Het vastleggen van bedrijfsvoering en processen kost tijd en energie. En is eenmaal alles vastgelegd, wat gebeurt er dan mee? Belandt dan al het werk in een ordner in de kast, totdat er enkele jaren later weer iemand op het idee komt om de bedrijfsvoering en de processen te beschrijven.
Met andere woorden we doen al het werk weer opnieuw en het verdwijnt weer in de kast.

Jammer en ook onnodig. Hieronder noem ik enkele voorbeelden om te laten zien dat processen vastleggen wel werkt en kan helpen om de organisatie soepel draaiend te houden.

De voorbeelden zijn:

Natuurlijk legt u bij een nieuwe medewerker of bij uw collega, die u tijdens uw vakantie vervangt, niet plompverloren de procesbeschrijving en alle werkinstructies, die daarbij horen, op hun bureau. En laat hem of haar vervolgens zonder tekst of uitleg hier maar mee werken.

Wat u uiteraard wel doet, is samen met uw nieuwe collega of uw vervanger samen alles doornemen. En de procesbeschrijving én alle daarbij horende werkinstructies geeft u daarna ter informatie en als naslag. Zodat uw collega zaken kan nakijken, wanneer u niet (direct) beschikbaar bent om tekst en uitleg te geven.

In het uiterste geval moet het zelfs mogelijk zijn, zeker bij plotselinge uitval bijvoorbeeld wegens ziekte, om alleen met de procesbeschrijvingen en werkinstructies bij de hand het werk van uw zieke collega over te nemen.

Op die manier heeft vastlegging en beschrijving van de bedrijfsvoering en processen zin, u houdt hiermee de procesbeschrijvingen actueel én bovendien worden de beschrijvingen actief gebruikt.

Wilt u ook weten hoe u processen, procesmanagement en bedrijfsvoering kunt beschrijven en vastleggen?
Neem dan contact op met Helmi van Bergen van Juridiqua, bureau voor juridisch organisatie advies via info@juridiqua.nl of via 046-4581387.

One thought on “Hoe vastgelegde en beschreven processen te gebruiken?

  1. Pingback: Werkt uw organisatie gewoon door tijdens de vakantie? – juridiqua.nl

Comments are closed.