Procesbeschrijvingen en draagvlak bij medewerkers

In mijn laatste blog “Waarom processen beschrijven? Ik heb het toch allemaal in mijn hoofd.” schreef ik over de noodzaak van het beschrijven van processen wanneer de organisatie uit haar jasje groeit.
De organisatie groeit in omzet én in medewerkers.
En juist bij die medewerkers komen vaak de bezwaren tegen de beschrijving van de processen:

• waarom is dat nodig? Ik weet het toch allemaal! Het zit in mijn hoofd.

• Dat is toch veel te bureaucratisch en te star.

• En word ik afgerekend wanneer ik afwijk of als de procesbeschrijving niet logisch is?

Bij dergelijke opmerkingen zal de leiding van de organisatie eerst het nut en de noodzaak van de vastlegging van de administratieve organisatie moeten uitleggen.
In diverse blogs heb ik hier al over geschreven.

Maar bij dat vastleggen van die procedures zijn medewerkers heel belangrijk.
Zij zijn het, die met de processen werken en de kennis hebben van de processen. Die kennis, die bij de medewerkers zit, moet gedeeld worden. Daar is het Handboek Administratieve Organisatie voor, in welke vorm dan ook.

En medewerkers willen best hun kennis delen en accepteren dat deze kennis van de processen wordt opgeschreven. Dit gebeurt echter alleen wanneer het voor de medewerkers duidelijk is wat het nut en de noodzaak is van dit Handboek.
Het beschrijven van de processen is niet het doel, maar het doel is wel:

• kennis delen;

• inzicht in de totale Administratieve Organisatie;

• procesverbetering waarbij niet gekeken wordt naar wie de fouten maakt, maar wel naar mogelijke verbeteringen in het proces.

Als het doel duidelijk is én je betrekt de medewerkers bij het beschrijven, vastleggen en analyseren van de processen, dan creëer je draagvlak bij de medewerkers.

Wilt u ook weten hoe u processen, procesmanagement en bedrijfsvoering kunt beschrijven, vastleggen en analyseren? En ook uw medewerkers meekrijgt.
Neem dan contact op met Helmi van Bergen van Juridiqua, bureau voor juridisch organisatie advies via info@juridiqua.nl of via 046-4581387.