenwerking met de mensen in de organisatie om de bescherming van persoonsgegevens op een goed niveau te krijgen en te houden.
De Functionaris Gegevensbescherming is dan adviseur, sparringpartner en kennisinstituut en is daarbij afhankelijk van de mensen in de organisatie, die de Functionaris Gegevensbescherming vragen stellen, informeren en indien nodig waarschuwen.
Dus nee, met een Functionaris Gegevensbescherming kun je als directie van een organisatie niet achteroverleunen en zeggen: “Wij hebben de AVG geregeld”.
Meer weten neem contact met me op via: info@juridiqua.nl of via 06-13624614 of 046-4581387
Leest u de Algemene Voorwaarden
Wanneer je deze vraag stelt aan ondernemers, maar ook aan consumenten dan zal het antwoord heel vaak nee zijn.
U zult zich dan afvragen waarom heb ik ze dan, als bijna niemand ze leest.
In de algemene voorwaarden staan de spelregels, die de ondernemer hanteert in het handelen met zijn klanten, zoals betalingstermijnen, wat wel en niet onder de garantie valt, welke zaken de ondernemer verwacht van de klant.
Het alleen hebben van de algemene voorwaarden is niet genoeg. Ze plaatsen op de website ook niet. Als ondernemer zul je de klant moeten wijzen op de algemene voorwaarden, die hij hanteert door ze bijvoorbeeld met de offerte mee te sturen of via een link in de offerte de klant erop te wijzen.
Dat alleen is niet voldoende. Een aantal zaken zul je actief in je bedrijfsvoering mee moeten nemen. Ik hanteer bijvoorbeeld een betalingstermijn van 14 dagen. Als ik de factuur stuur naar mijn klant, dan geeft ik dit actief aan in de factuur.
Een ander voorbeeld: indien een ondernemer bij levering of plaatsing van zijn productenbepaalde voorbereidingen van de klant nodig heeft, dan is plaatsing in de algemene voorwaarden niet alleen genoeg, maar zal dit ook in de communicatie naar de klant duidelijk moeten worden gemaakt, bijvoorbeeld door middel van een checklist bij de opdrachtbevestiging.
Op deze manier maak je een beter gebruik van je algemene voorwaarden.
Meer weten neem contact met me op via: info@juridiqua.nl of via 06-13624614.
Kent u uw juridische rechten en plichten?
Iedere organisatie, ieder bedrijf dient zich aan de wet te houden. En daarbij heb je als bedrijf rechten en plichten. Heel vaak wordt daarbij niet altijd gedacht aan de juridische aspecten van rechten en plichten.
Elke ondernemer weet dat hij/zij moet voldoen aan een aantal verplichtingen, waaronder:
-
inschrijving in het Handelsregister bij de Kamer van Koophandel
-
administratieplicht
-
BTW-wetgeving
-
Privacywetgeving
Daarnaast zijn er ondernemingen, die te maken hebben met specifieke wet- en regelgeving zoals bijvoorbeeld:
-
milieuwetgeving
-
arbeidsrecht
-
contractenrecht
Bovendien komt er ook in het gewoon ondernemen op diverse plekken in de processen regelgeving, rechten en plichten voor, die juridische consequenties kunnen hebben, zoals:
-
wie mag bestellen / inkopen
-
wie mag korting verlenen
-
zijn bij de offertes de Algemene Voorwaarden meegestuurd
-
let men op verlenging van langdurige contracten
-
mag ik voor de website en foldermateriaal zomaar elke willekeurige foto, die ik op internet vind, gebruiken.
Bovenstaande vragen en nog veel meer komen op wanneer je eens kritisch naar de processen in je bedrijf kijkt.
Nu kan ik me voorstellen dat het lastig is om je bedrijfsvoering en je processen te vertalen naar juridische rechten en plichten.
Daarvoor is het nodig en handig om eerst te weten hoe je bedrijfsprocessen verlopen en daarnaast kennis te hebben van het recht.
Als ondernemer op je eigen vakgebied heb je dat niet altijd.
Hoe je dit kunt doen?
