De ondernemer en de SBI-code

Wat ik me nooit gerealiseerd heb, is dat wanneer je als ondernemer vanwege allerlei redenen de bedrijfsactiviteiten veranderd, je je ook als ondernemer moet afvragen of ook je SBI-code wijzigt.

Ik zelf ben 4,5 jaar geleden gestart met juridisch organisatie advies en bij de afspraak bij de Kamer van Koophandel werd toen aan mijn bedrijf de SBI-code voor organisatie advies toegewezen aan mijn bedrijf.
Vanuit mijn achtergrond van administratieve organisatie en bedrijfsvoering gecombineerd met de juridische activiteiten leek dat volgens de Kamer van Koophandel logisch.

Echter zijn in de loop van de tijd mijn activiteiten meer en meer naar de juridische advisering terecht gekomen.
Daarbij dacht ik niet na over de SBI-code, wist ik veel.

Tot gisteren. Ik sprak vanuit de ZZP-desk met een ondernemer, die door de Corona-crisis al zijn bedrijfsactiviteiten zag wegvallen en gebruik wilde maken van financiële ondersteuning. Zijn SBI-code stond niet in de lijst met SBI-codes, die hiervoor in aanmerking komen. Maar die SBI-code dateerde van jaren terug, toen hij zich ingeschreven had bij de Kamer van Koophandel. Toen was dat correct.

Door onder andere digitalisering en het daarop aanpassen van zijn bedrijfsactiviteiten, bleek dat bij de aanvraag van tegemoetkoming zijn SBI-code niet in de betreffende lijst te staan, maar de SBI-code van zijn huidige bedrijfsactiviteiten wel.

Je mag je SBI-code wijzigen, maar niet met terugwerkende kracht.
Hierdoor wordt je dus als ondernemer gedupeerd.

Want als ondernemer onderneem je, daar ben je ondernemer voor. De ondernemer verandert zijn bedrijfsactiviteiten, omdat hij ziet dat hij daarmee verder kan, omdat die activiteiten meer gevraagd worden dan de oorspronkelijke activiteiten.
Die ondernemer pakt aan, ziet de markt veranderen en past zich daaraan aan en denkt en weet niet dat hij ook de SBI-code had moeten aanpassen.

En valt hierdoor tussen wal en schip.

Daarom heb ik gisteren mijn SBI-code aangepast, want je weet maar nooit.
Maar eigenlijk zou dit niet nodig zijn. Ondernemers passen hun activiteiten aan vanwege de omstandigheden van de markt.
Zou het in deze situatie niet beter zijn om naar de werkelijke activiteiten te kijken en ons niet verschuilen achter allerlei codes en de ondernemer die steun te geven, die hij nu nodig heeft vanwege omstandigheden waaraan hij zich niet kan aanpassen.

Grensoverschrijdende ZZP-er in Corona-tijden

Voor ZZP-ers zijn het nu lastige tijden, omdat vanwege de Corona-crisis opdrachten stilvallen en er daardoor geen inkomsten zijn.

De Nederlandse overheid heeft maatregelen in het leven geroepen, ook voor ZZP-ers: TOZO.
Net zoals de Belgische en de Duitse overheid.

Echter het blijkt dat grensoverschrijdende ZZP-ers geen gebruik kunnen maken van deze nationale regelingen. Vaak vanwege de woonplaatseis. Voorbeeld: ZZP-er woont in België en heeft zijn bedrijf in Nederland.
En in de woonplaats, waar deze ZZP-er woont lukt het ook niet, want België heeft de eis gesteld dat men daar sociaal verzekerd dient te zijn.

De ZZP-desk werkt in deze samen met het Grensinfopunt.
Informatie over de diverse regelingen met betrekking tot ZZp-ers is hier te vinden.

Deze informatie zal worden bijgewerkt wanneer er nieuwe informatie bekend is.

 

Privacy en AVG: eenmalig of een ongoing proces?

Mei 2018: de AVG trad in werking en iedereen spande zich in om klaar te zijn voor de inwerkingtreding van de AVG. Ook in 2018 veel na-ijlende bedrijven en organisaties, die het niet lukte om in mei 2018 “klaar te zijn” voor de AVG.

Wat is de stand van zaken nu anderhalf jaar verder?
Kun je nadat je alles “klaar hebt gekregen” voor de AVG het hele privacy gebeuren afstrepen en overgaan tot de orde of de waan van de dag?
Of is privacy en AVG nog steeds een actueel thema?

