Hoe kwaliteit te verbeteren door procesbeschrijvingen

Procesbeschrijvingen zorgen voor kwaliteit.
Dat klinkt stellig, maar het is wel zo.
Ten eerste gaat men nadenken over het proces, over hoe doen we het of over hoe zouden we het eigenlijk moeten doen.

Vervolgens wanneer het proces is beschreven zoals het nu gebeurt, kan de bedrijfsleiding in overleg met en in samenwerking met de medewerkers nalopen of er geen dubbele handelingen worden uitgevoerd. Bijvoorbeeld twee maal hetzelfde controleren: een keer via het geautomatiseerde systeem en nog een keer via de controle van de papierstromen.
De invoer van de automatisering heeft er destijds niet voor gezorgd dat dubbele controles niet meer voorkwamen.
Die laatste controle kan de bedrijfsleiding er dus uithalen, zodat er meer tijd vrij komt.

Bijvoorbeeld om na te gaan of bepaalde delen van een proces goed werken. Zeker als er in de organisatie wordt geklaagd over een bepaald aspect van dat proces.
Een voorbeeld: stel er wordt door de boekhouding geklaagd over de inkoopfacturen, die niet zouden matchen met de inkooporders.
Door in een vooraf vastgestelde periode te inventariseren het aantal ontvangen inkoopfacturen, het aantal “foutieve” inkoopfacturen én de redenen van de foutieve inkoopfacturen, kan de bedrijfsleiding achterhalen of er inderdaad structurele “fouten” gemaakt worden en waar die fouten zich dan voordoen.

Naar aanleiding van deze metingen kan de bedrijfsleiding, indien nodig, maatregelen nemen, die de kwaliteit verbeteren van het proces.

Op die manier heeft vastlegging en beschrijving van de bedrijfsvoering en processen zin, u verhoogt hiermee de kwaliteit van uw procesbeschrijvingen en bedrijfsvoering.

Wilt u ook weten hoe u processen, procesmanagement en bedrijfsvoering kunt beschrijven en vastleggen, zodat u uw kwaliteit kan verbeteren?
Neem dan contact op met Helmi van Bergen van Juridiqua, bureau voor juridisch organisatie advies via info@juridiqua.nl of via 046-4581387.