Elke organisatie, hoe klein ook, sluit contracten met andere organisaties.
Soms een of twee, zoals mijn bedrijf waaronder mijn webhostingcontract, maar hoe groter de organisatie hoe meer contracten.
Uiteraard bij meerdere werknemers in een organisatie de arbeidscontracten, maar daarnaast bestaan er diverse andere contracten, zoals:
-
inkoopcontracten
-
verkoopcontracten
-
onderhoudscontracten
-
dienstverleningscontracten
-
softwarecontracten
Daarnaast kun je contracten ook op een andere manier indelen:
-
eenmalige contracten
-
aflopende contracten waarbij een tijdsperiode is bepaald
-
aflopende contracten met stilzwijgende verlenging
-
doorlopende contracten
-
enzovoorts.
Heeft u van al uw contracten goed in beeld wat er afgesproken is?
Het hoofddoel van het contract is meestal wel helder, maar juist de overige informatie met betrekking tot de contracten is niet altijd voor iedereen duidelijk.
Met overige informatie bedoel ik bijvoorbeeld:
-
betalingstermijnen
-
garantiebepalingen
-
opzegtermijnen.
Legt u die overige informatie vast of stopt u het contract in de map “Contracten” en de facturen in de map “Facturen” en laat u het daarbij? En haalt u pas het contract weer uit de map als er problemen zijn?
Dan blijkt vaak dat er bepalingen in de Algemene Voorwaarden staan, die de problemen niet altijd oplossen, maar juist erger maken.
Bijvoorbeeld een te late opzegging van een contract, dat stilzwijgend wordt verlengd, omdat u niet goed heeft gekeken welke opzegtermijn er in de Algemene Voorwaarden staan.
Dit kunt u voorkomen door een goed contractbeheer.
Contractbeheer is het fysiek en digitaal beheer van contracten, zodat de juiste informatie op het juiste moment op de juiste plaats beschikbaar is.
Dat wil zeggen dat u op één plek alle relevante gegevens over elk contract systematisch in een databank registreert.
Het blijft niet bij registreren alleen, maar ook actief de informatie uit de contracten halen en die informatie ook gebruiken.
Zoals bijvoorbeeld:
-
wat zijn de afspraken uit dit contract, worden die nagekomen en hoe meet je dat,
-
wie in de organisatie is verantwoordelijk voor de nakoming van dit contract,
-
wanneer loopt dit contract af, moet dit contract verlengd worden en en zo ja, hoe dan, of is dit contract een doorlopend contract en hoe gaat een organisatie daar mee om?
Wilt u ook weten hoe u contractbeheer in uw bedrijfsvoering kunt toepassen en integreren.
Neem dan contact op met Helmi van Bergen van Juridiqua, bureau voor juridisch organisatie advies via info@juridiqua.nl of via 046-4581387.
Heeft u een archief? En zo ja, wat zit er in? En is dat archief van papier of is dit digitaal? En wat doet u met uw archief wanneer het jaar voorbij is?
Het archief bestaande uit onder andere verkoopfacturen, offertes, inkoopfacturen, uw bankzaken en alle overige correspondentie en stukken breidt zich gestaag uit. Tijd om hier eens over na te denken wat u hiermee wilt, maar ook mee moet doen.
Als ondernemer heeft u ook met betrekking tot uw archief te maken met wettelijke bepalingen.
De belangrijkste bepaling is dat iedere ondernemer wettelijk verplicht is zijn administratie 7 jaar te bewaren. Dit wordt ook wel de fiscale bewaarplicht genoemd. Dat betekent dat u als ondernemer verplicht bent een administratie bij te houden uw werkzaamheden en uw financiële gegevens.
Uiteraard bewaart u daarvoor alle in- en verkoopfacturen; maar daarnaast moet u ook verplicht de volgende documenten bewaren:
-
rechten en verplichtingen van uw onderneming (waaronder oprichtingsakte, statuten, jaarverslagen, vergaderstukken)
-
gegevens van belang voor de belastingheffing
-
gegevens van belang voor de invoerrechten.
Digitaal of papieren archief
Het maakt hierbij niet uit of u alles digitaal opslaat of in een papieren archief. Bij beide manieren van archivering is het van belang om zaken goed te ordenen, bewaartermijnen in acht te nemen en ook organisatorische maatregelen te nemen om alles wat nodig is te archiveren en het archief in stand en toegankelijk te houden.
Bewaartermijnen
Naast de fiscale bewaarplicht van 7 jaar zijn er nog bewaartermijnen voor specifieke categorieën documenten en gegevens. Bijvoorbeeld zaken rondom vastgoed moeten 10 jaar bewaard worden. En met betrekking tot persoonsgegevens zijn er ook aparte regels omtrent bewaartermijnen.
Processen rondom het archief
Zowel het papieren archief alsook het digitale archief zal beveiligd moeten worden tegen onder andere beschadiging en ongeoorloofd gebruik door onbevoegden.
Maar naast beveiliging is ook belangrijk om vast te leggen:
-
wie het archief bewerkt of ermee kan en mag werken
-
hoe na de bewaarperiode het oude archief vernietigd wordt
-
welke archiefstukken ten allen tijde bewaard moeten worden. Hierbij denk ik dan bijvoorbeeld aan oprichtingsstukken.
Als u meer wilt weten op welke wijze uw archief voor u kan werken, neem dan contact op met Helmi van Bergen van Juridiqua, bureau voor juridisch organisatie advies via info@juridiqua.nl of via 046-4581387.
