De wisselwerking tussen processen en automatisering

Informatie en gegevens zijn belangrijke hulpmiddelen voor de bedrijfsvoering en de Administratieve Organisatie.
Gegevens, die tijdens de processen en procedures worden verzameld, worden opgeslagen in het geautomatiseerd systeem.
Informatie wordt via het automatiseringssysteem gegenereerd en vormt daarmee de basis voor de leiding van de organisatie om hun organisatie te kunnen leiden.
Administratieve Organisatie en Bedrijfsvoering functioneren dus met behulp van automatisering en worden hierdoor ondersteund.

Het gaat hierbij echter niet om het zonder meer aanschaffen en installeren van computers, een bedrijfsnetwerk en daarbij horende programma’s.
Daarmee pas je de Administratieve Organisatie aan aan datgene wat het programma kan. Maar de vraag is of dat ook is dat ook wat de organisatie nodig heeft.
Processen en procedures zijn hierbij dus leidend.

Het proces beschrijft:

• de volgorde van de processtappen

• de gegevens, die per processtap, nodig zijn

• de informatie, die elke processtap genereert

• de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de medewerkers per processtap.

Door de procesbeschrijvingen krijgt de organisatie die informatie, die aangeeft op welke manier automatisering mogelijk ingezet kan worden.
Daardoor wordt het beschrijven en ontwikkelen van processen een wisselwerking met het geautomatiseerd systeem en de inrichting daarvan.
Dat betekent dat de analyse en beschrijving van de bedrijfsvoering en de Administratieve Organisatie vanuit de processen – en vanuit de klant – beschreven dienen te worden, waarbij gebruik wordt gemaakt van de mogelijkheden, die het automatiseringssysteem kan bieden.
Door die wisselwerking kan het hier en daar voorkomen dat de Administratieve Organisatie en Bedrijfsvoering aangepast moet worden aan het automatiseringssysteem. Maar dit dan altijd in overleg met de organisatie. Het automatiseringssysteem mag hier niet het uitgangspunt zijn.

Conclusie is dus dat beide kanten van deze medaille bekend moeten zijn.
Zowel de procesbeschrijvingen en procesinrichting dienen grotendeels uitgewerkt te zijn, maar daarnaast moet ook bekend zijn wat elk automatiseringssysteem kan.
Daardoor ontstaat er een goed afgewogen bedrijfsvoering waarin automatisering een min of meer natuurlijke rol speelt.

Wilt u ook grip krijgen op procedures, procesmanagement en bedrijfsvoering in relatie met automatisering?
Neem dan contact op met Helmi van Bergen van Juridiqua, bureau voor juridisch organisatie advies via info@juridiqua.nl of via 046-4581387.