Privacy en de naleving van de AVG is niet een eenmalig iets dat wanneer het eenmaal is afgevinkt nooit meer tevoorschijn gehaald hoeft te worden.
Het is een onderdeel van de bedrijfsvoering geworden. Ik bedoel hier niet mee dat er geroepen wordt: “Mag dit wel van de AVG?” of “Dit mag niet in verband met de privacy!”

Wat ik wel bedoel is dat het belangrijk is om regelmatig de bedrijfsprocessen onder andere na te lopen:

  • om te bekijken of de privacy maatregelen werken

  • om na te gaan of er werkzaamheden in de bedrijfsvoering zijn gewijzigd die invloed kunnen hebben op de privacy

  • om na te gaan of nieuwe processen ook privacyproof zijn

  • om na te gaan of geconstateerde datalekken een incidentele of een structurele oorzaak hebben.

Want waar gewerkt wordt, worden nieuwe producten en werkwijzen ontwikkeld, worden fouten gemaakt en dat kan allemaal invloed hebben op de privacy van persoonsgegevens.

Wilt u graag meer weten over het nalopen van de pricacyzaken in uw bedrijfsprocessen, neem dan contact met mij, Helmi van Bergen, op via: info@juridiqua.nl of via 06-13624614 of 046-4581387

Welke persoonsgegevens verzamelt uw organisatie?

De AVG lijkt enigszins ingeburgerd, maar vergt nog steeds de nodige aandacht.
Want weet u welke persoonsgegevens u verzamelt, opslaat en verwerkt in uw eigen organisatie.
Van welke personen en met name van welke categorieën personen u dat doet?
En weet u dan precies wat er dan allemaal aan gegevens over die personen bewerkt, verzameld of opgeslagen worden?

Als organisatie bent u verplicht om in kaart te brengen welke persoonsregistraties u heeft, van welke categorieën u gegevens verzamelt en welke gegevens dat dan zijn.
Het lijkt zo gemakkelijk om maar even de grootste categorieën zoals bijvoorbeeld werknemers en klanten en de vanzelfsprekende gegevens daarvan te noemen, maar dat is niet genoeg.
Want ongemerkt is er toch nog een derde categorie personen apart ondergebracht in een registratie, die wellicht als subcategorie van de hoofdcategorie is ontstaan, echter door zijn aard een aparte persoonsregistratie is geworden.

Hoe weet u nu als organisatie dat u geen persoonsregistratie “vergeten” bent?
Dat doet u door te inventariseren bij alle bedrijfsprocessen:

  • waar er persoonsregistraties zijn

  • van welke categorie personen

  • welke gegevens er dan geregistreerd worden

  • wie deze registratie beheert en

  • wie deze registratie kan inzien.

Daarnaast inventariseert u ook:

  • hoe er geregistreerd wordt

  • welke risico’s er zijn rondom de persoonsregistratie

  • welke beveiligingsmaatregelen er zijn.

Op die manier brengt u beter in kaart wat u aan persoonsregistraties heeft en kunt u de risico’s beter managen.

Wilt u graag meer weten over het inventariseren van uw persoonsregistraties om te voldoen aan de AVG, neem dan contact met mij, Helmi van Bergen, op via: info@juridiqua.nl of via 06-13624614 of 046-4581387

Wat doet een DPO of FG?

De hausse rondom de AVG is enigszins weggeëbd. Het lijkt business as usual te worden. De autoriteit Persoonsgegevens laat van zich horen door boetes, onderzoek en advisering en er verschijnen artikelen over de AVG in de pers.

De AVG en beveiliging en bescherming van persoonsgegevens is blijvend en zal onderdeel uitmaken van de bedrijfsvoering van organisaties. Daarbij kan het voor een organisatie noodzakelijk zijn om een Data Protection Officer (DPO) of een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aan te stellen, al dan niet in loondienst van de organisatie.

Maar wat zijn dan de taken van de Data Protection Officer (DPO) of Functionaris Gegevensbescherming (FG)?
De wettelijke taken, die de DPO of FG moet uitvoeren zijn de volgende:

  • informeren en adviseren van de directie en medewerkers van de organisatie over de AVG

  • toezien op de naleving van de AVG in de organisatie

  • advies geven over een gegevensbeschermingseffectbeoordeling en toezien op de uitvoering hiervan.

  • samenwerken met en als contactpunt optreden voor de Autoriteit Persoonsgegevens

  • Verslag uitbrengen over alles wat met de AVG te maken heeft aan de directie van de organisatie

Daarnaast zorgt de DPO of de FG dat iedereen in de organisatie zich ervan bewust is hoe men omgaat met persoonsgegevens in de organisatie en hoe dit verhoudt met de AVG. Ze geven voorlichting. Ze behandelen klachten en incidenten met betrekking tot de AVG en nemen audits af met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens.

