Het beschrijven en vastleggen van de Administratieve Organisatie en de processen en procedures wordt vaak gezien als tijdrovend en geldverslindend.
Veel medewerkers in een organisatie hebben vaak weinig tijd om naast hun dagelijkse werkzaamheden die werkzaamheden ook nog eens vast te leggen in procesbeschrijvingen en werkinstructies. En wanneer een adviseur van buiten de organisatie wordt ingehuurd wordt dit vaak gezien als duur en geldverslindend.
Maar is dit werkelijk het geval?
Wat levert het op als een organisatie de Administratieve Organisatie, de bedrijfsvoering en de processen heeft vastgelegd:
-
Inzicht in het totale proces, waardoor inefficiënties, dubbele handelingen, maar ook ontbrekende handelingen zichtbaar worden.
-
Uiteraard beschrijvingen van de werkzaamheden, waardoor bij afwezigheid van een medewerker de werkzaamheden door een collega kunnen worden overgenomen.
-
Inzicht in de huidige procesbeschrijvingen, waardoor de kwaliteit van bijvoorbeeld het verkoopproces kan worden verbeterd.
Al die inzichten in de processen en in het totaaloverzicht leveren op de lange duur besparingen op in tijd, geld en rust voor de organisatie.
In tijd:
door het schrappen van overbodige of dubbele handelingen en die tijd te gebruiken voor andere werkzaamheden, die vaak niet kunnen worden opgepakt door tijdgebrek. Hierdoor kan de kwaliteit van werken verhoogd worden, informatievoorziening naar medewerkers en klanten verhoogd worden en daardoor dus tijd en geld worden bespaard en zelfs worden verdiend.
In geld:
Door kwaliteitsverbeteringen van bijvoorbeeld het verkoopproces te baseren op het bestaande proces en alleen die stappen in het verkoopproces te veranderen of aan te passen. Hierdoor blijven werkzaamheden, die goed lopen, gewoon doorlopen en worden juist alleen die zaken aangepast, die ervoor zorgen dat de kwaliteit van het betreffende proces verbeterd wordt.
Rust:
Beschrijvingen van processen leveren voor de organisatie rust op, omdat bij het (plotseling) uitvallen van een medewerker de collega’s de werkzaamheden gewoon kunnen uitvoeren aan de hand van de procesbeschrijvingen.
Wilt u meer weten hoe u tijd en geld kunt besparen met het beschrijven van de processen in uw organisatie? Neem dan contact op met Helmi van Bergen van Juridiqua, bureau voor juridisch organisatie advies via info@juridiqua.nl of via 046-4581387.
