In de huidige tijd is het normaal om via e-mail zaken te doen. Via e-mail stuurt de ondernemer naar zijn klanten de offertes, facturen en overige zaken. Maar hoe zit het dan met de Algemene Voorwaarden?
Op het briefpapier staan vaak de algemene voorwaarden op de achterkant gedrukt en op de voorkant staat dan het zinnetje: “Op al onze offertes, op alle opdrachten aan ons en op alle met ons afgesloten overeenkomsten zijn onze Algemene Voorwaarden toepasselijk, die u aantreft op de achterzijde van deze brief.”
Maar bij een offerte via e-mail wordt dit nog wel eens vergeten. Niet alleen wordt het zinnetje met betrekking tot de toepasselijkheid van de Algemene Voorwaarden niet opgenomen, maar ook iedere andere verwijzing naar de Algemene Voorwaarden en de toepasselijkheid hiervan. Ook zijn de Algemene Voorwaarden niet bijgevoegd.
Meestal gaat er niets fout, maar wat als er wel iets fout gaat en de ondernemer verwijst naar zijn Algemene Voorwaarden. Weet de klant dan welke de Algemene Voorwaarden zijn, heeft hij ze wel in bezit of heeft de klant er kennis van kunnen nemen?
Op deze manier niet.
De ondernemer heeft echter de plicht om zijn klanten te informeren over zijn Algemene Voorwaarden en de toepasselijkheid hiervan. Hoe kun je dit nu het beste doen, wanneer al het verkoopverkeer via e-mail gaat.
Een ondernemer, die alle offertes en facturen via e-mail verstuurde en merkte dat er geen verwijzing was op de offertes naar de Algemene Voorwaarden, heeft dit op de volgende wijze opgelost. In het offerteprogramma werd in de template van de offerte het zinnetje toegevoegd dat de bij de offerte meegestuurde Algemene Voorwaarden van toepassing werden verklaard. En met het toesturen van de offerte werd automatisch een pdf-bestand van de Algemene Voorwaarden meegestuurd.
Hiermee heeft de ondernemer aan zijn informatieplicht met betrekking tot de toepasselijkheid van de Algemene Voorwaarden voldaan.
Zonder al te veel kosten en extra handelingen voor de verkopers is dit geregeld. Het kostte wat programmeertijd van de IT-er, terwijl de verkopers niets extra’s hoeven te doen bij het uitsturen van de offertes.
Wilt u ook weten of en hoe u de toepasselijkheid van uw algemene voorwaarden op een handige manier kunt invoegen in uw verkoopproces of hebt u andere vragen over algemene voorwaarden?
Neem dan contact op met Helmi van Bergen van Juridiqua, bureau voor juridisch organisatie advies via info@juridiqua.nl of via 046-4581387.