Wilt u graag weten wat een DPO of een FG voor uw organisatie kan en moet doen, neem gerust contact met mij, Helmi van Bergen, op via: info@juridiqua.nl of via 06-13624614 of 046-4581387

Een DPO of FG inhuren, kan dat?

De hausse rondom de AVG is enigszins weggeëbd. Het lijkt business as usual te worden. De autoriteit Persoonsgegevens laat van zich horen door boetes, onderzoek en advisering en er verschijnen artikelen over de AVG in de pers.

De AVG en beveiliging en bescherming van persoonsgegevens is blijvend en zal onderdeel uitmaken van de bedrijfsvoering van organisaties. Daarbij kan het voor een organisatie noodzakelijk zijn om een Data Protection Officer (DPO) of een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aan te stellen.

De vraag daarbij is of die dan persé in dienst moet zijn bij de organisatie zelf. Dit kan, maar hoeft niet.
Een DPO of FG kan ook enkele dagen per maand ingehuurd worden al naar gelang de grootte van de organisatie, de omvang van de gegevensbestanden en de diversiteit van de te verwerken gegevens.

Bovendien is dan de onafhankelijkheid van de DPO of de FG beter gewaarborgd dan bij een medewerker als DPO/FG. Want volgens de wet moet de DPO/FG onafhankelijk zijn en gevraagd en ongevraagd advies geven.
Welke taken de DPO/FG nu allemaal heeft, komt in een volgend artikel aan de orde.

Wilt u graag weten wat een DPO of een FG voor uw organisatie kan en moet doen, neem gerust contact met mij, Helmi van Bergen, op via: info@juridiqua.nl of via 06-13624614 of 046-4581387

Kennen van je organisatie geeft orde in de chaos

Elk bedrijf, hoe groot of hoe klein ook, zelfs eenmanszaken en zzp-ers heeft een bedrijfsvoering.
Wanneer je een ondernemer vraagt wat hij doet dan vertelt hij je meestal het volgende: ik maak websites, ik verzorg de catering bij evenementen, ik bouw huizen, ik maak meubels.

Wat ze niet vertellen, maar wel doen is dat ze behalve aan de core business van hun bedrijf werken, ook werken aan hun bedrijfsvoering.
Die bedrijfsvoering bestaat uit diverse onderdelen zoals:

  • administratie en boekhouding

  • acquisitie en verkoop

  • inkoop

  • personeelsbeheer

De core business en de overige bedrijfsvoering vormt de totale bedrijfsvoering, die bestaat uit diverse procedures die allemaal een relatie met de core business en met de andere processen hebben.

En ook al zijn die procedures niet vastgelegd ze zijn er wel.
Ze zijn soms wel zichtbaar in de vorm van afspraken en verplichtingen zoals:

  • afspraken met de klant

  • afspraken over garantie

  • afspraken met het personeel

  • belastingzaken

Bij de start van een bedrijf of als het bedrijf nog niet erg groot is, volstaat het meestal om het meest noodzakelijke ad hoc vast te leggen. Althans in de ogen van de bedrijfsleiding.
Mijn visie hierop echter is dat het goed is én verstandig is om toch je bedrijfsvoering vast te leggen.
Ja maar, hoor ik al de bedrijfsleiding zeggen:

  • dat is veel te bureaucratisch

  • wij werken nooit heel star volgens vaste procedures

  • ik heb de bedrijfsvoering in mijn hoofd zitten

  • als ik alles heb vastgelegd dan is het al weer verouderd

  • dit is papier- en kastvulling.

Echter het vastleggen van de bedrijfsvoering en de hierbij horende procedures in mijn visie:

  • geeft inzicht en informatie hoe de processen in je bedrijf werkelijk lopen

  • biedt inzicht in de onderlinge samenhang

  • is de basis om de kwaliteit van de organisatie, processen en bedrijfsvoering te verbeteren.

Wil je graag weten hoe je orde in de chaos krijgt in je organisatie, neem gerust contact met mij, Helmi van Bergen, op via: info@juridiqua.nl of via 06-13624614 of 046-4581387

Kent u uw organisatie?

Deze vraag wordt niet vaak gesteld aan de leiding of directie van een organisatie van een bedrijf.
Waarom eigenlijk niet?
Gaan we ervan uit dat de directie wel weet:

  • hoe zijn organisatie in elkaar zit

  • wie wat doet

  • welke acties genomen moeten worden bij bepaalde activiteiten

  • welke informatie wanneer beschikbaar is.

Zomaar een paar vragen, die aan de directie gesteld kunnen worden of die de directie zelf kan stellen.

