Elke organisatie sluit contracten af.
Een contract of een overeenkomst komt volgens het BW (art 6:217) tot stand door een aanbod en de aanvaarding daarvan.
Het is een afspraak tussen twee partijen over prestaties, die over en weer geleverd gaan worden.
In een schriftelijke weergave van die afspraak, het contract, worden de rechten en plichten van beide partijen vastgelegd, waaronder:
-
de contractspartijen
-
de te leveren prestaties door beide partijen
-
de kwaliteit en de kwantiteit
-
betaling
-
Algemene Voorwaarden.
Wanneer een contract wordt uitgevoerd zoals afgesproken, is er niets aan de hand.
Lastiger wordt het wanneer er bij met name langdurige contracten problemen rijzen met bijvoorbeeld de opzegtermijn of de verlenging van het contract.
Hoe zat het ook al weer, wordt dan in allerijl nagevraagd, terwijl het veel makkelijker kan.
Leg alle contracten vast in een contractenregister, waarin je alle belangrijke gegevens van elk contract vastlegt zoals:
-
de contractspartij
-
de te leveren prestatie
-
eventuele frequentie van levering
-
betaling
-
opzegtermijn
-
verlengingstermijn
- enzovoorts
Uiteraard is alleen het vastleggen in het contractenregister niet voldoende. Belangrijk hierbij is dat je bijvoorbeeld per maand een lijst krijgt met de contracten die aflopen met de juiste opzegtermijn.
Bijvoorbeeld een jaarcontract van bijvoorbeeld afvalverwijdering start 1 januari en eindigt 31 december. Maar wanneer de organisatie niet opzegt wordt het contract stilzwijgend verlengd met een jaar? Twee jaar? En wanneer had de organisatie moeten opzeggen: voor 1 december? Of voor 1 november?
Meestal staan deze gegevens in de algemene voorwaarden, die integraal onderdeel uitmaken van een contract.
Dus wanneer al die gegevens zowel uit het contract alsook uit de algemene voorwaarden in het contractenregister worden ingevoerd, kun je als organisatie op een simpele manier op tijd die contracten eruit halen, die al dan niet verlengd dienen te worden. Ons voorbeeld met een eindtermijn van 31 december had een opzegtermijn van 2 maanden: dus begin oktober wordt dit contract gepresenteerd aan de leiding met de vraag: “Verlengen ja/nee?”
Uiteraard leg je hier ook andere zaken in vast en kun je hier diverse zaken uithalen.
Wilt u meer weten hoe een contractenregister u kan helpen met het managen van uw contracten of wilt u weten hoe het beschrijven en analyseren van de bedrijfsvoering en de administratieve organisatie de kwaliteit van uw organisatie kan verbeteren?
Neem dan contact op met Helmi van Bergen van Juridiqua, bureau voor juridisch organisatie advies via info@juridiqua.nl of via 046-4581387.