Door bijvoorbeeld de methode van de cirkel van negen stappen te volgen, die beschreven staan in mijn boek: Orde in de chaos van regelgeving en bedrijfsvoering.
Meer weten bestel het boek via https://www.boekenbestellen.nl/boek/orde-in-de-chaos-van-regelgeving-en-bedrijfsvoering/23947 of neem contact met me op via: info@juridiqua.nl of via 06-13624614.
Wet en recht in uw organisatie
Elke onderneming heeft met wet en recht te maken. Zoals bijvoorbeeld Algemene Voorwaarden, een contract, een arbeidsovereenkomst.
Als je eens aan een ondernemer zou vragen op welke manier al die wet- en regelgeving zijn bedrijfsvoering raken, dan weet hij vaak niet het antwoord hierop. Hij zal dan vaak niet verder komen dan ik heb Algemene Voorwaarden laten opstellen; ik heb een privacyverklaring voor mijn website en de arbeidscontracten zijn gecheckt door een jurist.
Maar hoe pas je die Algemene voorwaarden toe? Hoe zorg je ervoor dat je klant weet dat je Algemene Voorwaarden hebt en dat je op de manier werkt zoals in de Algemene Voorwaarden is aangegeven. Is de werkwijze in de praktijk zoals je aangeeft in de Algemene Voorwaarden.
En we weten allemaal dat je maar een beperkt aantal tijdelijke arbeidscontracten achter elkaar met een werknemer kan afsluiten en dat daarna een vast contract moet volgen.
Maar hoe zit het met al die andere contracten zoals bijvoorbeeld verzekeringen, abonnementen, onderhoudscontracten, leasecontracten.
En wie mag nu verkopen of inkopen?
En als je inkoper bent van een organisatie mag je dan alles inkopen of zijn er regels gesteld wat wel en niet mag.
Hetzelfde geldt voor de afdeling verkoop. Uiteraard wil je zoveel mogelijk producten en diensten verkopen, maar hoeveel korting mag je geven en mag je als verkoper korting geven en wanneer?
Ik kan zo nog wel even doorgaan. Elk onderdeel van de bedrijfsvoering heeft te maken met wetten en regels: externe wet- en regelgeving, maar ook eigen interne regels.
Hoe weet je nu als ondernemer waar je met interne of externe wet- en regelgeving te maken krijgt in je bedrijfsvoering?
Door te weten hoe die bedrijfsvoering in elkaar zit, stap voor stap en daarbij na te gaan wie wat doet, waarom en hoe.
Hoe je dit kunt doen?
Door bijvoorbeeld de methode van de cirkel van negen stappen te volgen, die beschreven staan in mijn boek: Orde in de chaos van regelgeving en bedrijfsvoering.
Meer weten bestel het boek via https://www.boekenbestellen.nl/boek/orde-in-de-chaos-van-regelgeving-en-bedrijfsvoering/23947
of neem contact met me op via: info@juridiqua.nl of via 06-13624614.
Waar zijn mijn contracten?
Ondernemen vereist interactie. Interactie met klanten, met leveranciers, met personeel.
Die interactie legt de ondernemer vast door middel van:
-
een offerte en een factuur aan de klant
-
een contract met een leverancier of voor een eenmalige dienst ook een offerte
-
een arbeidscontract met een personeelslid.
Deze contracten moeten niet alleen worden opgesteld en nageleefd, maar ook worden beheerd.
Want belangrijk is om zeker bij langdurige contracten vast te leggen:
-
wat er is afgesproken,
-
wanneer wordt er verlengd
-
en onder welke voorwaarden kan worden opgezegd
-
zoals de opzegtermijn.
En met name realiseert de ondernemer zich pas dat hij deze dienst voor een jaar wilde afnemen en dan aan het einde van het contract wilde bepalen of hij hiermee verder wil gaan. Echter de nota van de leverancier zorgt ervoor dat je er weer voor een jaar aan vast zit.
Om dit nu in de toekomst te voorkomen is het goed om alle contracten, zeker de langdurige contracten zoals bijvoorbeeld:
-
een abonnement
-
verzekeringen