De ondernemer heeft zijn kennis en kunde op zijn vakgebied. Dat vakgebied kent hij als geen ander. Daarnaast komt er bij het ondernemen meer bij kijken dan alleen het werken met klanten op zijn vakgebied.

Bij de dagelijkse gang van zaken en zeker bij groei van de onderneming komen er steeds meer van dergelijke vragen naar voren bij de leiding van de onderneming:

  • hoe leg ik de informatie over contracten vast?

  • Wat mag en moet ik vastleggen in het personeelsdossier?

  • Hoe informeer ik mijn klanten over bijvoorbeeld de algemene voorwaarden of de privacy?

Bij doorvragen hierop blijkt dat de leiding van een onderneming niet altijd goed weet:

  • hoe hun activiteiten georganiseerd zijn

  • waar mogelijke juridische knelpunten en problemen zich voordoen?

Hoe krijg je inzicht in de processen van jouw organisatie en waar de juridische knelpunten en problemen kunnen liggen.
Vaak probeer je zo goed en zo kwaad als je kan antwoorden te zoeken op vragen van onderwerpen, die niet op je vakgebied liggen. En er is best wel veel te vinden, maar hoe moet je dit nu interpreteren voor jouw onderneming?

Zoek je antwoorden én hulp hierbij, neem gerust contact met mij, Helmi van Bergen, op via: info@juridiqua.nl of via 06-13624614 of 046-4581387

Juridische vragen van ondernemers

Een ondernemer heeft zijn kennis en kunde op zijn vakgebied. Jouw vakgebied ken je als geen ander. Je zorgt er voor dat je vakkennis en je expertise op peil houdt.
Daarnaast komt er bij het ondernemen meer bij kijken dan alleen het werken met jouw klanten op jouw vakgebied.
Dat meerdere van het ondernemen dat is niet altijd gemakkelijk: je moet je administratie en boekhouding bijhouden, je zorgt dat je website actueel is en goed vindbaar, je doet aan acquisitie en marketing en nog meer.

Vaak probeer je zo goed en zo kwaad als je kan antwoorden te zoeken op vragen van onderwerpen, die niet op je vakgebied liggen. En er is best wel veel te vinden, maar hoe moet je dit nu interpreteren voor jouw onderneming?
Hoe pas je voor jouw bedrijf de gevonden antwoorden toe?
Als ondernemer wil je géén problemen op het gebied van bijvoorbeeld aansprakelijkheid of privacy.

Als jurist krijg ik regelmatig met de volgende zeer diverse vragen van ondernemers te maken (dit zijn er maar enkele):

  • hoe regel ik mijn aansprakelijkheden

  • wat moet ik doen om te voldoen aan de privacy regels

  • wanneer heb ik een verwerkersovereenkomst nodig

  • hoe zorg ik ervoor dat mijn klanten kunnen weten wat er in mijn Algemene Voorwaarden staat

  • hoe maak ik een goed contract

  • welke juridische documenten heb ik nodig

  • enzovoorts

Door deze juridische vragen stellen en proberen zelf een antwoord te zoeken , lijkt het alsof je door alle bomen het bos niet meer ziet en dus niet weet wat nu wel en wat nu niet kan en mag en nodig is.
Zoek je antwoorden én hulp, neem gerust contact met mij, Helmi van Bergen, op via: info@juridiqua.nl of via 06-13624614 of 046-4581387

 

Zijn uw Algemene Voorwaarden nog actueel?

Bij de start of overname van een onderneming wordt er meestal, helaas niet altijd, aandacht besteedt aan het opstellen van Algemene Voorwaarden.

In de loop van de tijd verandert er van alles, zoals onder andere:

  • wetgeving, die verandert

  • nieuwe wetgeving

  • andere werkwijzen in de onderneming

  • nieuwe producten en diensten

  • andere klanten, bijvoorbeeld van B2B naar B2C.

Maar nog steeds zijn dan van kracht de Algemene Voorwaarden, die opgesteld zijn bij de start of overname van de onderneming.

Net zoals je bij andere zaken geregeld bekijkt of ze nog actueel zijn, zoals bijvoorbeeld bij verzekeringen, is het raadzaam om de Algemene Voorwaarden geregeld na te laten kijken op:

  • nieuwe wetgeving

  • gewijzigde inzichten met betrekking tot de bedrijfsvoering

  • aansprakelijkheden en dergelijke.

Na actualisatie van de Algemene Voorwaarden kunnen deze er weer een tijdje tegen.

Meer weten over Algemene Voorwaarden, neem gerust contact met mij, Helmi van Bergen, op via: info@juridiqua.nl of via 06-13624614 of 046-4581387