In mijn blog van 9 november 2015 “Waarom /Why” stelde ik mezelf de vraag waarom ik het belangrijk vind wat ik doe voor organisaties.
Dat WAT ik doe is duidelijk: Organisaties helpen om hun bedrijfsvoering, procesmanagement en administratieve organisatie juridisch en kwalitatief op orde te brengen.”
Het WAAROM hiervan is in vier stappen uit te leggen.
-
Betere en gestroomlijnde processen
Procesbeschrijvingen zijn een set afspraken, die zijn of worden vastgelegd om het werk van de organisatie op een goede en effectieve manier te verdelen over de mensen, die er werken.
Het doel van procesmanagement, bedrijfsvoering en administratieve organisatie beschrijven, vastleggen en het volgen hiervan is het zo goed mogelijk realiseren van de organisatiedoelstellingen.
Dat is essentieel, omdat je door het vastleggen en beschrijven inzicht krijgt in de organisatie en grip op de processen en de daarbij horende geldstromen.
De processen vormen immers de kern van de organisatie en bepalen de kwaliteit van de producten en diensten.
-
Voldoen aan wet- en regelgeving
Met wet- en regelgeving bedoel ik zowel de externe wet- en regelgeving alsook de interne regels.
Om met de externe regelgeving te beginnen. Dit bestaat uit alle wetgeving en regels van overheden: landelijk, provinciaal en gemeentelijk. Maar ook uit regels van de branche waartoe de organisatie behoort, veiligheidsvoorschriften en dergelijke.
Bij interne regelgeving moet je denken aan de afspraken, die op diverse manieren zijn vastgelegd, zoals bijvoorbeeld huishoudelijke reglementen, instructies over veilig werken, kaders en richtlijnen waarbinnen gewerkt moet worden. Een voorbeeld staat in mijn blog “Autorisatie: Wie mag wat wanneer en waar?”
-
Kennis vergroten binnen de organisatie
Door het vastleggen van de procesbeschrijvingen en het opnemen van regelgeving in die processen, creëer je duidelijkheid voor de medewerkers over de richtlijnen en kaders waarbinnen deze mogen en moeten werken.
Een voorbeeld is dat verkoopmedewerkers onder bepaalde voorwaarden korting mogen verlenen bij bestellingen. Het is dan wel noodzakelijk dat die voorwaarden bekend zijn bij alle verkoopmedewerkers, duidelijk zijn en getoetst kunnen worden.
-
Voordelen voor de organisatie
Door het vastleggen van de processen krijgt de organisatie inzicht in:
– mogelijke knelpunten
– mogelijk extra en vermijdbare kosten
– mogelijk risico’s
– mogelijke inefficiënties.
Dat inzicht helpt je dus om de processen te verbeteren en extra kosten te vermijden.
Wilt u ook weten of het Waarom, Wat en Hoe voor u kunnen werken in uw procedures, procesmanagement en bedrijfsvoering?
Neem dan contact op met Helmi van Bergen van Juridiqua, bureau voor juridisch organisatie advies via info@juridiqua.nl of via 046-4581387.
