Wanneer leg je nu processen vast?

Elke organisatie, klein of groot, heeft structuur. Deze structuur is in de loop van de tijd ontstaan. Ook is er een structuur ontstaan van vastleggen en administreren. Dit is het begin van een administratieve organisatie.

Naarmate de organisatie groeit, zal er meer behoefte zijn om die structuur vast te leggen. Met groei van de organisatie bedoel ik meer mensen. Niet al die medewerkers doen dezelfde taken, maar wel al die taken moeten op elkaar worden afgestemd. Of meer medewerkers doen dezelfde taken. Die taken zullen dan ook volgens dezelfde regels en richtlijnen moeten worden uitgevoerd.

Wanneer een dergelijke situatie voorkomt, is het noodzakelijk dat de administratieve organisatie moet worden vastgelegd. Waar het eigenlijk op neer komt, is dat je als ondernemer, afdelingshoofd, bedrijfsleider graag grip wilt houden op je bedrijfsvoering en je processen. Het product of de dienst van de onderneming is waar het uiteindelijk om gaat en de rest is eigenlijk maar bijzaak. Maar zonder die bijzaak is het niet altijd mogelijk om de dienst of het product te leveren.
Bij dergelijke vragen en situaties is het dus verstandig om de bedrijfsvoering vast te leggen. Processen en procedures staan niet los van elkaar. Ze hebben een verbinding met elkaar.

Wanneer leg je nu de bedrijfsvoering en administratieve organisatie vast?

1. Afstemming processen en bedrijfsvoering

Wanneer je wilt weten hoe de afzonderlijke processen met elkaar in verband staan en elkaar beïnvloeden.

2. Informatiebepaling

Elke organisatie stuurt op informatie. Informatie over de omzet, de aantallen verkochte producten, de inkopen, uitvalpercentages. De vraag is wat wil je graag weten en hoe krijg je die informatie boven tafel. Wanneer je dus grip wilt hebben op de informatievoorziening van alle processen, is het dus noodzakelijk om de processen te beschrijven en vanuit deze processen de informatie te bepalen, die nodig is.

3. Samenhang met automatisering

De inrichting van een geautomatiseerd systeem hangt samen met de inrichting van de bedrijfsvoering. Hoe moeten de medewerkers werken met het computersysteem en wat mogen ze wel of niet.

4. Compliant zijn en voldoen aan wet- en regelgeving

Welke wetten en regels zijn van toepassing op jouw bedrijfsvoering? Heb je daar inzicht in? Ook hiervoor geldt dat inzicht in processen inzicht geeft in welke wet- en regelgeving nodig en gebruikt moet worden, maar ook wanneer.

5. Kwaliteitsverbetering

Er gaat van alles mis; de kwaliteit van het product, het proces, de dienstverlening, de administratie moet beter. Dit wordt vaak geroepen, maar niet altijd kan dit onderbouwd worden. Interne controle en audits zouden dit naar boven kunnen halen. Hiervoor geldt: meten is weten. Maar wanneer kun je meten? Juist, wanneer je inzicht hebt in de processen en in de daarbij behorende kwaliteitsnormen.

6. Certificering

Vaak is een al dan niet verplichte certificering een start om de bedrijfsvoering van alle processen te beschrijven.

7. Eenduidigheid van werken

Wanneer medewerkers in het proces hetzelfde werk doen of wanneer handelingen in het proces telkens op dezelfde manier gedaan moeten worden, dan is het handig en verstandig om deze handelingen te beschrijven, zodat elke medewerker weet hoe werkzaamheden uitgevoerd moeten worden.

8. Vastleggen bevoegdheden en verantwoordelijkheden / autorisatie

Wanneer je als organisatie graag wil weten, wie wat doet en wanneer. Zodat je weet welke medewerker welke werkzaamheden uitvoert en welke gegevens deze medewerker nodig heeft. En of die betreffende medewerker dat ook mag doen.

9. Risicobeheersing

Bij alles wat we doen, lopen we risico’s. Maar welke risico’s zijn er, wanneer komen ze voor; hoe groot zijn ze als ze voorkomen. Om die risico’s te inventariseren is het noodzakelijk om de processen te beschrijven en hierin de risico’s na te lopen.

10. Nieuwe werkwijze

Bij met name non-profitorganisaties kunnen er door beleidswijzigingen processen anders gaan verlopen of zelfs helemaal nieuw moeten worden ingericht. De invoering van de nieuwe werkwijze of het nieuwe beleidsterrein is al lastig genoeg, maar om continuïteit in werken te verkrijgen en te behouden is het zeker handig om al tijdens de invoering na te gaan hoe processen dienen te verlopen.

Conclusie

Wanneer blijkt dat een van bovenstaande redenen van toepassing is op jouw organisatie of onderneming, dan is het nodig om aandacht aan procesbeschrijvingen en administratieve organisatie te besteden.

Wilt u ook grip krijgen op procedures, procesmanagement en bedrijfsvoering?
Neem dan contact op met Helmi van Bergen van Juridiqua, bureau voor juridisch organisatie advies via info@juridiqua.nl of via 046-4581387.